Bộ chứng từ xuất khẩu cơ bản gồm hoá đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list) và vận đơn (bill of lading hoặc vận đơn hàng không), cộng với hợp đồng mua bán và các giấy chuyên ngành tuỳ mặt hàng như chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch, chứng thư kiểm tra. Hải quan Việt Nam dùng chúng để thông quan, hải quan nước nhập dùng để cho hàng vào, ngân hàng dùng để thanh toán, người mua dùng để nhận hàng.
Vì cùng một bộ giấy phục vụ bốn bên, sai một chỗ thường kéo theo lỗi ở cả bốn. Bài này đi qua từng loại: nó chứng minh điều gì, ai lập, những ô bắt buộc, và một quy trình soát chéo cho doanh nghiệp nhỏ chưa có phòng xuất nhập khẩu riêng.
Mỗi chứng từ làm gì và ai lập
Bảng dưới gom những chứng từ một lô hàng thông thường hay cần. Không phải lô nào cũng đủ cả; mặt hàng, thị trường và phương thức thanh toán quyết định cần thêm giấy gì.
| Chứng từ | Chứng minh điều gì | Ai lập / cấp |
|---|---|---|
| Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã xác nhận | Hai bên đã thoả thuận mua bán, điều kiện giao hàng, thanh toán | Bên bán và bên mua |
| Hoá đơn thương mại | Giá trị lô hàng, ai bán, ai mua, bán gì, bao nhiêu | Bên bán |
| Phiếu đóng gói | Hàng được đóng thế nào: số kiện, trọng lượng, kích thước, kiện nào chứa gì | Bên bán |
| Vận đơn | Hàng đã được giao cho người vận chuyển; với vận đơn đường biển gốc còn là chứng từ sở hữu hàng | Hãng tàu, hãng bay hoặc forwarder |
| Tờ khai hải quan đã thông quan | Hàng đã làm thủ tục xuất khẩu hợp lệ | Người khai, hải quan xác nhận |
| Chứng nhận xuất xứ | Hàng có xuất xứ Việt Nam theo quy tắc của một hiệp định | Cơ quan, tổ chức được giao cấp hoặc tự chứng nhận |
| Giấy kiểm dịch, chứng thư phân tích, chứng nhận vệ sinh | Hàng đạt yêu cầu an toàn của nước nhập | Cơ quan kiểm dịch, phòng thử nghiệm |
| Chứng từ bảo hiểm | Lô hàng có bảo hiểm theo điều kiện đã thoả thuận | Công ty bảo hiểm |
Người mới hay nghĩ hoá đơn thương mại là "hoá đơn đỏ" bản tiếng Anh. Không phải vậy: hoá đơn thương mại là chứng từ giao dịch quốc tế do bên bán tự lập theo mẫu của mình. Còn về phía thuế trong nước, doanh nghiệp vẫn phải lập hoá đơn điện tử theo quy định hoá đơn hiện hành; loại hoá đơn và thời điểm lập cho hàng xuất khẩu nên kiểm với kế toán hoặc cơ quan thuế.
Hoá đơn thương mại: những ô không được thiếu
Không có mẫu bắt buộc chung toàn cầu, nhưng một hoá đơn thương mại dùng được cho hải quan hai đầu và cho ngân hàng thường có đủ các nội dung sau.
- Số và ngày hoá đơn; số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mà hoá đơn thuộc về.
- Tên, địa chỉ đầy đủ của bên bán và bên mua; nếu người nhận hàng khác người mua thì ghi rõ cả người nhận.
- Mô tả hàng đủ cụ thể để phân loại: tên thương mại, chất liệu hoặc thành phần chính, quy cách, mã hàng nội bộ nếu có.
- Mã HS, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms kèm địa điểm, ví dụ FOB kèm tên cảng xếp hàng.
- Phương thức thanh toán và, nếu thanh toán bằng thư tín dụng, số thư tín dụng cùng mọi câu chữ mà thư tín dụng yêu cầu ghi trên hoá đơn.
- Nước xuất xứ của hàng, tổng trọng lượng, số kiện.
- Chữ ký hoặc dấu xác nhận của bên bán nếu người mua hay ngân hàng yêu cầu.
Mô tả hàng là ô dễ gây rắc rối nhất. Ghi quá ngắn thì hải quan hỏi lại; ghi khác với tờ khai thì bị coi là khai không thống nhất. Cách an toàn là dùng một mô tả chuẩn cho mỗi mã hàng và chép y nguyên vào mọi chứng từ.
Phiếu đóng gói và ký mã hiệu: chứng từ của người bốc xếp
Phiếu đóng gói không nói về tiền, nó nói về hình dạng vật lý của lô hàng: bao nhiêu kiện, mỗi kiện chứa gì, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, kích thước kiện, tổng thể tích. Người dùng phiếu này là công chức hải quan khi kiểm hàng, nhân viên kho khi xếp container, hãng tàu khi khai trọng lượng, và người mua khi nhận hàng để biết mở kiện nào trước.
