Forwarder (người giao nhận, công ty giao nhận vận tải) là bên tổ chức việc chở hàng thay chủ hàng: đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng bay, gom hàng lẻ, lo xe kéo container, chuẩn bị chứng từ vận tải, và thường làm cả thủ tục hải quan nếu bạn thuê thêm. Họ không nhất thiết sở hữu tàu hay xe; giá trị của họ nằm ở mạng lưới đại lý, giá đã thoả thuận với hãng và kinh nghiệm xử lý sự cố.
Với doanh nghiệp nhỏ xuất khẩu lần đầu, chọn đúng một bên giao nhận gần như quyết định lô hàng có trơn tru hay không. Bài này giúp bạn hiểu họ làm gì, đọc báo giá cho đúng, đặt câu hỏi sàng lọc, và biết phần nào vẫn phải tự nắm dù đã thuê người làm.
Forwarder làm những việc gì, và không làm việc gì
Phạm vi việc của một bên giao nhận có thể rất rộng hoặc rất hẹp, tuỳ bạn thuê. Phổ biến nhất là đặt chỗ và lo cước vận chuyển chặng chính (biển hoặc hàng không). Mở rộng ra có: xe kéo container từ bãi về xưởng và ra cảng, gom hàng lẻ, khai hải quan, xin một số giấy tờ như chứng nhận xuất xứ hay kiểm dịch theo uỷ quyền, mua bảo hiểm hàng hoá hộ, và phối hợp với đại lý của họ ở nước nhập để giao tới kho người mua.
Có những việc forwarder không làm thay bạn được, hoặc làm thì bạn vẫn chịu trách nhiệm: sự chính xác của mô tả hàng, mã HS, trọng lượng, số lượng; chất lượng hàng và bao bì; việc hàng có đáp ứng tiêu chuẩn nước nhập hay không; điều khoản hợp đồng và thanh toán với người mua. Khi tờ khai sai vì thông tin bạn đưa sai, trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc chủ hàng.
Một số forwarder phát hành vận đơn của chính họ, gọi là vận đơn nhà (house bill), và đứng ra như người chuyên chở với bạn; trong ngành gọi những bên này là NVOCC (người chuyên chở không có tàu). Hãng tàu phát vận đơn chủ (master bill) cho forwarder. Hiểu điều này giúp bạn biết ai chịu trách nhiệm với bạn khi có tổn thất, và vì sao người mua dùng thư tín dụng đôi khi hỏi bạn sẽ xuất trình vận đơn của ai.
Đọc báo giá: các khoản thường gặp
Báo giá xuất khẩu thường chia thành cước chặng chính và các phí tại địa phương (local charge) ở đầu xuất. Tên và cách gộp khác nhau giữa các bên; bảng dưới chỉ là khung để bạn đối chiếu, không có giá.
| Khoản | Là gì | Ghi chú khi so |
|---|---|---|
| Cước biển hoặc cước hàng không | Tiền chở chặng chính | Hỏi có gồm phụ phí nhiên liệu, phụ phí mùa cao điểm chưa |
| Phí xếp dỡ tại cảng (THC) | Phí cảng và hãng thu cho việc xếp dỡ container | Thường thu theo container |
| Phí chứng từ, phí vận đơn | Phí phát hành vận đơn và chứng từ | Thu theo bộ vận đơn |
| Phí niêm phong | Tiền chì, niêm phong container | Thường theo container |
| Phí khai báo trước cho nước nhập | Khai thông tin hàng trước khi xếp tàu theo yêu cầu một số nước | Có ở tuyến Mỹ, EU, Nhật và một số tuyến khác |
| Phí điện giao hàng | Phí khi giao hàng không cần vận đơn gốc | Chỉ phát sinh nếu dùng cách này |
| Xe kéo, nâng hạ | Kéo container giữa bãi, xưởng và cảng | Phụ thuộc khoảng cách, giờ cấm tải |
| Dịch vụ hải quan | Khai và theo dõi tờ khai | Hỏi rõ có gồm phí kiểm hoá khi bị phân luồng đỏ không |
Nguyên tắc so báo giá: yêu cầu mỗi bên báo theo cùng một khung, cho cùng một lô hàng giả định, cùng điều kiện giao hàng. Báo giá cước rẻ mà phí địa phương cao, hoặc ngược lại, chỉ lộ ra khi cộng đủ các dòng.
Mười câu hỏi sàng lọc trước khi chọn một bên giao nhận
Bạn không cần bên lớn nhất, mà cần bên làm tốt tuyến và loại hàng của mình, và trả lời nhanh khi có chuyện. Những câu dưới đây giúp phân biệt:
- Họ thường làm tuyến nào, đã chở loại hàng như của bạn chưa (thực phẩm, đồ gỗ, hàng lạnh)?
- Họ có đại lý riêng ở nước nhập của bạn không, hay phải thuê qua bên khác?
