Gửi hàng mẫu ra nước ngoài bằng chuyển phát nhanh cần ba thứ đúng: mô tả hàng cụ thể, giá trị khai hợp lý kèm hoá đơn (thường là hoá đơn chiếu lệ, proforma invoice), và thoả thuận trước ai trả thuế, phí ở đầu nhận. Ghi "hàng mẫu, không có giá trị thương mại" không có nghĩa là được khai giá trị bằng không hay được miễn kiểm tra; hải quan nước nhận vẫn có thể định giá, tính thuế và kiểm hàng theo quy định của họ.
Hàng mẫu là lần đầu người mua cầm sản phẩm của bạn trên tay. Một gói mẫu bị giữ ở hải quan, tới tay người nhận kèm hoá đơn thuế bất ngờ, hoặc vỡ nát trong hộp, đều để lại ấn tượng xấu trước khi đàm phán bắt đầu. Bài này đi qua từng việc để gói mẫu tới tay khách sạch sẽ.
Hàng mẫu vẫn là hàng xuất khẩu, chỉ là đường đi khác
Khi gửi qua hãng chuyển phát nhanh quốc tế, bạn không phải tự làm tờ khai hải quan như lô hàng thương mại thông thường; hãng chuyển phát làm thủ tục cho lô hàng qua hệ thống của họ ở cả hai đầu. Nhưng thông tin hãng khai là thông tin bạn đưa: tên hàng, số lượng, giá trị, xuất xứ, mục đích gửi. Thông tin sai hay mơ hồ là lý do phổ biến nhất khiến gói mẫu bị giữ lại.
Mô tả hàng phải đủ cụ thể để hải quan hiểu đó là gì. "Sample" hay "gift" không đủ; nên ghi như "cà phê rang xay, 3 gói 250 g, hàng mẫu" hoặc "đế lót ly đan mây, 6 chiếc, hàng mẫu". Với nhiều loại hàng, ghi thêm chất liệu chính và mã HS giúp xử lý nhanh hơn. Ghi mục đích là hàng mẫu (sample) chứ không phải quà biếu nếu bạn là doanh nghiệp gửi cho người mua; mục đích quà biếu thường dành cho cá nhân gửi cá nhân.
Ở đầu Việt Nam, quy định về hàng chuyển phát nhanh, hàng mẫu và giấy tờ chuyên ngành có thể thay đổi; một số mặt hàng như thực phẩm có nguồn gốc động vật, thực vật tươi, mỹ phẩm, hàng có pin vẫn có yêu cầu riêng dù chỉ là mẫu. Hỏi hãng chuyển phát danh sách hàng họ nhận và giấy tờ cần kèm trước khi đóng gói.
Khai giá trị hàng mẫu cho đúng
Không khai bằng không. Hầu hết hải quan không chấp nhận giá trị bằng không cho hàng vật chất; khai bằng không thường khiến gói bị giữ để xác minh.
Khai theo giá trị hợp lý. Cách phổ biến là khai theo giá vốn hoặc giá bán dự kiến cho lượng hàng gửi, nhất quán với hoá đơn chiếu lệ. Cách xác định trị giá cụ thể theo quy định của nước nhận; nếu chưa rõ, hỏi người nhận hoặc hãng chuyển phát.
Không khai thấp để né thuế. Khai thấp hơn thực tế là khai sai trị giá, có thể bị phạt ở đầu nhận và làm hỏng hồ sơ của người nhận với hải quan nước họ. Người mua chuyên nghiệp thường không muốn rủi ro này.
Hàng mẫu được đánh dấu, cắt huỷ. Một số nước có ưu đãi cho hàng mẫu đã được làm cho không bán được (ví dụ đục lỗ, đóng dấu "mẫu" lên sản phẩm). Điều kiện cụ thể khác nhau theo nước; không tự giả định là được miễn.
Hàng mẫu đặt làm riêng. Mẫu làm theo thiết kế của người mua (in logo của họ, quy cách riêng) thường có giá trị cao hơn hàng mẫu đại trà vì tốn công làm khuôn, làm thử; khai theo chi phí thực của lượng mẫu gửi, không theo chi phí làm khuôn.
Nhất quán mọi chỗ. Giá trị trên phiếu gửi, trên hoá đơn chiếu lệ, trên hệ thống của hãng phải giống nhau. Ba con số khác nhau là dấu hiệu đầu tiên khiến hải quan mở gói.
Hoá đơn chiếu lệ cho gói mẫu cần những gì
Hoá đơn chiếu lệ (proforma invoice) cho hàng mẫu không dùng để đòi tiền mà để khai báo. Nội dung nên có:
- Tên, địa chỉ, số liên lạc của người gửi và người nhận (khớp với phiếu gửi).
- Ngày lập, số tham chiếu nội bộ của bạn.
- Từng dòng hàng: mô tả cụ thể, chất liệu hoặc thành phần chính, số lượng, đơn vị, đơn giá, thành tiền.
