Sau khi tờ khai được gửi chính thức, hệ thống hải quan phân luồng dựa trên quản lý rủi ro: luồng xanh miễn kiểm tra hồ sơ và hàng, luồng vàng kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ kiểm tra cả hồ sơ lẫn thực tế hàng hoá. Bị luồng đỏ không phải bị buộc tội; hàng của doanh nghiệp mới, mặt hàng có rủi ro cao, hoặc một lô được chọn ngẫu nhiên đều có thể vào luồng đỏ. Việc của bạn là chuẩn bị để buổi kiểm hoá diễn ra nhanh, gọn, không làm hư hàng.
Bài này giải thích hệ thống chấm rủi ro ở mức nguyên lý, những yếu tố bạn tác động được và không tác động được, cách một buổi kiểm hoá diễn ra từ lúc nhận thông báo tới lúc đóng lại container, và cách xây lịch sử tuân thủ để về lâu dài ít bị kiểm hơn.
Ba luồng khác nhau thế nào
Bảng tóm tắt dưới đây theo nguyên lý chung của Luật Hải quan 2014 và hệ thống thông quan tự động. Cách gọi trên phần mềm có thể là mã số thay cho màu.
| Luồng | Hải quan kiểm tra gì | Bạn phải làm gì |
|---|---|---|
| Xanh | Không kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra hàng tại khâu thông quan | Chờ thông quan; lưu đủ hồ sơ để kiểm tra sau |
| Vàng | Kiểm tra hồ sơ: hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành | Nộp chứng từ điện tử theo yêu cầu, giải trình nếu được hỏi |
| Đỏ | Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá, bằng máy soi hoặc thủ công | Bố trí hàng, nhân công, có mặt khi kiểm; nộp hồ sơ như luồng vàng |
Luồng có thể bị chuyển trong quá trình làm thủ tục. Một tờ khai vàng có thể chuyển sang đỏ nếu hồ sơ có điểm nghi vấn, và cơ quan hải quan có quyền quyết định kiểm tra dù hệ thống đã phân luồng nhẹ hơn khi có thông tin rủi ro.
Hệ thống chấm rủi ro dựa vào những gì
Hải quan không công bố công thức phân luồng, và cũng không nên, vì công bố là để người ta lách. Nhưng nguyên lý quản lý rủi ro được mô tả công khai: hệ thống xem xét thông tin về doanh nghiệp (thời gian hoạt động, lịch sử tuân thủ, các lần vi phạm, mức độ hợp tác), về mặt hàng (thuộc nhóm có rủi ro về xuất xứ, giấy phép, gian lận thương mại không), về tuyến đường và thị trường, và về chính tờ khai (thông tin có mâu thuẫn không). Ngoài ra luôn có một tỷ lệ chọn ngẫu nhiên để kiểm chứng.
Từ nguyên lý đó, có thể rút ra mấy điều. Doanh nghiệp mới, chưa có lịch sử, thường bị kiểm nhiều hơn ở những lô đầu; đó là cách hệ thống "làm quen". Mặt hàng từng có nhiều vụ gian lận xuất xứ hoặc chuyển tải bất hợp pháp sẽ được soi kỹ hơn, dù bạn làm thật. Tờ khai có thông tin không ăn khớp, ví dụ trọng lượng không tương xứng với số lượng, cũng làm tăng rủi ro.
Những điều bạn tác động được là: khai đúng và nhất quán, không có vi phạm, hợp tác khi được kiểm tra, và giữ hồ sơ tốt. Những điều không tác động được là mặt hàng của bạn thuộc nhóm rủi ro nào và tỷ lệ chọn ngẫu nhiên. Không có dịch vụ hợp pháp nào "bảo đảm luồng xanh"; ai hứa như vậy là dấu hiệu nên tránh.
Một buổi kiểm hoá diễn ra thế nào
Trình tự dưới đây là dạng phổ biến với hàng đóng container đường biển. Hàng gom lẻ hay đường hàng không có khác ở địa điểm nhưng logic giống nhau.
- Nhận thông báo luồng đỏ trên phần mềm, kèm hình thức kiểm tra (máy soi, thủ công, hoặc cả hai) và tỷ lệ kiểm.
- Nộp hồ sơ theo yêu cầu và đăng ký lịch kiểm với chi cục; với hàng ở cảng, làm thủ tục đưa container vào khu kiểm hoặc qua máy soi.
- Bố trí người có mặt: bạn hoặc đại lý được uỷ quyền, kèm phiếu đóng gói và sơ đồ xếp hàng nếu có. Thuê công nhân bốc xếp tại bãi nếu phải mở kiện.
- Công chức hải quan cắt niêm phong, chỉ định kiện cần mở, đối chiếu số lượng, quy cách, mô tả, nhãn trên bao bì với tờ khai và chứng từ. Có thể lấy mẫu nếu cần phân tích, phân loại.
- Ghi nhận kết quả kiểm tra vào hệ thống. Nếu phù hợp, tờ khai chuyển sang bước thông quan; nếu có sai khác, tiến hành xử lý theo quy định.