- Họ có phát vận đơn nhà không; nếu có, đăng ký và bảo hiểm trách nhiệm của họ thế nào?
- Báo giá đã gồm những gì và chưa gồm những gì, ghi thành từng dòng được không?
- Ai là người phụ trách lô của bạn, liên lạc ngoài giờ ra sao khi tàu đổi lịch?
- Họ cập nhật hành trình cho bạn ở những mốc nào?
- Nếu container bị phân luồng kiểm tra thực tế, họ xử lý ra sao và phí tính thế nào?
- Họ có hỗ trợ chứng từ cho thanh toán bằng thư tín dụng không?
- Thời hạn thanh toán phí cho họ là bao lâu; họ có giữ vận đơn đến khi bạn trả phí không?
- Họ có thể cho bạn nói chuyện với một khách hàng nhỏ cùng ngành đang dùng dịch vụ không?
Câu thứ chín hay bị bỏ qua: nếu bên giao nhận giữ vận đơn tới khi bạn thanh toán phí, mà bạn lại đang cần gửi vận đơn gấp cho ngân hàng, dòng tiền của bạn sẽ bị kẹt ở chỗ không ngờ.
Dấu hiệu cần cẩn trọng
Có những tín hiệu không chứng minh một bên giao nhận xấu, nhưng đáng để bạn hỏi thêm. Báo giá thấp hơn hẳn mặt bằng mà không giải thích được vì sao, đặc biệt khi các khoản phí bị gộp thành một con số. Không chịu ghi các khoản thành từng dòng, hoặc trả lời mơ hồ khi hỏi cước đã gồm phụ phí nào. Đề nghị khai giá trị hàng thấp hơn thực tế hoặc khai tên hàng khác để "đỡ thuế, đỡ kiểm": đây là đề nghị vi phạm pháp luật, người chịu hậu quả là chủ hàng.
Một nhóm dấu hiệu khác liên quan tới lừa đảo, không riêng gì giao nhận: thông báo đổi tài khoản nhận tiền qua email mà không xác minh qua kênh khác, email từ tên miền gần giống tên miền quen, yêu cầu chuyển khoản gấp để "giải phóng hàng". Khi nhận yêu cầu đổi thông tin thanh toán, luôn gọi lại cho người phụ trách qua số đã biết từ trước để xác nhận.
Ngoài ra, nên kiểm tra tư cách pháp lý của bên giao nhận: có đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề phù hợp, có địa chỉ văn phòng thật, có hợp đồng dịch vụ rõ ràng. Một số bên là thành viên các hiệp hội giao nhận trong nước hoặc mạng lưới quốc tế; đó là thông tin tham khảo, không phải bảo đảm.
Làm việc với forwarder cho một lô hàng: phân việc rõ từ đầu
Phần lớn trục trặc giữa chủ hàng và bên giao nhận đến từ việc hai bên nghĩ bên kia đang làm. Thống nhất danh sách việc theo trình tự giúp tránh điều đó.
- Bạn gửi thông tin lô hàng: tên hàng, mã HS dự kiến, số kiện, kích thước, trọng lượng, ngày hàng sẵn sàng, điều kiện giao hàng với người mua.
- Bên giao nhận gửi phương án và báo giá theo từng dòng; bạn xác nhận bằng văn bản.
- Bên giao nhận đặt chỗ, gửi xác nhận đặt chỗ; hai bên thống nhất các mốc giờ chót.
- Bạn chuẩn bị hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy tờ chuyên ngành nếu có; bên giao nhận kiểm đối chiếu trước khi khai.
- Xe lấy vỏ, đóng hàng, hạ bãi; bạn hoặc người của bạn có mặt khi đóng hàng.
- Bên giao nhận khai hải quan (nếu được thuê), gửi bạn bản nháp vận đơn để kiểm từng chữ.
- Sau khi tàu chạy, nhận vận đơn, thanh toán phí, gửi bộ chứng từ cho người mua hoặc ngân hàng.
- Theo dõi tới khi người mua nhận hàng; ghi lại những gì chưa ổn để làm tốt hơn ở lô sau.
Bản nháp vận đơn ở bước sáu là chỗ đáng soát kỹ nhất: một chữ sai trong tên người nhận hay mô tả hàng có thể khiến người mua không nhận được hàng hoặc ngân hàng từ chối bộ chứng từ.
Hợp đồng dịch vụ với forwarder: những điều nên viết ra
Nhiều doanh nghiệp nhỏ làm việc với bên giao nhận chỉ qua tin nhắn và email báo giá. Với một lô thử thì tạm được, nhưng khi bắt đầu đều đặn, nên có một hợp đồng dịch vụ khung, dù ngắn. Hợp đồng không nhằm để kiện nhau mà để hai bên cùng hiểu phạm vi việc, cách tính phí và cách xử lý khi có chuyện.