- Mã HS (nếu biết) và xuất xứ: Việt Nam.
- Tổng giá trị và đồng tiền.
- Ghi chú mục đích: hàng mẫu, không bán.
- Điều kiện thuế, phí: người gửi trả hay người nhận trả.
- Chữ ký và tên người lập.
In nhiều bản, một bản để trong túi chứng từ dán ngoài thùng, một bản lưu. Nhiều hãng cho tải hoá đơn lên hệ thống của họ; nếu vậy vẫn nên kèm bản giấy theo hướng dẫn của hãng.
Hoá đơn viết bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ hải quan nước nhận chấp nhận. Mô tả trên hoá đơn nên trùng từng chữ với mô tả bạn nhập vào phiếu gửi; nếu hệ thống của hãng giới hạn số ký tự, viết ngắn nhưng vẫn rõ tên hàng và chất liệu.
Ai trả thuế và phí ở đầu nhận: hai cách thường gặp
Khi tạo phiếu gửi, hãng chuyển phát thường cho chọn người trả thuế, phí nhập khẩu ở đầu nhận. Hai lựa chọn phổ biến:
| Tiêu chí | Người nhận trả (thường gọi DAP hoặc DDU) | Người gửi trả (DDP) |
|---|---|---|
| Ai trả thuế, phí nhập | Người nhận, khi nhận hàng hoặc theo hoá đơn của hãng | Người gửi, hãng tính lại vào tài khoản của bạn sau |
| Trải nghiệm của người nhận | Có thể bất ngờ nếu chưa được báo trước | Nhận hàng không phải trả thêm |
| Rủi ro của người gửi | Người nhận từ chối trả, gói bị hoàn về, bạn trả phí hoàn | Bạn chịu số tiền chưa biết trước chính xác |
| Hợp với | Người mua đã đồng ý chịu, quen nhận hàng nhập | Khách tiềm năng quan trọng, giá trị mẫu nhỏ |
Dù chọn cách nào, hãy báo người nhận trước khi gửi: gửi gì, giá trị khai bao nhiêu, ai trả thuế. Ngoài thuế, hãng chuyển phát có thể thu phí xử lý thông quan ở đầu nhận; hỏi hãng mức phí đó tính theo cách nào.
Một tình huống hay gặp: gửi mẫu theo cách người nhận trả, người nhận là nhân viên thu mua ở một công ty lớn, không có quyền tự trả khoản thuế nhỏ phát sinh, gói bị từ chối và hoàn về. Với khách tiềm năng quan trọng mà giá trị mẫu nhỏ, chọn người gửi trả thường đổi lấy một khởi đầu suôn sẻ với chi phí chấp nhận được.
Mẫu thực phẩm, mỹ phẩm và các nhóm dễ bị giữ
Thực phẩm là nhóm mẫu bị giữ nhiều nhất vì nước nào cũng có quy định riêng về an toàn thực phẩm và kiểm dịch. Ví dụ, thực phẩm gửi vào Mỹ, kể cả hàng mẫu, nhìn chung phải có thông báo trước (prior notice) với Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA); nhiều hãng chuyển phát chỉ nhận khi có số xác nhận thông báo này. Thịt, sản phẩm từ sữa, trứng, trái cây tươi, hạt giống thường bị cấm hoặc cần giấy phép ở nhiều nước. Kiểm trang chính thức của nước nhận và hỏi hãng trước khi gửi.
Mỹ phẩm, tinh dầu có thể vướng quy định hàng nguy hiểm (chất lỏng dễ cháy) khi đi máy bay và quy định riêng về mỹ phẩm ở nước nhận. Hàng có pin, hàng có cồn, nước mắm và các chất lỏng có mùi mạnh cần hỏi hãng về khả năng nhận và cách đóng gói. Sản phẩm từ gỗ thô, mây tre chưa xử lý có thể bị kiểm dịch thực vật.
Một nguyên tắc an toàn: mẫu thực phẩm nên là sản phẩm đã đóng gói hoàn chỉnh, có nhãn đầy đủ như hàng bán thật, kín, khô, ổn định ở nhiệt độ thường. Mẫu tự đóng trong túi zip không nhãn, không hạn dùng là loại dễ bị huỷ ở cửa khẩu nhất, và cũng không cho người mua thấy bạn đã sẵn sàng sản xuất thật.
Đóng gói gói mẫu để tới tay khách nguyên vẹn
Gói mẫu thường nhỏ nhưng đi qua nhiều trung tâm phân loại tự động, bị ném, chồng, rung. Trình tự đóng gói nên như sau:
- Chọn mẫu đại diện đúng chất lượng hàng sẽ giao thật; mẫu đẹp hơn hàng thật là mầm tranh chấp về sau.
- Đóng từng mẫu trong bao bì bán lẻ hoàn chỉnh nếu có; hàng dễ vỡ bọc riêng từng món bằng vật liệu đệm.
- Đặt trong thùng carton cứng vừa vặn, chèn kín khe hở để món hàng không xê dịch khi lắc thử.
