Một báo giá xuất khẩu dùng được phải trả lời đủ bảy câu cho người mua: giá bao nhiêu, theo điều kiện giao hàng nào, cho quy cách và số lượng nào, đóng gói ra sao, giao khi nào, thanh toán thế nào và giá giữ đến ngày nào. Thiếu một trong bảy dòng đó, người mua chuyên nghiệp sẽ hỏi lại hoặc tệ hơn là tự hiểu theo hướng có lợi cho họ.
Proforma invoice, hay hoá đơn chiếu lệ, là bước tiếp theo khi người mua đã gật đầu: một tờ hoá đơn trình bày như hoá đơn thật, ghi cụ thể lô hàng, dùng để người mua xin giấy phép nhập khẩu, mở thư tín dụng hoặc chuyển tiền đặt cọc. Bài này đi từ cách tính giá đến cách trình bày hai loại giấy tờ đó cho một doanh nghiệp nhỏ.
Một báo giá xuất khẩu gồm những dòng nào
Báo giá có thể là một email, một tệp bảng tính hay một tờ trình bày đẹp, nhưng phần nội dung nên đủ các dòng sau. Thứ tự không bắt buộc, quan trọng là không bỏ sót:
- Tên và thông tin người bán: tên pháp lý đúng như giấy đăng ký kinh doanh, địa chỉ, người liên hệ. Tên viết tắt hoặc tên thương mại khác tên pháp lý sẽ làm người mua khó kiểm tra bạn.
- Mô tả hàng: tên hàng, mã sản phẩm của bạn, quy cách kỹ thuật, kích thước, chất liệu, màu, trọng lượng tịnh. Với nông sản thêm tiêu chuẩn chất lượng như độ ẩm, tạp chất, cỡ hạt.
- Đơn giá và loại tiền: đơn giá cho từng mã, ghi loại tiền, ghi rõ giá theo đơn vị nào (mỗi chiếc, mỗi bộ, mỗi tấn).
- Điều kiện giao hàng: ví dụ FCA kho người bán hoặc CIF cảng đến, kèm “Incoterms 2020”.
- Số lượng tối thiểu (MOQ) và cách tính giá khi đơn lớn hơn.
- Quy cách đóng gói: số chiếc mỗi thùng, kích thước thùng, số thùng mỗi container. Người mua dùng dòng này để tính cước.
- Thời gian sản xuất và giao hàng: tính từ lúc nhận tiền cọc hoặc nhận thư tín dụng hợp lệ, không phải từ lúc ký.
- Phương thức thanh toán: ví dụ đặt cọc một phần bằng chuyển tiền, phần còn lại trước khi giao bộ chứng từ, hoặc thư tín dụng trả ngay.
- Hiệu lực báo giá: ngày cụ thể, không phải “trong thời gian ngắn”.
Nên gửi báo giá dạng tệp không sửa được kèm theo nội dung trong email, đánh số phiên bản báo giá. Khi khách hỏi lại sau vài tuần, bạn biết chính xác họ đang nhắc tới bản nào.
Tính giá từ giá thành xưởng đến giá FOB: ví dụ giả định
Sai lầm phổ biến nhất của người mới là lấy giá bán buôn trong nước rồi cộng thêm một khoản “cho xuất khẩu” theo cảm tính. Cách làm chắc hơn là đi từ giá thành lên, cộng từng khoản phát sinh chỉ vì lô hàng này xuất khẩu. Các con số dưới đây là ví dụ giả định cho một lô ghế mây, chỉ để minh hoạ cấu trúc.
- Giá thành sản xuất mỗi chiếc: nguyên liệu, công, khấu hao, quản lý xưởng. Giả định 300.000 đồng.
- Chi phí riêng của hàng xuất khẩu: thùng carton năm lớp thay cho bao nilon, xử lý chống mốc, kiểm hàng kỹ hơn. Giả định thêm 40.000 đồng mỗi chiếc.
- Chi phí lô hàng chia cho số chiếc: vận chuyển nội địa ra cảng, phí nâng hạ, phí làm thủ tục hải quan, phí chứng nhận xuất xứ, phí hun trùng nếu người mua đòi. Giả định tổng lô là 15 triệu đồng chia cho 500 chiếc, được 30.000 đồng mỗi chiếc.
- Chi phí tài chính: lãi vốn bị chôn từ lúc mua nguyên liệu tới lúc nhận tiền, phí ngân hàng nhận tiền. Giả định 15.000 đồng mỗi chiếc.
- Dự phòng rủi ro: hàng lỗi phải làm lại, tỷ giá biến động. Giả định 15.000 đồng mỗi chiếc.
- Biên lợi nhuận mong muốn: tuỳ chiến lược. Cộng xong, quy đổi sang ngoại tệ theo tỷ giá bạn chọn làm mốc và làm tròn.