Những nội dung nên có: phạm vi dịch vụ (chỉ cước, hay cả xe, hải quan, chứng từ); cách báo giá và thời hạn hiệu lực của báo giá; các khoản có thể phát sinh và cách bên giao nhận phải báo trước khi phát sinh; thời hạn thanh toán và việc có giữ chứng từ khi chưa thanh toán không; trách nhiệm khi chậm, khi hàng tổn thất, khi khai sai do lỗi của bên nào; điều kiện kinh doanh chung mà bên giao nhận áp dụng (thường dẫn chiếu một bộ điều kiện của hiệp hội ngành) và giới hạn trách nhiệm trong đó.
Đọc kỹ phần giới hạn trách nhiệm. Mức bồi thường tối đa của bên giao nhận thường thấp hơn nhiều so với giá trị hàng, tính theo kiện hoặc theo ký. Điều này không có nghĩa họ xấu; đó là thông lệ của ngành, và cũng là lý do bảo hiểm hàng hoá là một khoản riêng mà chủ hàng nên tự quyết, không trông vào trách nhiệm của bên chở.
Những việc vẫn phải tự nắm dù đã thuê forwarder
Điều kiện giao hàng với người mua. Bạn phải biết rủi ro và chi phí chuyển sang người mua ở điểm nào, để biết khoản nào mình trả, bảo hiểm ai mua. Bên giao nhận làm theo, không quyết thay.
Chứng từ thương mại. Hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận đi kèm phải khớp nhau và khớp với hợp đồng; bên giao nhận chỉ kiểm hình thức.
Bản nháp vận đơn. Soát từng dòng, đặc biệt khi thanh toán bằng thư tín dụng vì ngân hàng đối chiếu từng chữ.
Liên lạc với người mua. Người mua là khách của bạn; đừng để bên giao nhận thành kênh liên lạc duy nhất, nhất là khi có sự cố.
Lưu hồ sơ. Giữ đủ bản sao chứng từ, ảnh đóng hàng, email xác nhận cho mỗi lô; khi có kiểm tra sau thông quan hay khiếu nại, đây là thứ bảo vệ bạn.
Bảo hiểm hàng hoá. Quyết định mua hay không, mua điều kiện nào, cho giá trị bao nhiêu là việc của chủ hàng theo điều kiện giao hàng. Bên giao nhận có thể mua hộ, nhưng bạn nên đọc giấy chứng nhận bảo hiểm và biết khi có tổn thất thì báo ai, trong bao lâu.
Câu hỏi thường gặp
Forwarder và hãng tàu khác nhau thế nào?
Hãng tàu sở hữu hoặc khai thác tàu và container, bán chỗ trên tàu. Forwarder mua chỗ từ nhiều hãng, tổ chức trọn việc vận chuyển cho chủ hàng, gom hàng lẻ và lo các khâu đi kèm. Chủ hàng nhỏ thường làm việc với forwarder; chủ hàng lớn có thể làm cả với hai.
Có nên dùng một forwarder cho mọi tuyến không?
Dùng một bên quen giúp tiết kiệm thời gian và có người hiểu hàng của bạn. Nhưng mỗi bên mạnh ở một số tuyến; khi mở thị trường mới, nên xin thêm báo giá từ một hai bên khác để so phương án, rồi quyết dựa trên cả giá lẫn khả năng xử lý sự cố.
Local charge là gì và ai trả?
Local charge là các phí phát sinh tại cảng hoặc kho ở mỗi đầu, như phí xếp dỡ, phí chứng từ, phí niêm phong. Ai trả khoản nào phụ thuộc điều kiện giao hàng đã thoả thuận với người mua; thông thường phí đầu xuất do người bán trả, phí đầu nhập do người mua trả, nhưng cần ghi rõ trong hợp đồng.
Forwarder có chịu trách nhiệm khi hàng hư hỏng không?
Phụ thuộc vai trò của họ. Khi phát vận đơn nhà và đứng ra như người chuyên chở, họ có trách nhiệm như người chuyên chở trong giới hạn quy định. Khi chỉ làm đại lý, trách nhiệm hẹp hơn. Đọc điều kiện kinh doanh của họ và mua bảo hiểm hàng hoá để không phụ thuộc vào việc đòi bồi thường.
Có nên để forwarder khai hải quan luôn không?
Với người mới, thường là nên vì họ quen hệ thống và quy trình ở cảng. Nhưng bạn vẫn cung cấp và chịu trách nhiệm về mô tả hàng, mã HS, trị giá. Hãy xem bản khai trước khi nộp và giữ bản sao tờ khai cho hồ sơ của mình.
Làm sao biết báo giá forwarder có hợp lý không?
Xin ít nhất hai đến ba báo giá cho cùng một lô hàng giả định, cùng điều kiện, cùng khung từng dòng. So tổng và so cả những gì chưa gồm. Báo giá thấp nhất không chắc là rẻ nhất khi cộng phát sinh; hỏi lý do nếu một báo giá chênh nhiều so với số còn lại.