Một phiếu đóng gói tốt đánh số từng kiện và cho biết kiện số mấy chứa những mã hàng nào. Khi tờ khai bị luồng đỏ, công chức có thể chỉ định mở một vài kiện bất kỳ; nếu phiếu ghi rõ, việc tìm và kiểm diễn ra nhanh, nếu không, cả đội phải dỡ gần hết container. Số kiện và trọng lượng trên phiếu phải khớp tờ khai, hoá đơn và vận đơn.
Đi đôi với phiếu đóng gói là ký mã hiệu (shipping mark) in hoặc dán trên mỗi thùng: tên viết tắt người nhận, cảng đến, số kiện trên tổng số kiện, đôi khi số đơn hàng. Người mua thường gửi mẫu ký mã hiệu họ muốn; nếu không, bạn tự đề xuất và ghi lại đúng nội dung đó trên phiếu đóng gói. Các yêu cầu nhãn sản phẩm theo luật nước nhập là chuyện khác, thuộc phần bao bì nhãn mác.
Vận đơn: ba điều doanh nghiệp nhỏ cần hiểu
Vận đơn đường biển gốc là chứng từ sở hữu hàng. Ai cầm bộ vận đơn gốc có quyền nhận hàng ở cảng đến. Vì thế khi bán theo phương thức người mua trả tiền rồi mới nhận chứng từ, bạn chỉ giao bộ vận đơn gốc sau khi đã nhận tiền, hoặc giao qua ngân hàng theo phương thức nhờ thu hay thư tín dụng.
Có nhiều loại vận đơn. Vận đơn của hãng tàu (master) và vận đơn của forwarder (house) khác nhau về người chịu trách nhiệm; vận đơn xuất trình tại cảng đến (bản gốc) khác với vận đơn điện tử hay "surrendered" khi hàng được giao không cần bản gốc. Vận đơn hàng không và vận đơn đường sắt không phải chứng từ sở hữu, hàng giao cho người nhận ghi trên vận đơn. Hỏi rõ loại nào trước khi ký hợp đồng vận chuyển.
Nội dung vận đơn lấy từ thông tin bạn khai. Hãng tàu gửi bản nháp vận đơn để bạn xác nhận. Đây là lúc soát tên người gửi, người nhận, bên được thông báo, mô tả hàng, số container, số chì, số kiện, trọng lượng. Sửa trên bản nháp gần như không tốn gì; sửa sau khi phát hành thường mất phí và thời gian, có lúc làm lỡ hạn xuất trình chứng từ cho ngân hàng.
Chứng từ phụ mà người mua hay thị trường có thể đòi thêm
Ngoài bộ ba hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, nhiều lô hàng phải kèm thêm giấy. Danh sách dưới đây giúp bạn hỏi người mua ngay từ lúc chào giá, vì có giấy cần vài ngày tới vài tuần mới có.
- Chứng nhận xuất xứ khi người mua muốn hưởng thuế ưu đãi theo một hiệp định thương mại, hoặc khi nước nhập đòi chứng minh xuất xứ không ưu đãi.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc thú y với nông sản, gỗ, thủy sản, sản phẩm động vật; cấp sau khi cơ quan kiểm dịch kiểm tra lô hàng.
- Chứng thư phân tích hoặc kiểm định do phòng thử nghiệm cấp, cho biết chỉ tiêu chất lượng, dư lượng, vi sinh, độ ẩm theo hợp đồng.
- Chứng thư giám định số lượng, chất lượng do tổ chức giám định độc lập lập khi đóng hàng, hay gặp với hàng rời và hàng giá trị lớn.
- Giấy chứng nhận hun trùng hoặc xử lý vật liệu đóng gói khi dùng pallet, thùng gỗ hoặc khi nước nhập đòi hun trùng hàng.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm khi bán theo điều kiện bên bán mua bảo hiểm.
- Hợp pháp hoá lãnh sự hoá đơn hoặc chứng nhận xuất xứ, một số thị trường vẫn yêu cầu; thủ tục này đi qua cơ quan ngoại vụ và cơ quan đại diện của nước nhập, mất thời gian đáng kể.
Mỗi giấy phụ đều phải nhắc đúng số hoá đơn, số vận đơn hoặc ký mã hiệu để nối được với lô hàng. Một chứng thư phân tích ghi nhầm số lô là một chứng thư vô dụng, dù kết quả đẹp tới đâu.
Quy trình soát chéo trước khi gửi bộ chứng từ
Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ có một người lo toàn bộ giấy tờ. Quy trình năm bước dưới đây giúp người đó tự bắt lỗi mà không cần kinh nghiệm nhiều năm.
- Lập một bảng dữ liệu gốc của lô hàng: người bán, người mua, người nhận, mô tả, mã HS, số lượng, đơn giá, trị giá, số kiện, trọng lượng tịnh và cả bì, thể tích, cảng đi, cảng đến, điều kiện giao hàng.
