Khách hàng nhập khẩu nước ngoài thường đến từ bảy kênh: sàn thương mại điện tử B2B, hội chợ quốc tế, thương vụ và các tổ chức xúc tiến thương mại, hiệp hội ngành hàng, tìm kiếm chủ động từ dữ liệu công khai, giới thiệu từ khách cũ và đối tác, và các công ty thương mại hay đại lý bán hàng. Không kênh nào tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Kênh hợp với bạn phụ thuộc vào mặt hàng (hàng thô bán theo tiêu chuẩn hay hàng có thiết kế riêng), ngân sách, người viết được thư tiếng Anh, và thời gian bạn chịu chờ.
Bài này phân loại người mua nước ngoài, so sánh bảy kênh trong một bảng, chỉ cách tự tìm khách từ dữ liệu công khai và nói thẳng về nhịp thật của việc tìm khách: phần lớn liên hệ không có hồi âm, và đơn đầu thường đến sau nhiều tháng. Các bài khác trong danh mục đi sâu từng kênh.
Người mua nước ngoài là ai: năm kiểu khách khác nhau
Nhà nhập khẩu và phân phối. Đây là kiểu khách phổ biến nhất với doanh nghiệp nhỏ. Họ đứng tên nhập hàng, chịu trách nhiệm pháp lý ở nước họ, rồi bán lại cho cửa hàng, nhà hàng, chuỗi bán lẻ. Họ quan tâm hàng có hợp lệ khi vào nước họ không, giá có đủ biên để bán lại không, và bạn có giao đều được không.
Chuỗi bán lẻ mua trực tiếp. Siêu thị, chuỗi cửa hàng đồ gia dụng, chuỗi đồ trang trí có phòng thu mua riêng. Đơn có thể lớn nhưng yêu cầu đánh giá nhà máy, chứng nhận và điều khoản phạt giao trễ thường nặng. Ít khi là khách đầu tiên của một xưởng nhỏ.
Nhà sản xuất mua nguyên liệu. Xưởng rang cà phê, nhà máy làm gia vị, hãng thực phẩm mua nguyên liệu Việt Nam để chế biến tiếp. Họ soi chỉ tiêu kỹ thuật và độ ổn định giữa các lô hơn là bao bì đẹp.
Công ty thương mại trung gian. Mua của bạn rồi bán cho người khác, đôi khi sang nước thứ ba. Dễ làm việc, chấp nhận lô nhỏ, nhưng giá thường thấp hơn và bạn ít biết hàng mình cuối cùng đi đâu.
Thương hiệu nhỏ đặt hàng nhãn riêng. Người bán online, thương hiệu mới ở nước ngoài muốn bạn sản xuất rồi in nhãn của họ. Lô nhỏ, đòi hỏi nhiều về mẫu mã và giấy tờ, nhưng có thể thành khách đều nếu họ lớn lên.
Bảy kênh tìm khách và mỗi kênh hợp với ai
Bảng dưới so sánh định tính. Chi phí ghi theo mức tương đối, không phải số tiền cụ thể; mỗi kênh có bài riêng trong danh mục này.