- Chất lỏng đặt trong túi kín thứ hai, có vật liệu thấm hút, nắp quấn băng keo.
- Đính danh sách mẫu bên trong thùng, ghi mã mẫu khớp với email chào hàng, để người nhận đối chiếu.
- Dán phiếu gửi và túi chứng từ lên mặt lớn nhất; không dán đè lên mép nắp thùng.
- Chụp ảnh từng bước, cân và đo thùng, lưu mã vận đơn để theo dõi.
Kích thước thùng quyết định trọng lượng tính cước của chuyển phát, thường dùng hệ số quy đổi thể tích riêng. Thùng to hơn cần thiết vài phân có thể làm tiền cước tăng không ít.
Với mẫu gửi nhiều khách cùng lúc, chuẩn hoá một hai cỡ thùng và một bộ vật liệu đệm cố định giúp đóng nhanh, cước dễ dự tính, và mọi khách nhận gói mẫu trông giống nhau, gọn gàng như hàng của một nhà cung cấp đã quen việc xuất khẩu.
Sau khi gửi: theo dõi, hỏi phản hồi và lưu hồ sơ
Gửi xong chưa phải là xong. Gửi người nhận mã vận đơn, danh sách mẫu kèm mã từng mẫu, và ngày dự kiến tới. Theo dõi trạng thái trên hệ thống của hãng; khi thấy gói dừng lâu ở khâu thông quan, chủ động hỏi hãng thay vì chờ người nhận báo. Nhiều cơ hội đã mất chỉ vì gói mẫu nằm chờ bổ sung giấy tờ mà không ai hay.
Khi khách nhận được, hẹn một thời điểm hỏi phản hồi cụ thể: tình trạng gói khi tới, chất lượng từng mẫu theo mã, mẫu nào phù hợp thị trường của họ, cần chỉnh gì về quy cách, bao bì. Ghi phản hồi vào hồ sơ khách hàng cùng ảnh đóng gói và giá trị đã khai, để lần gửi sau hoặc khi chuyển sang đơn thật, mọi người trong công ty đều hiểu khách đã thấy gì.
Về phía nội bộ, hàng mẫu xuất cho không vẫn là hàng ra khỏi kho của doanh nghiệp. Cách ghi nhận chi phí, hoá đơn và nghĩa vụ thuế liên quan đến hàng mẫu, hàng cho, biếu tặng theo quy định hiện hành; hỏi kế toán hoặc người tư vấn thuế để làm đúng ngay từ những gói đầu, tránh phải giải trình về sau.
Câu hỏi thường gặp
Ghi "No commercial value" có được miễn thuế không?
Không tự động. Cụm từ này chỉ cho biết hàng không để bán, còn hải quan nước nhận vẫn xác định trị giá và áp thuế theo quy định của họ, có nơi có ngưỡng miễn thuế cho lô giá trị nhỏ, có nơi không. Vẫn phải khai giá trị hợp lý và có hoá đơn.
Gửi mẫu có cần giấy chứng nhận xuất xứ không?
Thường không cần cho hàng mẫu, vì ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại chủ yếu dùng cho lô hàng thương mại. Nếu người nhận yêu cầu vì lý do riêng, hỏi rõ mục đích. Hàng mẫu thực phẩm, thực vật có thể cần giấy kiểm dịch hoặc chứng nhận khác tuỳ nước.
Gói mẫu bị giữ ở hải quan nước nhận thì làm gì?
Liên hệ hãng chuyển phát để biết lý do và giấy tờ cần bổ sung, thường là hoá đơn chi tiết hơn, thông tin thành phần, giấy phép hoặc số đăng ký. Báo người nhận ngay vì nhiều nơi yêu cầu người nhận làm việc với hải quan. Gói không được giải quyết có thể bị hoàn về hoặc huỷ.
Nên gửi bao nhiêu mẫu cho một khách?
Đủ để người mua đánh giá và có thể gửi kiểm nghiệm nếu họ cần, thường vài đơn vị mỗi mã. Gửi quá nhiều làm tăng giá trị khai, tăng thuế và có thể bị coi là hàng thương mại. Hỏi người mua họ cần bao nhiêu và dùng vào việc gì.
Ai trả tiền gửi mẫu?
Không có quy tắc chung. Với khách tiềm năng mới, người bán thường trả; với mẫu số lượng lớn hoặc mẫu theo yêu cầu riêng, nhiều người mua sẵn sàng trả hoặc cho số tài khoản chuyển phát của họ. Thoả thuận trước để không ai bất ngờ.
Có nên gửi mẫu qua bưu chính thay vì chuyển phát nhanh không?
Bưu chính có thể rẻ hơn cho gói nhỏ không gấp, nhưng thường chậm hơn, theo dõi kém chi tiết hơn và việc xử lý hải quan ở đầu nhận phụ thuộc bưu chính nước đó. Với khách quan trọng hoặc mẫu cần tới đúng hẹn, chuyển phát nhanh thường đáng hơn.