Doanh nghiệp nhỏ mới xuất khẩu, mỗi năm vài lô, thường nên thuê đại lý làm thủ tục hải quan cho tới khi lượng hàng đều đặn; khi có lô hàng hằng tháng, mặt hàng ổn định và có người được đào tạo, tự khai bắt đầu có lợi về chủ động thời gian và kiểm soát dữ liệu. Dù chọn cách nào, trách nhiệm về tính đúng của thông tin hàng hoá vẫn gắn với chủ hàng, nên thuê đại lý không có nghĩa là giao phó hoàn toàn.
Theo Luật Hải quan 2014, đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng điều kiện luật định, có nhân viên đại lý hải quan, và được cơ quan hải quan công nhận. Bài này so sánh hai cách làm, chỉ cách kiểm một đại lý trước khi giao việc, chia việc cho rõ, và những điều nên ghi trong hợp đồng.
So sánh tự khai và thuê đại lý
Không có lựa chọn đúng cho mọi doanh nghiệp. Bảng dưới đặt hai cách cạnh nhau theo những tiêu chí doanh nghiệp nhỏ hay quan tâm.
| Tiêu chí | Tự khai | Thuê đại lý |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Chữ ký số đăng ký hải quan, phần mềm, thời gian học nghiệp vụ | Gần như không có, trả phí theo lô |
| Chi phí mỗi lô | Thấp, chủ yếu là thời gian người làm | Phí dịch vụ theo thoả thuận |
| Tốc độ xử lý sự cố | Phụ thuộc kinh nghiệm người khai | Đại lý lâu năm xử lý nhanh tình huống quen |
| Kiểm soát dữ liệu | Cao, dữ liệu nằm trong phần mềm của bạn | Phụ thuộc việc đại lý gửi bản nháp, bản thông quan |
| Hiểu sản phẩm | Hiểu rõ nhất | Phụ thuộc mô tả bạn cung cấp |
| Rủi ro người nghỉ việc | Mất người là mất nghiệp vụ nếu không ghi chép | Đại lý có nhiều người thay thế |
| Hợp với | Lô đều đặn, mặt hàng ổn định | Lô ít, mặt hàng mới, tình huống phức tạp |
Nhiều doanh nghiệp đi theo con đường lai: thuê đại lý cho vài lô đầu, đồng thời cử một người theo sát học việc; khi người đó nắm được, chuyển sang tự khai các lô thông thường và vẫn thuê đại lý cho lô đặc biệt như tạm xuất, hàng cần giấy phép.
Đại lý hải quan khác forwarder thế nào
Hai khái niệm này hay bị dùng lẫn. Forwarder (người giao nhận) lo vận chuyển: đặt chỗ, gom hàng, phát hành vận đơn của họ, làm việc với hãng tàu, hãng bay. Đại lý làm thủ tục hải quan lo phần khai báo và làm việc với cơ quan hải quan thay chủ hàng. Nhiều công ty làm cả hai, nhưng về pháp lý là hai vai khác nhau.
Điều kiện để là đại lý làm thủ tục hải quan được quy định riêng: doanh nghiệp có ngành nghề phù hợp, có nhân viên đại lý hải quan được cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan và mã số nhân viên, có kết nối với hệ thống của hải quan, và được cơ quan hải quan công nhận. Một forwarder chưa được công nhận là đại lý hải quan thì không thể đứng ra khai với tư cách đại lý.
Khi một công ty chào gói trọn từ kho tới cảng, hãy hỏi rõ: phần khai hải quan do chính họ làm với tư cách đại lý được công nhận, hay họ thuê lại một đại lý khác. Thuê lại không sai, nhưng bạn nên biết ai đứng tên đại lý trên tờ khai, vì đó là người bạn cần liên hệ khi có vấn đề.
Kiểm một đại lý trước khi giao lô đầu tiên
Các bước dưới đây không tốn nhiều thời gian, nhưng tránh được những rắc rối khó gỡ về sau.
- Tra tên doanh nghiệp trong danh sách đại lý làm thủ tục hải quan được công nhận, công bố trên cổng thông tin của ngành hải quan; kiểm trạng thái còn hoạt động.
- Hỏi họ đã làm mặt hàng giống bạn chưa, ở chi cục nào, có gặp yêu cầu giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành tương tự không.
- Đề nghị xem mẫu bản nháp tờ khai và quy trình họ gửi bản nháp cho chủ hàng soát trước khi truyền.
- Hỏi rõ phí dịch vụ gồm những việc gì, việc gì tính thêm (luồng đỏ, khai bổ sung, làm ngoài giờ), và phí nhà nước, phí cảng được thu hộ thế nào, có chứng từ không.