- Đóng lại kiện, xếp lại container, niêm phong mới; cập nhật số chì mới cho forwarder để thông tin vận đơn đúng.
Bước cuối hay bị quên: số niêm phong sau kiểm hoá khác số cũ. Nếu forwarder vẫn dùng số cũ trên vận đơn, người mua có thể gặp rắc rối ở cảng đến khi số chì thực tế không khớp chứng từ.
Luồng vàng: nộp hồ sơ sao cho không bị chuyển đỏ
Luồng vàng là chỗ nhiều doanh nghiệp mới mất thời gian nhất mà không hiểu vì sao. Công chức kiểm tra hồ sơ cần thấy một câu chuyện liền mạch: hợp đồng nói bán gì cho ai, hoá đơn nói bán bao nhiêu với giá nào, phiếu đóng gói nói đóng ra sao, tờ khai nói đúng những điều đó. Mỗi chỗ không khớp là một câu hỏi, và câu hỏi không được trả lời thoả đáng có thể dẫn tới chuyển luồng đỏ.
Khi nộp, hãy nộp bản rõ, đủ trang, đặt tên tệp dễ hiểu theo loại chứng từ. Nếu giao dịch có điểm bất thường, như giá thấp hơn thường lệ vì là hàng thanh lý, hay người nhận hàng khác người mua, chủ động kèm văn bản giải thích ngắn và chứng từ chứng minh. Giải thích trước bao giờ cũng nhẹ hơn giải trình sau.
Giữ một người có thẩm quyền trực điện thoại trong giờ hồ sơ đang được xem. Nhiều tờ khai kéo dài thêm một ngày chỉ vì công chức cần hỏi một chi tiết mà không liên hệ được ai nắm lô hàng.
Chuẩn bị hàng để kiểm nhanh và không hư
Kiểm hoá có thể làm hàng bị bóc, xê dịch, phơi nắng mưa. Chuẩn bị từ lúc đóng hàng giúp giảm rủi ro này.
- Đánh số kiện liên tục và ghi trên phiếu đóng gói kiện nào chứa mã hàng nào; công chức chỉ định kiện, bạn lấy ra ngay.
- Xếp mỗi loại hàng có ít nhất một kiện ở gần cửa container, nhất là khi container chứa nhiều mã khác nhau.
- Với hàng dễ vỡ như gốm, thuỷ tinh, đóng kiện sao cho mở kiểm một hộp không làm xô lệch cả chồng.
- Với hàng thực phẩm, hàng lạnh, chuẩn bị phương án giữ nhiệt và đề nghị kiểm nhanh; container lạnh mở cửa lâu ảnh hưởng chất lượng.
- Mang theo băng keo, dụng cụ đóng lại thùng, và có người chụp ảnh tình trạng hàng trước, sau khi mở.
- Đảm bảo nhãn trên bao bì đúng như khai: xuất xứ, tên hàng, quy cách. Nhãn ghi xuất xứ khác với tờ khai là điểm bị hỏi ngay.
Chi phí kiểm hoá như nâng hạ container, bốc xếp, lưu bãi thêm ngày thường do chủ hàng chịu. Không có con số chung; hỏi trước forwarder các khoản có thể phát sinh khi luồng đỏ để đưa vào giá thành dự phòng.
Khi kết quả kiểm tra có sai khác
Sai khác nhỏ, có giải thích. Ví dụ số lượng thực tế nhiều hơn tờ khai vài đơn vị do đóng thêm hàng tặng, hay mô tả chưa đủ chi tiết. Thường xử lý bằng khai bổ sung và có thể kèm xử phạt hành chính tuỳ mức độ; hợp tác, giải trình rõ ràng giúp xử lý nhanh.
Sai khác về mã HS hoặc chính sách. Nếu hàng thật thuộc mã khác và mã đó cần giấy phép hay chịu thuế xuất khẩu, lô hàng có thể bị dừng cho tới khi bổ sung giấy phép, nộp thuế, hoặc phải đưa hàng về. Đây là lý do nên phân loại cẩn thận từ đầu.
Sai khác nghiêm trọng. Hàng không đúng với khai báo, có hàng cấm, hoặc có dấu hiệu gian lận xuất xứ sẽ bị xử lý theo pháp luật, có thể không chỉ ở mức hành chính. Doanh nghiệp làm thật nên rà quy trình nội bộ để không có món hàng "lạ" nào lọt vào container mà không ai biết.
Quyền của bạn. Bạn có quyền được biết kết quả kiểm tra, được giải trình, và có quyền khiếu nại theo quy định nếu không đồng ý với quyết định. Lưu biên bản, ảnh chụp và mọi trao đổi bằng văn bản.
Bị luồng đỏ sát giờ tàu: thứ tự ưu tiên
Tình huống hay gặp: khai muộn, bị đỏ, còn vài giờ là cắt máng. Không có cách hợp pháp nào bỏ qua kiểm tra, nhưng có thứ tự xử lý giúp giữ được chuyến hoặc giảm thiệt hại.