| Kênh | Hợp với | Cần chuẩn bị | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Sàn thương mại điện tử B2B | Hàng có quy cách rõ, ảnh đẹp, người trực thư hằng ngày | Hồ sơ gian hàng, trang sản phẩm, người trả lời yêu cầu báo giá | Nhiều yêu cầu ảo, cạnh tranh giá với cả thế giới |
| Hội chợ quốc tế | Hàng cần cầm, nếm, sờ mới tin; ngành có hội chợ chuyên | Mẫu, hồ sơ năng lực, người nói được tiếng Anh tại gian | Chi phí cao nhất, phải theo đuổi sau hội chợ |
| Thương vụ và tổ chức xúc tiến | Doanh nghiệp mới, cần thông tin và lời giới thiệu | Thư hỏi cụ thể, hồ sơ ngắn gọn | Không bán hàng thay bạn, tốc độ tuỳ nơi |
| Hiệp hội ngành hàng | Ngành có hiệp hội hoạt động mạnh | Phí hội viên, tham gia sinh hoạt | Lợi ích đến chậm, qua quan hệ |
| Tìm chủ động từ dữ liệu công khai | Người kiên nhẫn, viết thư tốt | Danh sách mục tiêu, thư chào hàng, sổ theo dõi | Tỉ lệ hồi âm thấp, tốn công |
| Giới thiệu từ khách cũ, đối tác | Doanh nghiệp đã có vài khách hài lòng | Giao hàng tốt để được giới thiệu | Không chủ động được nhịp |
| Công ty thương mại, đại lý hoa hồng | Xưởng giỏi làm hàng, yếu bán hàng | Hợp đồng rõ phạm vi, hoa hồng, khách thuộc ai | Mất liên hệ trực tiếp với người mua cuối |
Hai kênh rẻ nhất về tiền lại tốn nhiều công nhất: tìm chủ động và hiệp hội. Hai kênh nhanh có khách thật nhất thường là hội chợ chuyên ngành và giới thiệu. Doanh nghiệp nhỏ hay phối hợp ba kênh: một kênh tốn tiền, một kênh tốn công, một kênh dựa vào quan hệ.
Chọn kênh theo sức của mình, không theo lời mời chào
Câu hỏi đầu tiên là mặt hàng của bạn được mua vì cái gì. Hàng thô hay bán theo tiêu chuẩn (hạt điều, tiêu, cà phê nhân, gạo) được mua chủ yếu vì chỉ tiêu kỹ thuật, giá và độ tin cậy giao hàng; người mua tìm nhà cung cấp qua quan hệ ngành, hiệp hội, công ty thương mại. Hàng có thiết kế (đồ mây tre, gốm, đồ gỗ trang trí, dệt thủ công) được mua vì mẫu mã; người mua cần nhìn tận mắt, nên hội chợ và phòng mẫu có sức nặng hơn.
Câu hỏi thứ hai là bạn có ai ngồi trả lời thư. Sàn B2B và tìm kiếm chủ động đều chết nếu thư đến sáng thứ hai mà chiều thứ sáu mới trả lời. Nếu chủ xưởng kiêm luôn việc này, hãy chọn ít kênh hơn và làm cho tới nơi.
Câu hỏi thứ ba là bạn chịu chờ bao lâu. Ví dụ giả định: một xưởng gốm nhỏ đặt mục tiêu có đơn thử trong năm đầu. Xưởng chọn một hội chợ chuyên ngành đi theo gian hàng chung để giảm chi phí, song song đăng ký hội viên hiệp hội và tự gửi thư cho một danh sách nhà nhập khẩu đồ gia dụng ở hai nước. Không kênh nào được kỳ vọng ra đơn ngay; kế hoạch được đánh giá lại sau mỗi quý theo số người mua thật sự hỏi giá và xin mẫu.
Chuẩn bị gì trước khi đi tìm khách
Tìm được người mua mà không trả lời nổi câu hỏi đầu tiên của họ là cách nhanh nhất để mất khách. Trước khi liên hệ ai, bạn nên có sẵn:
- Mô tả sản phẩm bằng tiếng Anh: tên, quy cách, chất liệu hay thành phần, kích thước, trọng lượng, cách đóng gói.
- Mức đặt hàng tối thiểu (MOQ) và năng lực mỗi tháng, tính trên sức thật của xưởng chứ không phải lúc dồn ca.
- Một báo giá mẫu theo một điều kiện giao hàng bạn nắm chắc (thường là FOB hoặc EXW với người mới), có hiệu lực ghi rõ.
- Danh sách giấy tờ đang có: đăng ký kinh doanh, chứng nhận chất lượng, kiểm nghiệm, chứng nhận cơ sở nếu ngành bắt buộc.
- Ảnh thật của sản phẩm và xưởng, chụp rõ, đủ góc, không dùng ảnh mạng.
- Mẫu sẵn để gửi, cùng quyết định trước là mẫu miễn phí hay tính phí.
- Một hồ sơ năng lực ngắn và catalogue, kèm địa chỉ email theo tên miền riêng nếu có thể.
