Khi người mua báo hàng xuất khẩu tới nơi bị hư hỏng hay thiếu hụt, việc đầu tiên là đề nghị họ giữ nguyên hiện trạng hàng và bao bì, chụp ảnh, ghi chú tổn thất lên chứng từ giao nhận, báo ngay cho người chuyên chở và công ty bảo hiểm (nếu có), và mời giám định độc lập trước khi xử lý hàng. Sau đó mới xác định ai chịu rủi ro theo điều kiện giao hàng, và tổn thất do vận chuyển hay do chất lượng hàng.
Phản ứng của người bán trong vài ngày đầu quyết định gần như toàn bộ kết quả: đòi được tiền từ bảo hiểm hay hãng tàu, giữ được khách hay không. Bài này đi theo trình tự thời gian để bạn biết việc gì làm trước, việc gì không được làm. Các mốc thời hạn và mức trách nhiệm được viết ở mức nguyên lý; luật áp dụng cho từng lô phụ thuộc hợp đồng, vận đơn và nơi giải quyết tranh chấp, nên với tổn thất lớn hãy hỏi người có chuyên môn.
Bốn mươi tám giờ đầu: việc người bán nên đề nghị người mua làm
Người mua là người đang đứng cạnh hàng, nên phần lớn việc đầu tiên do họ làm. Người bán nên gửi ngay cho người mua danh sách việc cần làm, bằng văn bản, kể cả khi điều kiện giao hàng cho thấy rủi ro đã thuộc về người mua, vì bằng chứng tốt có lợi cho cả hai.
- Không ký nhận hàng "sạch" nếu thấy bất thường; ghi rõ tổn thất (container móp, niêm phong khác số, kiện ướt, thiếu kiện) lên phiếu giao nhận hoặc biên bản với người giao.
- Kiểm và chụp số niêm phong trước khi cắt; chụp container từ bên ngoài, lúc mở cửa và từng lớp hàng khi rút.
- Giữ nguyên hàng hư hỏng và bao bì, không vứt, không bán, không xử lý cho tới khi giám định viên xem, trừ khi cần ngăn tổn thất lan rộng.
- Báo bằng văn bản cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ ở cảng đến, nêu tổn thất và giữ quyền khiếu nại.
- Báo cho công ty bảo hiểm hoặc đại lý giám định được ghi trên giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Đối với hàng lạnh, đề nghị lấy dữ liệu nhiệt độ của máy lạnh và thiết bị ghi nhiệt độ trong hàng.
- Giảm thiểu tổn thất hợp lý: chuyển hàng còn tốt vào kho phù hợp, tách hàng hỏng để không lây sang hàng khác.
Bước cuối thường bị bỏ quên. Hầu hết hợp đồng bảo hiểm yêu cầu người được bảo hiểm có hành động hợp lý để hạn chế tổn thất; để mặc hàng hỏng thêm có thể bị giảm bồi thường cho phần hỏng thêm đó.
Thời hạn: thông báo tổn thất và thời hiệu khởi kiện
Có hai loại thời hạn cần phân biệt. Thứ nhất là thời hạn thông báo tổn thất cho người chuyên chở: với tổn thất thấy được bên ngoài, thông báo thường phải làm khi nhận hàng; với tổn thất không thấy được bên ngoài, các công ước và luật hàng hải phổ biến cho một khoảng ngắn sau khi nhận hàng, thường tính bằng ngày. Không thông báo đúng hạn không nhất thiết mất quyền đòi, nhưng làm bạn bất lợi về chứng minh.
Thứ hai là thời hiệu khởi kiện người chuyên chở. Theo các khung pháp lý phổ biến cho vận chuyển đường biển, thời hiệu này thường là một năm kể từ ngày giao hàng hoặc ngày lẽ ra phải giao, và có thể được gia hạn nếu hai bên đồng ý bằng văn bản. Đây là mốc rất dễ bị trôi qua khi hai bên còn đang trao đổi email qua lại.
Thời hạn cụ thể phụ thuộc luật áp dụng, điều khoản vận đơn, phương thức vận chuyển (đường biển, hàng không, đường bộ có khung riêng) và điều kiện bảo hiểm. Bài không nêu con số cố định cho mọi trường hợp; khi có tổn thất đáng kể, đọc điều khoản vận đơn và hỏi luật sư hàng hải hoặc công ty bảo hiểm sớm để không lỡ hạn.
