Vận đơn đường biển (bill of lading, viết tắt B/L) là chứng từ do người chuyên chở phát cho người gửi hàng. Nó làm ba việc: xác nhận đã nhận hàng, là bằng chứng của hợp đồng chở hàng, và với vận đơn gốc có thể chuyển nhượng, là chứng từ sở hữu, nghĩa là ai cầm bản gốc hợp lệ thì có quyền nhận hàng. Seaway bill thì không có chức năng thứ ba; điện giao hàng là cách nộp lại bản gốc ở đầu xuất để hàng được giao mà không cần chuyển bản gốc sang.
Với người bán, chọn loại vận đơn chính là chọn lúc mình buông quyền kiểm soát hàng. Bài này giải thích từng loại, cách đọc các ô quan trọng, và nên dùng loại nào với từng cách thanh toán.
Ba chức năng của vận đơn, nói bằng tình huống
Biên nhận hàng. Vận đơn ghi số kiện, trọng lượng, tình trạng bên ngoài của hàng khi người chuyên chở nhận. Nếu kiện bị móp khi giao cho hãng, hãng có thể ghi chú lên vận đơn; khi đó vận đơn không còn "sạch" và người mua hay ngân hàng có thể từ chối.
Bằng chứng hợp đồng chở hàng. Mặt sau vận đơn (hoặc điều kiện vận chuyển hãng công bố) chứa các điều khoản về trách nhiệm, giới hạn bồi thường, luật áp dụng. Bạn hiếm khi đọc, nhưng khi có tổn thất, đó là thứ quyết định đòi được gì.
Chứng từ sở hữu. Vận đơn gốc có thể chuyển nhượng cho phép người cầm hợp lệ đòi giao hàng ở cảng đến. Đây là lý do người bán chưa nhận đủ tiền thường giữ bản gốc, chỉ gửi khi người mua thanh toán, hoặc giao qua ngân hàng theo phương thức nhờ thu hay thư tín dụng.
Điều này nghĩa là gì với bạn. Chừng nào bạn còn giữ đủ bộ vận đơn gốc theo lệnh, người mua về nguyên tắc chưa nhận được hàng. Khi bạn gửi bản gốc đi, nộp lại để làm điện giao hàng, hay dùng seaway bill, bạn đã buông quyền kiểm soát đó.
So sánh B/L gốc, điện giao hàng và seaway bill
Ba cách dưới đây khác nhau ở chỗ người nhận cần gì để lấy hàng và người bán còn giữ được gì.
| Tiêu chí | B/L gốc | Điện giao hàng (surrendered, telex release) | Seaway bill |
|---|---|---|---|
| Có phải chứng từ sở hữu | Có, nếu là vận đơn theo lệnh | Bản gốc đã nộp lại, hàng giao cho người nhận ghi trên vận đơn | Không |
| Người nhận cần gì để lấy hàng | Xuất trình bản gốc | Chỉ cần chứng minh là người nhận | Chỉ cần chứng minh là người nhận |
| Người bán còn kiểm soát hàng | Có, khi còn giữ bản gốc | Không, sau khi nộp lại | Hạn chế; có thể đổi người nhận trước khi giao theo điều kiện hãng |
| Rủi ro thường gặp | Bản gốc gửi chậm, thất lạc; hàng chờ ở cảng | Nộp lại khi chưa nhận đủ tiền | Dùng với người mua chưa tin cậy |
| Hợp với | Thư tín dụng, nhờ thu, người mua mới | Đã nhận đủ tiền, cần giao nhanh | Người mua quen, thanh toán trước hoặc trả chậm có bảo đảm |
Điện giao hàng không phải một loại vận đơn khác mà là một cách xử lý: hãng phát vận đơn gốc, người gửi nộp lại đủ bộ ở đầu xuất, hãng báo cho đại lý đầu nhập giao hàng không cần bản gốc. Vì vậy chỉ nộp lại khi bạn đã chắc nhận được tiền.
Đọc vận đơn: những ô cần soát từng chữ
Bản nháp vận đơn được gửi cho bạn trước khi phát hành chính thức. Đây là lúc sửa miễn phí hoặc ít tốn; sau khi phát hành, sửa thường mất phí và có khi không sửa được. Những ô đáng soát kỹ:
- Người gửi hàng (shipper): tên, địa chỉ khớp với hợp đồng và hoá đơn, đặc biệt khi thanh toán bằng thư tín dụng.
- Người nhận hàng (consignee): ghi tên cụ thể (vận đơn đích danh), ghi "theo lệnh" (to order) hay "theo lệnh của ngân hàng". Ô này quyết định ai có quyền nhận hàng và vận đơn có chuyển nhượng được không.
- Bên được thông báo (notify party): người được báo khi hàng tới, thường là người mua hoặc đại lý của họ.
- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, nơi giao hàng: khớp với hợp đồng và thư tín dụng.