- Kiểm xem nhãn hiệu của bạn đã được bảo hộ ở thị trường định bán chưa, trước khi giới thiệu rộng rãi.
Danh sách này cũng là bài kiểm tra mức sẵn sàng: còn thiếu từ ba mục trở lên thì nên lấp trước, vì người mua nghiêm túc sẽ hỏi gần như đủ các mục trên ngay trong hai ba thư đầu.
Tìm khách chủ động từ dữ liệu công khai
Đây là kênh ít tốn tiền nhất và cũng là kênh dạy bạn hiểu thị trường nhanh nhất. Cách làm theo thứ tự:
- Chốt mã HS của mặt hàng và một hai nước mục tiêu. Mã HS giúp bạn tra đúng số liệu nhập khẩu và đúng nhóm người mua.
- Lập danh sách tên doanh nghiệp từ các nguồn công khai: danh sách đơn vị trưng bày của hội chợ chuyên ngành các năm trước, danh bạ hội viên của hiệp hội nhập khẩu hay hiệp hội ngành ở nước đó, trang "nhà cung cấp" của các chuỗi bán lẻ, các doanh nghiệp đang bán hàng cùng loại xuất xứ từ nước khác.
- Ở một số nước, thông tin vận đơn nhập khẩu được công bố và có dịch vụ tổng hợp lại theo tên người nhập. Nếu dùng, hãy hiểu đó là dữ liệu tham khảo, có độ trễ và có thể thiếu.
- Lọc danh sách theo mức phù hợp: họ có đang bán đúng loại hàng của bạn không, quy mô có hợp với lô của bạn không, họ có nhập từ châu Á không.
- Tìm đúng người phụ trách mua hàng hoặc phát triển sản phẩm, không gửi vào hộp thư chung nếu tìm được người cụ thể.
- Viết thư riêng cho từng nhóm, có một lý do cụ thể vì sao bạn liên hệ họ, rồi theo dõi và nhắc lại theo lịch.
- Ghi mọi liên hệ vào một sổ theo dõi: ngày gửi, ai trả lời, hỏi gì, bước tiếp theo.
Sổ theo dõi quan trọng hơn người ta nghĩ. Sau ba bốn tháng, nó cho bạn biết nhóm khách nào hồi âm nhiều, câu hỏi nào lặp lại, và đó là nguyên liệu để sửa thư chào hàng, catalogue và báo giá.
Nhịp thật của việc tìm khách: chuẩn bị cho tỉ lệ hồi âm thấp
Người mới hay thất vọng vì gửi năm chục thư mà chỉ vài người trả lời. Đó là chuyện bình thường. Người mua chuyên nghiệp nhận thư chào hàng mỗi ngày; họ chỉ trả lời khi đúng lúc họ cần thêm nguồn hàng, hoặc khi thư của bạn cho thấy rõ bạn hiểu họ bán gì.
Ví dụ giả định để hình dung phễu: trong một năm, một doanh nghiệp liên hệ khoảng hai trăm người mua tiềm năng qua mọi kênh; khoảng hai mươi người trả lời; tám người xin mẫu hoặc báo giá chi tiết; hai người đặt đơn thử; một người quay lại đặt đơn thứ hai. Con số của bạn có thể khác nhiều tuỳ ngành, nhưng hình phễu hẹp dần như vậy là phổ biến.
Điều rút ra là đừng đánh giá một kênh sau một tháng. Hãy đặt chỉ tiêu theo từng tầng của phễu: bao nhiêu liên hệ mới mỗi tuần, bao nhiêu cuộc trao đổi có câu hỏi cụ thể, bao nhiêu bộ mẫu gửi đi. Tầng nào tắc thì sửa đúng tầng đó: không ai hồi âm thì sửa danh sách và thư; hồi âm nhiều mà không ai xin mẫu thì xem lại giá và quy cách; gửi mẫu mà không ai đặt thì xem lại chất lượng mẫu và cách theo dõi sau mẫu.