- Báo ngay forwarder để họ hỏi hãng tàu khả năng giữ chỗ, cắt máng muộn hay chuyển chuyến kế tiếp, và chi phí đi kèm.
- Nộp hồ sơ điện tử ngay, đăng ký kiểm sớm nhất có thể, chuẩn bị nhân công bốc xếp tại bãi.
- Báo người mua tình hình kèm phương án: kịp chuyến, chuyển chuyến sau, hay tách một phần hàng.
- Nếu rớt chuyến, khai bổ sung thông tin vận chuyển theo hướng dẫn thay vì khai tờ khai mới.
- Sau lô này, dời mốc khai của mình sớm hơn ít nhất một ngày làm việc cho các lô sau.
Bài học thường không nằm ở chuyện bị đỏ mà ở chỗ lịch không có dư. Với doanh nghiệp còn trong giai đoạn bị kiểm nhiều, dự phòng thời gian cho luồng đỏ là một phần bình thường của kế hoạch.
Xây lịch sử tuân thủ để về lâu dài ít bị kiểm hơn
Không có cách nhanh, nhưng có cách chắc. Mỗi tờ khai đúng, mỗi lần kiểm tra phù hợp, mỗi lần kiểm tra sau thông quan không phát hiện sai sót đều góp vào hồ sơ của doanh nghiệp trong hệ thống quản lý rủi ro. Theo thời gian, tỷ lệ luồng đỏ của doanh nghiệp tuân thủ tốt thường giảm dần, dù không về không.
Có những chương trình dành cho doanh nghiệp tuân thủ ở mức cao, như chế độ doanh nghiệp ưu tiên trong lĩnh vực hải quan, với điều kiện về quy mô, kim ngạch, hệ thống quản lý và lịch sử chấp hành. Doanh nghiệp nhỏ thường chưa đạt ngưỡng, nhưng nên biết để đặt mục tiêu dài hạn; điều kiện cụ thể cần kiểm văn bản hiện hành.
Trong ngắn hạn, những gì bạn làm được là giữ một đầu mối khai báo ổn định, dùng mô tả và mã nhất quán, phản hồi nhanh khi được hỏi, và theo dõi tỷ lệ luồng của chính mình theo từng mặt hàng. Nếu một mặt hàng luôn bị đỏ, đó là tín hiệu nên xem lại cách mô tả hoặc phân loại, có khi là nên xin xác định trước mã số.
Câu hỏi thường gặp
Có thể xin chuyển từ luồng đỏ sang luồng xanh không?
Không có thủ tục xin đổi luồng theo ý người khai. Phân luồng là kết quả của hệ thống quản lý rủi ro và quyết định của cơ quan hải quan. Việc bạn làm được là chuẩn bị tốt để kiểm nhanh, và về lâu dài xây lịch sử tuân thủ để giảm khả năng bị kiểm.
Kiểm hoá bằng máy soi có phải mở container không?
Nếu hình ảnh soi phù hợp với khai báo, thường không phải mở. Nếu hình ảnh có điểm nghi vấn, như vùng tối bất thường hay hình dạng khác mô tả, hải quan có thể chuyển sang kiểm thủ công. Xếp hàng đồng đều, khai đúng giúp ảnh soi dễ đọc hơn.
Luồng vàng cần nộp những giấy gì?
Thường gồm hợp đồng hoặc chứng từ tương đương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, và giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng cần. Công chức có thể yêu cầu thêm chứng từ để làm rõ trị giá, xuất xứ hoặc mã số. Nộp bản điện tử qua hệ thống theo hướng dẫn.
Bị luồng đỏ nhiều lần có phải doanh nghiệp đang bị nghi ngờ?
Không hẳn. Doanh nghiệp mới, mặt hàng thuộc nhóm rủi ro, hoặc tuyến hàng nhạy cảm đều hay bị đỏ. Nếu lần nào kiểm cũng phù hợp, hồ sơ của bạn đang tốt lên. Nếu bị đỏ liên tục kéo dài, nên hỏi chi cục xem thông tin khai có điểm nào gây nghi vấn.
Ai trả chi phí khi hàng bị kiểm hoá?
Chi phí phát sinh như nâng hạ container, đưa vào khu kiểm, bốc xếp, lưu bãi thêm thường do chủ hàng chịu theo thoả thuận với cảng và forwarder. Hợp đồng với người mua có thể quy định cách chia nếu bán theo điều kiện nhóm D, nhưng ở chiều xuất khẩu, chủ hàng thường gánh.
Hàng đã luồng xanh có thể bị kiểm tra lại không?
Có. Hải quan có thể kiểm tra sau thông quan, tại trụ sở hải quan hoặc tại doanh nghiệp, trong thời hạn luật định. Nếu phát hiện sai, doanh nghiệp vẫn bị xử lý như khi phát hiện tại khâu thông quan. Luồng xanh không phải miễn trách nhiệm.