Tờ khai hải quan xuất khẩu điện tử là bản khai của người xuất khẩu về lô hàng, được truyền lên hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS qua phần mềm khai báo và ký bằng chữ ký số. Các ô quan trọng nhất là mã loại hình, thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu, thông tin vận chuyển, mô tả và mã HS của từng dòng hàng, số lượng, trị giá cùng điều kiện giao hàng, và số giấy phép nếu có.
Bài này không thay hướng dẫn sử dụng phần mềm, vì mỗi phần mềm xếp ô một kiểu. Thay vào đó, bài đi qua logic của tờ khai: mỗi nhóm ô trả lời câu hỏi gì, lấy thông tin từ chứng từ nào, và những lỗi hay gặp để bạn soát bản nháp, dù tự khai hay thuê đại lý khai thay.
Tờ khai được truyền đi như thế nào
Quy trình kỹ thuật gồm hai lượt. Lượt đầu, bạn nhập thông tin và gửi bản khai tạm lên hệ thống; hệ thống tự điền một số trường từ cơ sở dữ liệu (tên doanh nghiệp theo mã số, tên cảng theo mã) và trả về bản để kiểm tra. Lượt hai, khi đã soát xong, bạn gửi chính thức; hệ thống cấp số tờ khai, kiểm tra điều kiện và phân luồng. Giữa hai lượt chính là khoảng để sửa không mất phí.
Để khai được, doanh nghiệp cần chữ ký số còn hiệu lực đăng ký với cơ quan hải quan, một phần mềm khai báo đã được kết nối, và tài khoản người sử dụng. Nhiều phần mềm cho phép nhập danh mục hàng từ bảng tính, rất tiện khi một tờ khai có hàng chục dòng hàng.
Một tờ khai có giới hạn số dòng hàng; lô có nhiều mã hàng hơn phải tách thành nhiều tờ khai. Khi tách, giữ cùng số hợp đồng, hoá đơn và vận đơn, và ghi chú để hồ sơ nối được với nhau. Nếu dùng đại lý, hỏi họ gửi bản nháp dạng có thể đọc được trước khi bấm gửi chính thức.
Các nhóm ô chính và thông tin lấy từ đâu
Tên ô cụ thể có thể khác theo phần mềm và theo phiên bản quy định. Bảng dưới gom theo nhóm để bạn biết mỗi nhóm cần chứng từ nào trong tay.
| Nhóm ô | Nội dung chính | Nguồn thông tin |
|---|---|---|
| Loại hình và cơ quan hải quan | Mã loại hình (xuất kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu…), chi cục tiếp nhận | Hợp đồng, bản chất giao dịch |
| Người xuất khẩu, người nhập khẩu | Mã số thuế, tên, địa chỉ bên bán; tên, địa chỉ, nước của bên mua | Hợp đồng, hoá đơn thương mại |
| Vận chuyển | Phương thức, số vận đơn hoặc số đặt chỗ, cảng xếp, cảng dỡ, ngày dự kiến | Xác nhận đặt chỗ, thông tin từ hãng tàu |
| Địa điểm | Nơi lưu giữ hàng chờ thông quan, địa điểm xếp hàng | Thoả thuận với kho, cảng |
| Hoá đơn và trị giá | Số hoá đơn, điều kiện giao hàng, đồng tiền, tổng trị giá | Hoá đơn thương mại |
| Dòng hàng | Mã HS, mô tả, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, trị giá | Hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng mã nội bộ |
| Giấy phép, kiểm tra | Số giấy phép, số kết quả kiểm tra chuyên ngành | Văn bản của cơ quan cấp |
| Container và kiện | Số kiện, tổng trọng lượng, số container | Phiếu đóng gói, thông tin đóng hàng |
Nếu mỗi nhóm ô có một chứng từ nguồn rõ ràng, việc soát chỉ là đặt hai thứ cạnh nhau. Khó nhất là nhóm dòng hàng, vì nó gom thông tin từ ba chỗ khác nhau.
Mã loại hình: chọn sai là sai cả chính sách
Mỗi loại hình có chính sách riêng. Xuất kinh doanh thông thường, xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài, xuất sản phẩm từ nguyên liệu nhập để sản xuất xuất khẩu, xuất của doanh nghiệp chế xuất, tạm xuất hàng đi triển lãm… được quản lý khác nhau về thuế, định mức, thanh khoản.
Doanh nghiệp nhỏ thường dùng loại hình xuất kinh doanh. Nếu bạn mua nguyên liệu trong nước, sản xuất và bán thẳng cho người mua nước ngoài, đó thường là trường hợp đơn giản nhất. Nhưng nếu có dùng nguyên liệu nhập miễn thuế để sản xuất xuất khẩu, loại hình phải phản ánh đúng để còn thanh khoản.
Hàng mẫu, hàng đi hội chợ có thể khác. Hàng gửi đi triển lãm rồi mang về, hàng mẫu không thanh toán, hàng bảo hành gửi trả đều có loại hình hoặc cách khai riêng. Đừng khai như hàng bán thông thường chỉ vì quen.