- Mô tả hàng, số kiện, trọng lượng: khớp với hoá đơn và phiếu đóng gói; thư tín dụng có thể đòi mô tả theo đúng chữ trong thư.
- Số container và số niêm phong: khớp với thực tế đóng hàng.
- Ghi chú đã xếp hàng lên tàu (shipped on board) và ngày: ngày này thường được coi là ngày giao hàng, đối chiếu với hạn giao hàng trong hợp đồng hay thư tín dụng.
- Cước trả trước hay trả sau (freight prepaid, freight collect): phải khớp với điều kiện giao hàng đã thoả thuận.
- Số bản gốc phát hành: thường là trọn bộ ba bản; người nhận chỉ cần một bản hợp lệ để lấy hàng, nên phải giữ cả bộ.
Mẹo: đặt bản nháp cạnh hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói và (nếu có) thư tín dụng, soát từng ô theo hàng ngang. Một người khác soát lần hai càng tốt.
Vận đơn sạch, vận đơn đã xếp hàng và những chữ có thể làm hỏng bộ chứng từ
Vận đơn sạch là vận đơn không có ghi chú của người chuyên chở về tình trạng khiếm khuyết của hàng hay bao bì, như "thùng ướt", "kiện bị rách". Khi thanh toán bằng thư tín dụng, ngân hàng thường chỉ chấp nhận vận đơn sạch; một ghi chú như vậy có thể khiến bộ chứng từ bị coi là có sai biệt. Cách phòng là đóng gói chắc, kiểm tình trạng kiện trước khi giao cho người chuyên chở, và giải quyết ngay nếu nhân viên kho ghi nhận hư hỏng.
Vận đơn đã xếp hàng (shipped on board) xác nhận hàng đã lên tàu; vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment) chỉ xác nhận hãng đã nhận hàng, chưa chắc đã xếp. Thư tín dụng thường đòi vận đơn đã xếp hàng, hoặc vận đơn nhận hàng có ghi chú xếp hàng kèm ngày. Nếu bạn nhận loại thứ hai, hỏi hãng hoặc bên giao nhận về ghi chú xếp hàng.
Những chữ khác đáng để ý: "said to contain" hoặc "shipper's load, stow and count" xuất hiện với container do người gửi tự đóng, thể hiện hãng không kiểm đếm bên trong. Đây là ghi chú thông thường, không làm vận đơn mất sạch, nhưng nhắc bạn rằng bằng chứng về số lượng và tình trạng hàng bên trong container chủ yếu đến từ chính bạn: phiếu đóng gói, ảnh đóng hàng, số niêm phong.
Gửi bộ vận đơn gốc cho người mua hoặc ngân hàng
Vận đơn gốc là giấy có giá trị như chìa khoá kho hàng; gửi sai cách có thể mất tiền hoặc làm hàng nằm chờ ở cảng. Trình tự an toàn thường như sau:
- Nhận đủ bộ bản gốc từ hãng tàu hoặc bên giao nhận, đếm số bản theo ô "số bản gốc", kiểm chữ ký, dấu, ngày xếp hàng.
- Ký hậu nếu vận đơn theo lệnh người gửi và điều kiện thanh toán yêu cầu; ký hậu để trống hay ký hậu cho ai phải đúng theo hợp đồng hoặc thư tín dụng.
- Chụp hoặc quét toàn bộ mặt trước, mặt sau mọi bản, lưu cùng hoá đơn và phiếu đóng gói.
- Với thư tín dụng hoặc nhờ thu: nộp bộ chứng từ cho ngân hàng của bạn đúng hạn xuất trình, giữ biên nhận của ngân hàng.
- Với thanh toán trực tiếp: chỉ gửi bản gốc cho người mua sau khi đã nhận đủ tiền, bằng dịch vụ chuyển phát có mã theo dõi, ghi tên người nhận đúng như đã thống nhất.
- Báo người mua mã theo dõi và ngày dự kiến tới, nhắc họ thời gian miễn phí lưu container ở cảng đến.
Nếu thời gian tàu chạy ngắn, bản gốc gửi qua đường bưu chính có thể tới sau hàng, làm phát sinh phí lưu bãi cho người mua. Với tuyến ngắn, cân nhắc điện giao hàng hoặc seaway bill sau khi đã nhận tiền, thay vì gửi bản gốc.
Vận đơn chủ, vận đơn nhà và vận đơn điện tử
Khi bạn đi qua công ty giao nhận, thường có hai tầng vận đơn: hãng tàu phát vận đơn chủ cho bên giao nhận (hoặc đại lý của họ), bên giao nhận phát vận đơn nhà cho bạn. Người mua của bạn nhận hàng từ đại lý của bên giao nhận ở đầu nhập, xuất trình vận đơn nhà. Mô hình này phổ biến, đặc biệt với hàng lẻ; điều cần kiểm là bên phát vận đơn nhà có tư cách và năng lực tài chính, và thư tín dụng (nếu có) chấp nhận loại vận đơn này.