- Lập hoá đơn và phiếu đóng gói lấy số liệu từ bảng gốc, không gõ tay lại.
- Khi có tờ khai nháp và vận đơn nháp, đặt cạnh bảng gốc, soát từng ô theo cùng một thứ tự.
- Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, đọc lại từng điều kiện chứng từ trong thư tín dụng, đánh dấu từng điều kiện đã đáp ứng trên chứng từ nào.
- Cho một người thứ hai đọc lại ba thứ dễ sai nhất: tên các bên, số kiện và trọng lượng, tổng tiền bằng số và bằng chữ.
Nghe có vẻ thủ công, nhưng với vài lô mỗi tháng, cách này hiệu quả hơn mua phần mềm. Khi lượng lô tăng, bảng gốc chính là thứ để chuyển sang phần mềm quản lý xuất nhập khẩu mà không mất dữ liệu.
Lưu và gửi chứng từ: bản gốc, bản sao, bản điện tử
Với hải quan Việt Nam, phần lớn chứng từ được nộp dưới dạng điện tử khi tờ khai bị luồng vàng hoặc đỏ. Với người mua và ngân hàng, yêu cầu khác nhau: có người chỉ cần bản scan gửi trước để chuẩn bị nhận hàng, có thư tín dụng đòi số bản gốc và bản sao cụ thể, có thị trường đòi chứng nhận xuất xứ bản giấy có chữ ký và dấu, có thị trường đã chấp nhận bản điện tử. Ghi rõ yêu cầu này trong hợp đồng thay vì đoán.
Khi gửi bộ gốc bằng chuyển phát, chụp lại toàn bộ trước khi niêm phong, giữ mã vận đơn của bưu gửi và báo người nhận. Mất bộ vận đơn gốc là chuyện phiền phức: hãng tàu sẽ đòi cam kết bồi thường, đôi khi có bảo lãnh ngân hàng, rồi mới giao hàng.
Thời gian lưu hồ sơ theo quy định hải quan và kế toán kéo dài nhiều năm, nên đừng chỉ lưu trong hộp thư của một nhân viên. Một thư mục chung theo số tờ khai, có sao lưu, là đủ cho doanh nghiệp nhỏ và cứu bạn khi người phụ trách nghỉ việc.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn thương mại có cần đóng dấu không?
Không có quy định chung buộc hoá đơn thương mại phải đóng dấu. Tuy vậy một số người mua, ngân hàng hoặc hải quan nước nhập yêu cầu chữ ký và dấu của bên bán. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, đọc kỹ thư tín dụng có đòi hoá đơn ký hay không, vì thiếu chữ ký có thể bị coi là bất hợp lệ.
Phiếu đóng gói có cần ghi giá tiền không?
Thông thường phiếu đóng gói không ghi giá, vì chức năng của nó là mô tả kiện hàng. Một số người mua muốn gộp hoá đơn và phiếu đóng gói thành một tờ; việc đó được nếu họ và ngân hàng chấp nhận, nhưng tách hai chứng từ vẫn rõ ràng hơn cho hải quan khi kiểm hàng.
Trọng lượng trên vận đơn khác trọng lượng cân ở cảng thì sao?
Chênh lệch nhỏ do cân là bình thường, nhưng lệch lớn có thể làm hãng tàu hoặc cảng điều chỉnh, phát sinh phí, thậm chí phải khai lại. Với hàng đóng container, trọng lượng toàn bộ container đã đóng hàng phải được xác nhận trước khi xếp tàu theo quy định an toàn hàng hải quốc tế, nên cân cẩn thận từ xưởng.
Có được lập hoá đơn thương mại bằng tiếng Việt không?
Hoá đơn thương mại phục vụ người mua và hải quan nước ngoài, nên thường lập bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ người mua yêu cầu. Hải quan Việt Nam chấp nhận chứng từ bằng tiếng Anh. Nếu dùng ngôn ngữ khác, nên hỏi trước chi cục hải quan về yêu cầu bản dịch.
Ai chịu trách nhiệm nếu forwarder ghi sai vận đơn?
Forwarder chịu trách nhiệm về lỗi của họ theo hợp đồng dịch vụ. Nhưng thông tin trên vận đơn thường lấy từ chỉ dẫn bạn gửi, và bạn đã có cơ hội soát bản nháp. Vì vậy hãy gửi chỉ dẫn bằng văn bản và giữ lại email xác nhận bản nháp để khi có tranh chấp còn biết lỗi ở đâu.
Bộ chứng từ gửi ngân hàng bị chê sai thì làm gì?
Với thư tín dụng, ngân hàng có thể từ chối thanh toán nếu chứng từ có sai biệt. Bạn có thể sửa và xuất trình lại nếu còn trong hạn, hoặc đề nghị người mua chấp nhận sai biệt. Cách phòng tốt nhất là soát chứng từ với thư tín dụng trước khi giao hàng, không đợi hàng đi rồi mới đọc.