Không chắc thì hỏi trước. Danh mục mã loại hình do cơ quan hải quan hướng dẫn và đã được điều chỉnh qua các năm. Khi giao dịch không giống mẫu thông thường, hỏi chi cục hoặc đại lý có kinh nghiệm trước khi khai, ghi lại câu trả lời.
Trị giá trên tờ khai: tính theo điều kiện giao hàng
Trị giá khai trên tờ khai xuất khẩu phải nhất quán với hoá đơn và điều kiện giao hàng. Nguyên tắc chung của trị giá hải quan hàng xuất khẩu là giá bán tại cửa khẩu xuất, không gồm chi phí bảo hiểm và vận tải quốc tế. Nếu bạn bán FOB, giá trên hoá đơn đã là giá tại cảng xếp. Nếu bạn bán CIF hay CFR, giá hoá đơn có cả cước biển và có thể cả bảo hiểm, nên phần mềm sẽ yêu cầu khai các khoản này để tách ra.
Lỗi hay gặp là khai trị giá hoá đơn CIF mà quên khai phí vận tải, hoặc ngược lại khai thiếu. Với hàng không chịu thuế xuất khẩu, sai trị giá không làm phát sinh thuế, nhưng làm số liệu thống kê sai, có thể bị hỏi khi luồng vàng, và gây lệch với hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng.
Ví dụ giả định: hoá đơn ghi tổng 20.000 USD theo CIF, trong đó cước biển bạn trả là 1.200 USD và phí bảo hiểm 60 USD. Trị giá tại cửa khẩu xuất sẽ là phần còn lại sau khi tách hai khoản này. Con số này chỉ minh hoạ cách tách; cách khai cụ thể theo hướng dẫn phần mềm và quy định hiện hành.
Lỗi khai hay gặp và cách tự bắt
Đây là những lỗi hay làm tờ khai bị hỏi lại hoặc phải khai bổ sung. Hầu hết bắt được bằng cách so bản nháp với chứng từ nguồn.
- Mô tả hàng chỉ có tên thương mại, thiếu chất liệu, quy cách; hoặc mô tả trên tờ khai khác câu chữ trên hoá đơn.
- Đơn vị tính không thống nhất: hoá đơn tính theo bộ, tờ khai theo chiếc; hoá đơn theo kilôgam tịnh, tờ khai theo kilôgam cả bì.
- Nước xuất xứ để trống hoặc ghi sai với hàng có một phần nguyên liệu nhập.
- Số hợp đồng, số hoá đơn gõ thiếu ký tự hoặc ngày hoá đơn sau ngày khai.
- Tên người nhập khẩu viết tắt khác hợp đồng; địa chỉ thiếu tên nước.
- Quên khai số giấy phép hoặc số giấy chứng nhận kiểm dịch với mặt hàng phải có.
- Tổng trọng lượng trên tờ khai lệch với phiếu đóng gói vì cộng nhầm dòng.
Cách tự bắt hiệu quả: in bản nháp tờ khai, đặt cạnh hoá đơn và phiếu đóng gói, dùng bút đánh dấu từng ô đã đối chiếu. Một người làm, một người kiểm lại, mất chưa tới nửa giờ với lô vài chục dòng hàng.
Sau khi khai: theo dõi trạng thái và giữ bản tờ khai
Sau khi gửi chính thức, phần mềm hiển thị số tờ khai, kết quả phân luồng và các thông báo từ hải quan. Với luồng xanh, bạn chờ thông báo thông quan; với luồng vàng hoặc đỏ, theo dõi yêu cầu nộp chứng từ, lịch kiểm hàng. Thông báo của hải quan có thể đến bất cứ lúc nào trong giờ làm việc, nên phân công một người theo dõi, nhất là khi gần giờ cắt máng.
Khi tờ khai đã thông quan, in hoặc lưu bản điện tử tờ khai có trạng thái thông quan; đây là chứng từ bạn cần cho kế toán, cho hồ sơ hoàn thuế, và đôi khi người mua cũng xin bản sao. Với hàng đi container, theo dõi thêm bước xác nhận container đã qua khu vực giám sát; nếu thiếu, hãng tàu có thể không xếp.
Nếu phát hiện sai sau khi gửi, đừng tự ý khai một tờ khai mới cho cùng lô hàng. Tuỳ thời điểm, hướng xử lý là khai bổ sung hoặc huỷ tờ khai theo thủ tục; hỏi chi cục hoặc đại lý ngay để chọn đúng đường.
Muốn tự khai: cần chuẩn bị những gì
Chữ ký số. Doanh nghiệp cần chứng thư chữ ký số còn hiệu lực và đăng ký sử dụng với cơ quan hải quan trước khi khai. Chữ ký số dùng cho khai thuế có thể dùng được nếu đã đăng ký thêm cho hải quan; kiểm hướng dẫn đăng ký hiện hành.
Phần mềm khai báo. Phần mềm phải được kết nối với hệ thống của hải quan. Có nhiều nhà cung cấp; chọn bên có hỗ trợ kỹ thuật vào giờ làm hàng và cho phép nhập dữ liệu từ bảng tính. Bài này không gợi ý tên cụ thể.