- Hỏi đầu mối liên hệ, giờ làm việc, cách liên hệ khi có sự cố sát giờ tàu.
- Nếu được, hỏi một doanh nghiệp khác đã dùng dịch vụ của họ về mức độ minh bạch và phản hồi.
Dấu hiệu nên tránh: hứa "bảo đảm luồng xanh", gợi ý khai mã hay mô tả khác thực tế để "cho nhanh", từ chối gửi bản nháp, không xuất chứng từ cho khoản thu hộ. Một đại lý tốt sẽ hỏi bạn nhiều về sản phẩm; một đại lý chỉ hỏi số tiền là đáng lo.
Bạn phải giao cho đại lý những gì
Chất lượng tờ khai phụ thuộc chất lượng thông tin đầu vào. Bộ thông tin dưới đây nên gửi đủ cho mỗi lô, bằng văn bản.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã xác nhận, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói.
- Phiếu sản phẩm: mô tả kỹ thuật, thành phần, công dụng, ảnh, mã HS đã thống nhất và lý do.
- Giấy phép, giấy chứng nhận kiểm dịch, kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu có.
- Thông tin vận chuyển từ forwarder: số đặt chỗ, cảng, ngày tàu, giờ cắt máng.
- Địa điểm tập kết hàng, số container, số niêm phong khi đóng xong.
- Giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng dịch vụ có phạm vi uỷ quyền rõ ràng.
- Đầu mối bên bạn có quyền quyết định khi đại lý cần hỏi gấp.
Một mẹo nhỏ: gửi thông tin qua cùng một kênh cho mọi lô, ví dụ một hộp thư chung và một nhóm trao đổi đặt tên theo số hợp đồng. Khi cần truy lại ai gửi gì lúc nào, bạn tìm được trong vài phút.
Hợp đồng với đại lý: những điều khoản nên có
Phạm vi uỷ quyền. Đại lý được làm những việc gì nhân danh bạn: khai, ký, nộp hồ sơ, có mặt khi kiểm hàng, khai bổ sung. Việc nào cần bạn đồng ý trước bằng văn bản, ví dụ chấp nhận kết quả kiểm tra có sai khác.
Quy trình soát bản nháp. Đại lý gửi bản nháp trước khi truyền chính thức, bạn xác nhận trong thời gian nhất định. Không có xác nhận thì không truyền, trừ khi hai bên có thoả thuận khác.
Trách nhiệm khi có lỗi. Lỗi do đại lý nhập sai so với thông tin bạn cung cấp thì đại lý chịu; lỗi do thông tin bạn cung cấp sai thì bạn chịu. Ghi rõ cách xử lý chi phí phát sinh và tiền phạt nếu có.
Bảo mật và lưu trữ. Đại lý giữ bí mật thông tin giá, khách hàng; gửi lại cho bạn bản điện tử tờ khai đã thông quan và các thông báo của hải quan cho mỗi lô.
Phí và thu hộ. Biểu phí dịch vụ, các khoản tính thêm, cách thu hộ phí nhà nước và phí cảng, chứng từ kèm theo, thời hạn thanh toán.
Chấm dứt và bàn giao. Khi chấm dứt hợp đồng, đại lý bàn giao dữ liệu các lô đã làm để bạn hoặc đại lý mới tiếp tục, nhất là các lô còn đang chờ kiểm tra sau thông quan.
Ví dụ giả định: một hợp tác xã chọn cách làm thủ tục
Ví dụ giả định: một hợp tác xã mây tre đan nhận đơn xuất khẩu đầu tiên, dự kiến bốn lô trong năm, mỗi lô một container hàng lẻ gom ở kho của forwarder. Mặt hàng gồm giỏ, khay, chao đèn làm từ mây, tre, lục bình, không thuộc diện giấy phép, nhưng người mua yêu cầu chứng nhận hun trùng cho hàng và pallet.
Ban quản lý cân nhắc: tự khai thì phải đăng ký chữ ký số với hải quan, mua phần mềm, cử một người đi học, trong khi chỉ có bốn lô; thuê đại lý thì mất phí mỗi lô nhưng có người quen việc ở kho gom hàng. Họ chọn thuê một đại lý được công nhận, có kinh nghiệm hàng thủ công, với điều kiện đại lý gửi bản nháp tờ khai để kế toán của hợp tác xã soát.
Song song, hợp tác xã lập phiếu sản phẩm cho từng mã hàng: chất liệu chính, tỷ lệ, mã HS đã thống nhất với đại lý, yêu cầu hun trùng. Cuối năm, nếu đơn hàng tăng lên hằng tháng, họ sẽ tính lại phương án tự khai. Các con số và lựa chọn trong ví dụ chỉ để minh hoạ cách nghĩ, không phải khuyến nghị cho mọi trường hợp.