Vận đơn điện tử đang được nhiều hãng tàu và nền tảng triển khai, cho phép chuyển quyền sở hữu qua hệ thống thay vì gửi giấy. Lợi ích là nhanh và giảm thất lạc; điều kiện là cả người gửi, người nhận, ngân hàng (nếu có) cùng tham gia một hệ thống được chấp nhận. Khung pháp lý ở các nước đang thay đổi, nên trước khi dùng, hỏi người mua, ngân hàng và hãng tàu xem họ chấp nhận chưa, và kiểm quy định hiện hành.
Dù giấy hay điện tử, nguyên tắc không đổi: biết chứng từ nào cho quyền nhận hàng, và biết lúc nào bạn chuyển quyền đó đi.
Chọn loại vận đơn theo cách thanh toán
Bảng dưới là gợi ý khởi đầu. Quyết định cuối cùng nên thống nhất với người mua và ngân hàng, ghi rõ trong hợp đồng.
| Cách thanh toán | Loại vận đơn thường hợp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trả trước toàn bộ | Seaway bill hoặc điện giao hàng | Bạn đã nhận tiền, giao nhanh là ưu tiên của người mua |
| Đặt cọc, phần còn lại trả khi có bản sao vận đơn | B/L gốc; nộp lại làm điện giao hàng sau khi nhận đủ tiền | Không nộp lại hay gửi bản gốc trước khi tiền về tài khoản |
| Nhờ thu kèm chứng từ (D/P) | B/L gốc theo lệnh, gửi qua ngân hàng | Người mua trả tiền mới nhận được chứng từ |
| Thư tín dụng | B/L gốc đúng như thư yêu cầu | Soát từng chữ với điều kiện thư tín dụng |
| Trả chậm, ghi sổ | Seaway bill hoặc vận đơn đích danh | Rủi ro nằm ở thanh toán, cân nhắc bảo hiểm tín dụng xuất khẩu |
Lưu ý một rủi ro ít người nói: ở một số nước, quy định hoặc tập quán tại cảng cho phép giao hàng cho người nhận đích danh mà không cần xuất trình bản gốc. Nếu bán cho thị trường mới với vận đơn đích danh mà chưa nhận đủ tiền, hỏi bên giao nhận và ngân hàng về tập quán ở cảng đến trước khi chọn.
Câu hỏi thường gặp
Vận đơn gốc bị thất lạc thì làm sao?
Báo ngay cho hãng tàu hoặc bên phát vận đơn. Thông thường hãng chỉ giao hàng không cần bản gốc khi có thư bảo đảm bồi thường, thường kèm bảo lãnh ngân hàng, vì họ phải phòng trường hợp người cầm bản gốc xuất hiện. Thủ tục và chi phí tuỳ hãng, nên gửi bản gốc bằng dịch vụ có theo dõi.
Vận đơn theo lệnh và vận đơn đích danh khác nhau thế nào?
Vận đơn đích danh ghi tên người nhận cụ thể, thường không chuyển nhượng được bằng ký hậu. Vận đơn theo lệnh ghi người nhận là "theo lệnh" của người gửi hoặc ngân hàng, chuyển nhượng được bằng ký hậu. Thư tín dụng và nhờ thu thường dùng vận đơn theo lệnh để ngân hàng giữ quyền kiểm soát hàng.
Sửa vận đơn sau khi phát hành có được không?
Thường được nhưng mất phí, và nếu bản gốc đã gửi đi thì phải thu hồi đủ bộ. Một số thay đổi như đổi tên người nhận có thể bị hạn chế. Vì vậy soát kỹ bản nháp trước khi đồng ý phát hành là việc rẻ nhất.
Seaway bill có an toàn cho người bán không?
An toàn khi bạn đã nhận tiền hoặc tin cậy người mua, vì seaway bill không phải chứng từ sở hữu và người nhận có tên trên đó lấy được hàng mà không cần bản gốc. Với người mua mới chưa thanh toán, seaway bill gần như là giao hàng trước, nhận tiền sau.
Ngày trên vận đơn có ý nghĩa gì?
Ngày xếp hàng lên tàu thường được coi là ngày giao hàng, dùng để đối chiếu với hạn giao hàng trong hợp đồng hoặc thư tín dụng, và để tính hạn xuất trình chứng từ. Nếu ngày vượt hạn giao hàng, ngân hàng có thể coi bộ chứng từ có sai biệt.
Vận đơn nhà có được ngân hàng chấp nhận không?
Tuỳ điều kiện của thư tín dụng. Theo quy tắc thực hành phổ biến, vận đơn do bên giao nhận phát hành có thể được chấp nhận nếu họ ký với tư cách người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở. Nên đọc kỹ thư tín dụng và hỏi ngân hàng trước khi giao hàng.