Người khai biết nghiệp vụ. Người trực tiếp khai nên được học nghiệp vụ khai hải quan, hiểu mã loại hình, trị giá, xuất xứ. Với đại lý làm thủ tục hải quan, nhân viên khai phải có chứng chỉ nghiệp vụ theo quy định; doanh nghiệp tự khai cho mình thì nên tự đào tạo ở mức tương đương.
Danh mục dữ liệu chuẩn. Danh sách khách hàng, sản phẩm, mã HS, đơn vị tính, cảng hay dùng được nhập sẵn vào phần mềm. Mỗi lần khai chỉ chọn, không gõ lại, giảm lỗi chính tả và lệch tên.
Ngưỡng hợp lý để tự làm. Nếu mỗi năm chỉ vài lô, chi phí chữ ký số, phần mềm và thời gian học có thể cao hơn phí thuê đại lý. Khi lô hàng đều đặn hằng tháng, tự khai bắt đầu có lợi về chủ động thời gian.
Phối hợp với kho, cảng và forwarder quanh thời điểm khai
Tờ khai không đứng một mình; nó phải khớp với nơi hàng đang nằm. Nếu bạn đóng container tại xưởng, hàng được coi là tập kết ở địa điểm bạn thông báo, và khi bị luồng đỏ, việc kiểm hàng có thể diễn ra tại đó nếu địa điểm đáp ứng điều kiện, hoặc tại cảng. Nếu hàng gom lẻ, bạn giao vào kho của bên gom hàng, và thông tin địa điểm trên tờ khai phải là kho đó.
Thứ tự hợp lý thường là: chốt đặt chỗ với hãng tàu, nhận lịch đóng hàng, đóng hàng và lập phiếu đóng gói theo thực tế, rồi khai. Khai trước khi đóng hàng có rủi ro số kiện, trọng lượng thực tế lệch so với tờ khai. Khai quá sát giờ cắt máng thì không còn thời gian xử lý nếu bị luồng đỏ.
Hãy thống nhất với forwarder ai gửi thông tin gì cho ai và trước mấy giờ: số container, số chì, trọng lượng xác nhận, số tờ khai đã thông quan. Một nhóm trao đổi chung giữa bạn, forwarder và đại lý hải quan cho từng lô giúp tránh cảnh mỗi người cầm một phiên bản số liệu.
Câu hỏi thường gặp
Một tờ khai xuất khẩu được khai tối đa bao nhiêu dòng hàng?
Hệ thống VNACCS giới hạn số dòng hàng trên mỗi tờ khai; lô có nhiều mã hơn thì tách thành nhiều tờ khai cùng hợp đồng, hoá đơn. Con số giới hạn có thể thay đổi theo hướng dẫn, nên kiểm trong tài liệu phần mềm hoặc hỏi đại lý trước khi chuẩn bị dữ liệu cho lô hàng lớn.
Chưa có vận đơn thì khai số gì vào ô vận chuyển?
Vận đơn thường chỉ phát hành sau khi hàng lên tàu, nên lúc khai xuất khẩu người ta dùng số đặt chỗ hoặc thông tin từ hãng tàu theo hướng dẫn hiện hành. Hỏi forwarder thông tin cần khai và giữ thống nhất với chứng từ sau này.
Có phải khai xuất xứ cho hàng xuất khẩu không?
Có ô xuất xứ cho từng dòng hàng. Với hàng sản xuất ở Việt Nam, xuất xứ thường là Việt Nam, nhưng nếu hàng chỉ qua gia công đơn giản từ nguyên liệu nhập thì cần xét quy tắc xuất xứ. Khai xuất xứ Việt Nam cho hàng không đủ điều kiện là vi phạm, nhất là khi kèm chứng nhận xuất xứ.
Tờ khai luồng xanh có cần nộp chứng từ giấy không?
Với luồng xanh, hàng được miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế nên thường không phải nộp chứng từ lúc thông quan. Tuy vậy bạn vẫn phải lưu đủ hồ sơ để xuất trình khi hải quan kiểm tra sau thông quan, và để dùng cho kế toán, hoàn thuế.
Khai sai tên người nhập khẩu sau khi thông quan có sửa được không?
Có thể khai bổ sung một số thông tin sau thông quan trong thời hạn và điều kiện quy định, nhưng phạm vi hẹp hơn trước thông quan. Liên hệ chi cục nơi đăng ký tờ khai, chuẩn bị chứng từ chứng minh thông tin đúng, và sửa luôn các chứng từ khác như chứng nhận xuất xứ cho đồng bộ.
Đại lý khai thay thì tờ khai đứng tên ai?
Người xuất khẩu trên tờ khai vẫn là doanh nghiệp của bạn, đại lý chỉ là người khai theo uỷ quyền và được ghi nhận trong thông tin đại lý. Vì vậy hồ sơ hoàn thuế và trách nhiệm pháp lý vẫn gắn với bạn; hãy yêu cầu đại lý gửi bản nháp và bản đã thông quan.