Đánh giá đại lý định kỳ
Thuê đại lý không phải quyết định một lần. Mỗi quý hoặc mỗi nửa năm, nhìn lại vài tiêu chí đo được, thay vì chỉ dựa vào cảm giác "làm cũng được".
- Tỷ lệ bản nháp tờ khai phải sửa sau khi bạn soát, và lỗi thường nằm ở đâu.
- Số lần phải khai bổ sung hoặc huỷ tờ khai do lỗi nghiệp vụ của đại lý.
- Thời gian phản hồi khi có thông báo luồng, yêu cầu hồ sơ hoặc sự cố sát giờ tàu.
- Mức minh bạch của các khoản thu hộ: có đủ chứng từ, khớp với biểu phí không.
- Việc gửi lại bản tờ khai đã thông quan và thông báo của hải quan có đều đặn không.
- Đại lý có chủ động cảnh báo khi quy định liên quan mặt hàng của bạn thay đổi không.
Một đại lý tốt thường không phải là đại lý rẻ nhất mà là đại lý làm bạn ít phải sửa nhất. Chi phí của một lần rớt tàu hay một lần khai bổ sung có thể lớn hơn phần chênh lệch phí dịch vụ cả năm.
Khi chuyển từ thuê đại lý sang tự khai
Chuyển đổi nên làm theo từng bước. Trước hết, đăng ký chữ ký số với hải quan và cài phần mềm khai báo, chạy thử với tài khoản để làm quen giao diện. Tiếp theo, cho người phụ trách tự lập bản nháp cho một vài lô trong khi đại lý vẫn là người truyền chính thức, rồi so bản nháp hai bên để thấy chỗ khác.
Khi bản nháp của bạn đã khớp với bản của đại lý qua vài lô liên tiếp, bắt đầu tự truyền các lô đơn giản nhất: mặt hàng quen, không giấy phép, khách quen. Giữ đại lý cho các lô phức tạp trong thời gian đầu. Ghi lại mọi tình huống phát sinh vào một sổ tay nghiệp vụ nội bộ để người sau học được.
Đừng quên bàn giao dữ liệu: danh mục sản phẩm, khách hàng, mã HS mà đại lý đã dùng nên được chuyển về phần mềm của bạn để giữ nhất quán. Một mã HS đổi đột ngột chỉ vì đổi người khai là thứ dễ làm hệ thống quản lý rủi ro chú ý.
Câu hỏi thường gặp
Thuê đại lý hải quan thì doanh nghiệp còn chịu trách nhiệm gì?
Chủ hàng vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin hàng hoá cung cấp cho đại lý, về chứng từ, giấy phép, và về nghĩa vụ thuế. Đại lý chịu trách nhiệm trong phạm vi uỷ quyền và về lỗi nghiệp vụ của chính họ, theo luật và hợp đồng.
Làm sao biết một công ty có phải đại lý hải quan được công nhận không?
Danh sách đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan hải quan công bố trên cổng thông tin của ngành. Tra theo tên hoặc mã số thuế của doanh nghiệp, xem trạng thái còn hoạt động hay đã bị tạm dừng, chấm dứt.
Phí đại lý hải quan tính thế nào?
Thường tính theo tờ khai hoặc theo lô, có thể khác nhau theo luồng, số dòng hàng, loại hình và việc phát sinh thêm. Hỏi biểu phí bằng văn bản, và tách riêng phí dịch vụ với các khoản thu hộ để dễ so sánh giữa các bên.
Nhân viên công ty tự khai có cần chứng chỉ không?
Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan là điều kiện đối với nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp tự khai cho hàng của mình không bắt buộc theo cùng điều kiện đó, nhưng người khai nên được đào tạo bài bản; nhiều doanh nghiệp vẫn cho nhân viên học để có nền tảng.
Có nên dùng một đại lý cho mọi cảng không?
Một đại lý quen cả hồ sơ của bạn giúp dữ liệu nhất quán. Nhưng nếu bạn xuất qua nhiều cảng, cửa khẩu xa nhau, đại lý tại chỗ có thể xử lý kiểm hoá nhanh hơn. Cách cân bằng là giữ một đầu mối chính quản lý dữ liệu và phối hợp với đại lý địa phương khi cần.
Đại lý khai sai làm phát sinh tiền phạt thì ai trả?
Phụ thuộc lỗi thuộc về ai và hợp đồng ghi gì. Nếu đại lý nhập sai thông tin bạn đã cung cấp đúng, có thể yêu cầu đại lý chịu theo hợp đồng. Quyết định xử phạt của hải quan vẫn ban hành với người khai theo quy định, nên phân định trách nhiệm phải ghi rõ trước.