Ai chịu tổn thất: đọc theo điểm chuyển rủi ro
Câu hỏi "ai mất tiền" không trả lời bằng cảm tính mà bằng điều kiện giao hàng trong hợp đồng và nguyên nhân tổn thất. Bảng dưới là khung nguyên lý theo Incoterms 2020; hợp đồng có thể thoả thuận khác.
| Điều kiện giao hàng | Rủi ro chuyển sang người mua khi | Tổn thất trên biển thường thuộc về | Ai thường có bảo hiểm |
|---|---|---|---|
| FOB, CFR | Hàng đã xếp lên tàu ở cảng đi | Người mua | Người mua tự mua |
| CIF | Hàng đã xếp lên tàu ở cảng đi | Người mua | Người bán mua cho người mua hưởng |
| FCA, CPT | Hàng giao cho người chuyên chở đầu tiên | Người mua | Người mua tự mua |
| CIP | Hàng giao cho người chuyên chở đầu tiên | Người mua | Người bán mua cho người mua hưởng |
| DAP, DPU, DDP | Hàng tới nơi đến đã thoả thuận | Người bán | Người bán nên mua |
Nhưng nếu tổn thất bắt nguồn từ chính hàng hay bao bì, ví dụ hàng đóng ẩm, bao bì không đủ chắc, sai quy cách, thì dù rủi ro vận chuyển đã chuyển sang người mua, người bán vẫn có thể phải chịu theo điều khoản chất lượng và đóng gói trong hợp đồng. Đây là lý do giám định phải chỉ ra nguyên nhân, không chỉ mức độ.
Giám định: vì sao cần bên độc lập và biên bản phải nói được gì
Biên bản giám định do một tổ chức giám định độc lập lập ra là bằng chứng mà công ty bảo hiểm, hãng tàu và trọng tài đều xem trọng hơn ảnh chụp của một bên. Nếu có bảo hiểm, thường dùng giám định viên hoặc đại lý do công ty bảo hiểm chỉ định; nếu không, hai bên mua bán có thể cùng chọn một tổ chức giám định, và nên mời người chuyên chở tham dự để biên bản có giá trị với họ.
Một biên bản giám định hữu ích trả lời được bốn câu: tổn thất là gì và bao nhiêu (số kiện, số lượng, mức độ); tình trạng container và niêm phong; nguyên nhân có khả năng nhất (nước vào, va đập, nhiệt độ, đóng gói, khuyết tật của hàng); và giá trị thiệt hại hoặc cách xử lý hàng hỏng (bán thanh lý, tái chế, huỷ). Thiếu phần nguyên nhân, biên bản chỉ chứng minh hàng hỏng mà không giúp xác định ai chịu.
Người bán ở xa có thể không tham dự trực tiếp, nhưng nên gửi cho giám định viên những gì mình có: phiếu đóng gói, ảnh đóng hàng từng lớp, số niêm phong, biên bản đo nhiệt độ lõi (với hàng lạnh), kết quả kiểm tra chất lượng trước khi giao. Những tài liệu này thường quyết định kết luận về nguyên nhân.
Tổn thất do vận chuyển hay do chất lượng hàng: những dấu hiệu phân biệt
Container và niêm phong. Container móp, thủng, niêm phong bị cắt hoặc khác số là dấu hiệu tổn thất xảy ra trên đường. Container lành, niêm phong đúng số mà hàng hỏng thì nguyên nhân thường nằm ở bên trong: hàng, bao bì, cách đóng, hay điều kiện như ngưng tụ hơi ẩm.
Vị trí hàng hỏng trong container. Hàng ướt chỉ ở lớp trên cùng và dưới chỗ trần có vệt nước gợi ý ngưng tụ hoặc trần thủng; hàng ướt ở sàn gợi ý nước vào từ cửa hay sàn; hàng đổ nát ở phía cửa gợi ý thiếu chèn chặn.
Kiểu hư hỏng. Mốc đều khắp lô, kể cả kiện ở giữa khối hàng, thường chỉ về độ ẩm của hàng lúc đóng; vỡ tập trung ở vài kiện có vết va đập gợi ý bốc xếp. Hàng tươi chín nhũn đều trong khi dữ liệu nhiệt độ ổn định thường liên quan tình trạng hàng trước khi đóng.
Đối chiếu với hồ sơ đóng hàng. Ảnh đóng hàng, độ ẩm đo lúc đóng, kết quả kiểm tra chất lượng trước khi giao là thứ giúp chứng minh hàng ổn khi rời tay bạn. Không có những thứ này, mọi kết luận đều dựa trên suy đoán, và người bán thường là bên chịu thiệt.
Hồ sơ đòi bồi thường: chuẩn bị gì
Dù đòi bảo hiểm hay đòi người chuyên chở, hồ sơ thường gồm những giấy tờ dưới đây. Người được bồi thường (thường là người cầm giấy chứng nhận bảo hiểm tại thời điểm tổn thất) là người nộp, nhưng người bán cần giúp đủ phần mình giữ:
- Bản gốc giấy chứng nhận hoặc đơn bảo hiểm.
- Vận đơn, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói.
- Biên bản giám định và hoá đơn phí giám định.
- Chứng từ ghi nhận tổn thất khi nhận hàng: phiếu giao nhận có ghi chú, biên bản với người giao, xác nhận của cảng hoặc kho.
- Thư khiếu nại đã gửi người chuyên chở và trả lời của họ, nếu có.