Những sai lầm làm mất khách ngay từ vòng đầu
Trả lời chậm. Người mua hỏi ba nhà cung cấp cùng lúc; ai trả lời đủ ý trước thường được đi tiếp. Chậm vài ngày là đã ra khỏi vòng.
Báo giá mơ hồ. Không ghi điều kiện giao hàng, không ghi hiệu lực, không ghi quy cách đóng gói khiến người mua không so được và bỏ qua.
Mẫu đẹp hơn hàng thật. Làm mẫu bằng nguyên liệu chọn lọc rồi sản xuất bằng nguyên liệu thường là cách mất khách nhanh nhất, kèm cả tiếng xấu trong ngành.
Nhận mọi yêu cầu. Hứa làm được quy cách, chứng nhận, thời hạn mà mình chưa chắc chỉ để giữ khách, rồi trễ hoặc sai ở lô đầu.
Gửi thư hàng loạt giống hệt nhau. Người mua nhận ra ngay thư gửi đại trà; nhiều hệ thống thư còn đẩy thẳng vào mục thư rác.
Coi thường khách nhỏ. Đơn nhỏ của một nhà nhập khẩu nhỏ là chỗ để bạn tập làm hồ sơ, chứng từ và giao hàng đúng hẹn trước khi gặp khách lớn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ không có tiền đi hội chợ thì tìm khách nước ngoài bằng cách nào?
Bạn có thể bắt đầu bằng tìm kiếm chủ động từ dữ liệu công khai, hỏi thương vụ Việt Nam ở nước mục tiêu, tham gia hiệp hội ngành hàng và lập gian hàng trên một sàn B2B. Những kênh này tốn công nhiều hơn tốn tiền. Khi đã có vài khách hỏi thật, hãy cân nhắc đi hội chợ theo gian hàng chung để giảm chi phí.
Có nên mua danh sách email nhà nhập khẩu được rao bán không?
Nên thận trọng. Danh sách bán sẵn thường cũ, trùng lặp, nhiều địa chỉ chung, và gửi thư hàng loạt vào đó dễ bị coi là thư rác, làm hỏng uy tín tên miền của bạn. Một số nước còn có quy định chặt về thư tiếp thị và dữ liệu cá nhân. Danh sách tự lập, nhỏ mà đúng người, thường hiệu quả hơn.
Bao lâu thì doanh nghiệp mới xuất khẩu có đơn hàng đầu tiên?
Không có thời hạn chung. Hàng thô có tiêu chuẩn rõ đôi khi có đơn sau vài tháng nếu giá cạnh tranh; hàng cần thử nghiệm, chứng nhận hay nhiều vòng mẫu có thể mất từ nửa năm đến hơn một năm. Nên lập kế hoạch tài chính cho việc tìm khách đủ dài, không trông vào đơn trong tháng đầu.
Nên bán qua công ty thương mại hay tự tìm khách cuối?
Bán qua công ty thương mại giúp bạn có đơn sớm và không phải lo chứng từ, đổi lại giá thấp hơn và ít thông tin về người mua cuối. Tự tìm khách cuối cho biên tốt hơn nhưng tốn công, tốn thời gian. Nhiều xưởng làm cả hai: bán qua trung gian để giữ máy chạy, đồng thời tự xây vài khách trực tiếp.
Có cần website tiếng Anh trước khi tìm khách nước ngoài không?
Không bắt buộc nhưng rất nên có. Người mua thường tra tên bạn trước khi trả lời thư; một trang đơn giản có ảnh xưởng thật, sản phẩm, quy cách và cách liên hệ giúp họ tin bạn có thật. Địa chỉ email theo tên miền riêng cũng tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn hộp thư miễn phí.
Khách nước ngoài hỏi giá xong im lặng thì làm gì?
Nhắc lại một hai lần với thông tin mới, chẳng hạn ảnh mẫu, chứng nhận vừa có hay lịch mùa vụ, cách nhau một đến hai tuần. Nếu vẫn im lặng, ghi vào sổ theo dõi và liên hệ lại sau vài tháng. Người mua có thể chưa cần lúc này nhưng sẽ cần khi nguồn hàng hiện tại của họ có vấn đề.