- Tính toán số tiền đòi, kèm chứng từ chi phí hạn chế tổn thất (lưu kho, phân loại, huỷ hàng).
- Với hàng lạnh: dữ liệu máy lạnh và thiết bị ghi nhiệt độ.
Nộp càng sớm càng tốt; những lô có hồ sơ đầy đủ trong vài tuần đầu thường được giải quyết nhanh hơn nhiều so với những lô gom giấy tờ sau vài tháng.
Với tổn thất nhỏ so với giá trị lô, cân nhắc chi phí theo đuổi: phí giám định, thời gian của nhân sự, mức khấu trừ của đơn bảo hiểm. Có khi hai bên mua bán thoả thuận trừ một khoản vào lô sau là cách hợp lý hơn, miễn là đã hỏi công ty bảo hiểm và ghi thoả thuận bằng văn bản để không ảnh hưởng quyền đòi của ai.
Giữ khách khi có tổn thất: phần không nằm trong hợp đồng
Trả lời nhanh, bằng văn bản. Người mua lo nhất là không ai chịu trách nhiệm. Một email trong ngày nêu rõ bạn đã nhận thông tin và các bước tiếp theo giữ được lòng tin hơn một cuộc tranh luận về Incoterms.
Tách hai việc. Việc đòi bồi thường đi theo quy trình của bảo hiểm và hãng tàu; việc giúp người mua có hàng để bán là chuyện quan hệ. Có khi bạn gửi bù một phần hàng bằng đường nhanh hơn trong khi bảo hiểm còn xử lý, nếu điều kiện tài chính cho phép.
Không nhận lỗi vội, không đổ lỗi vội. Chưa có kết luận giám định, đừng viết câu thừa nhận lỗi đóng gói hay lỗi hàng; cũng đừng đổ ngay cho hãng tàu. Viết sự kiện, không viết kết luận.
Rút kinh nghiệm cho lô sau. Sau khi khép hồ sơ, xem lại nguyên nhân thật: đổi quy cách thùng, thêm chống ẩm, đổi điều kiện bảo hiểm, đổi tuyến. Gửi người mua bản tóm tắt thay đổi; người mua đánh giá cao nhà cung cấp biết sửa.
Giữ nhịp liên lạc tới khi khép hồ sơ. Hồ sơ bồi thường có thể kéo dài nhiều tuần. Cập nhật cho người mua ở từng mốc (đã có biên bản giám định, đã nộp hồ sơ, đã có trả lời) để họ không phải hỏi lại.
Câu hỏi thường gặp
Người mua báo thiếu kiện nhưng niêm phong container còn nguyên thì sao?
Niêm phong còn nguyên, đúng số thường cho thấy hàng không bị lấy ra trên đường, nên câu hỏi chuyển về khâu đóng hàng và đếm kiện ở đầu xuất. Ảnh đóng hàng từng lớp, phiếu đóng gói và biên bản đếm kiện là bằng chứng của bạn; đối chiếu kỹ trước khi kết luận.
Có nên tự bồi thường cho người mua rồi đòi bảo hiểm sau không?
Cẩn trọng. Thanh toán hay thoả thuận với người mua mà chưa hỏi công ty bảo hiểm có thể ảnh hưởng quyền đòi của bạn hoặc của họ với bên có lỗi. Báo công ty bảo hiểm trước, làm theo hướng dẫn của họ, rồi mới thoả thuận với người mua.
Hàng hỏng vì đóng gói kém có được bảo hiểm trả không?
Thường không. Bao bì không đủ chắc so với hành trình là loại trừ phổ biến trong các điều kiện bảo hiểm hàng hoá. Đây là lý do nên chọn bao bì theo hành trình thật và giữ bằng chứng đóng gói, và hỏi công ty bảo hiểm khi chưa chắc.
Ai trả phí giám định?
Thường người yêu cầu giám định trả trước. Nếu tổn thất được bảo hiểm chấp nhận, phí giám định hợp lý thường được hoàn cùng tiền bồi thường; nếu đòi người chuyên chở thành công, có thể đòi cả phí này. Giữ hoá đơn phí giám định trong hồ sơ.
Tranh chấp với người mua về chất lượng thì giải quyết ở đâu?
Theo điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng: thương lượng, hoà giải, trọng tài hoặc toà án ở nơi đã chọn. Nhiều hợp đồng ngoại thương chọn trọng tài thương mại. Khi giá trị đáng kể, hỏi luật sư có kinh nghiệm thương mại quốc tế sớm.
Hàng hư hỏng một phần thì xử lý phần còn lại thế nào?
Sau khi giám định viên ghi nhận, phần hàng còn tốt nên được tách ra bán hoặc dùng bình thường; phần hỏng có thể bán thanh lý, tái chế hoặc huỷ theo hướng dẫn của giám định viên và công ty bảo hiểm. Tiền thu từ phần thanh lý thường được trừ vào số bồi thường.