Trong ví dụ giả định, giá thành xưởng 300.000 đồng đã thành khoảng 400.000 đồng trước khi cộng lãi. Nếu bạn lấy giá bán buôn nội địa 380.000 đồng rồi báo thẳng, lô hàng có nguy cơ lỗ mà bạn không nhận ra cho tới khi quyết toán. Bảng tính này nên giữ lại cho từng mã hàng và cập nhật khi giá nguyên liệu thay đổi.
Hiệu lực báo giá, tỷ giá và giá nguyên liệu
Báo giá là một lời chào. Nếu người mua chấp nhận trong thời hạn hiệu lực, nhiều hệ luật coi đó là hợp đồng đã hình thành, kể cả khi chưa có tờ hợp đồng riêng. Vì vậy một báo giá không ghi hạn, gửi đi rồi quên, có thể quay lại sau ba tháng khi giá nguyên liệu đã khác hẳn. Ghi rõ “báo giá có hiệu lực đến ngày…” là cách bảo vệ đơn giản nhất.
Thời hạn hợp lý phụ thuộc mức biến động của chi phí. Hàng thủ công dùng nguyên liệu ổn định có thể giữ giá dài hơn. Nông sản có giá thế giới thay đổi hằng ngày như cà phê, tiêu thì người bán chuyên nghiệp thường chỉ giữ giá trong thời gian rất ngắn hoặc báo giá theo công thức gắn với giá tham chiếu cộng trừ một khoản chênh lệch. Với người mới, thời hạn ngắn và điều khoản “giá có thể điều chỉnh nếu đơn đặt sau ngày hết hạn” là đủ.
Tỷ giá là rủi ro thứ hai. Bạn chi phí bằng tiền đồng, nhận tiền bằng ngoại tệ, khoảng cách từ lúc báo giá tới lúc nhận tiền có thể vài tháng. Ghi lại tỷ giá bạn dùng làm mốc trong bảng tính nội bộ, và nếu đơn hàng lớn, hỏi ngân hàng bạn đang giao dịch về các công cụ cố định tỷ giá. Không nên cộng một khoản dự phòng tỷ giá quá lớn vì sẽ làm giá kém cạnh tranh; cân bằng giữa rủi ro và giá là việc của chủ doanh nghiệp, không có công thức chung.
Proforma invoice là gì và khác hoá đơn thương mại ra sao
Nhiều người bán nhầm proforma invoice với hoá đơn thương mại, hoặc dùng lẫn hai loại. Bảng dưới đặt hai thứ cạnh nhau:
| Tiêu chí | Proforma invoice (hoá đơn chiếu lệ) | Commercial invoice (hoá đơn thương mại) |
|---|---|---|
| Thời điểm lập | Trước khi sản xuất hoặc giao hàng, sau khi người mua đồng ý báo giá | Khi giao hàng, kèm bộ chứng từ |
| Mục đích | Xác nhận đơn hàng, để người mua xin giấy phép nhập, mở thư tín dụng, chuyển tiền cọc | Đòi tiền, khai hải quan, làm căn cứ tính thuế ở nước nhập |
| Giá trị pháp lý | Không phải chứng từ đòi tiền; nếu người mua ký xác nhận thì có thể là bằng chứng của thoả thuận | Chứng từ chính trong bộ chứng từ thanh toán |
| Số lượng, giá | Theo đơn đặt, có thể còn ước tính | Theo số thực giao |
| Ghi chữ | Thường ghi rõ “Proforma Invoice” | Ghi “Commercial Invoice” hoặc “Invoice” |
Với giao dịch nhỏ, nhiều người mua coi proforma invoice có chữ ký hai bên như hợp đồng rút gọn. Nếu bạn chấp nhận cách này, hãy đưa các điều khoản quan trọng vào proforma: chất lượng, thời hạn giao, thanh toán, khiếu nại. Một tờ chỉ có bảng giá và chữ ký là không đủ để bảo vệ bạn khi có tranh chấp.
Khi lập hoá đơn thương mại sau này, mô tả hàng và đơn giá phải khớp với proforma và hợp đồng. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, mô tả hàng trên hoá đơn thương mại còn phải khớp với mô tả trong thư tín dụng.
Số lượng tối thiểu, dung sai và đóng gói: ba dòng hay bị bỏ qua
Số lượng tối thiểu nói lên sức của bạn. MOQ không chỉ để ép khách mua nhiều. Nó phản ánh mức tối thiểu để bạn mua nguyên liệu theo lô, chạy máy có lãi và lấp được một container hoặc một khối hàng lẻ hợp lý. Đặt MOQ quá thấp dễ bị kéo vào các đơn nhỏ tốn công làm mẫu, đặt quá cao làm khách mới ngại thử. Một cách hay dùng là có hai mức: MOQ cho đơn thử với giá cao hơn và MOQ cho đơn thường.
Dung sai số lượng tránh tranh cãi khi giao. Với hàng rời, nông sản hay hàng tính theo trọng lượng, rất khó giao đúng tuyệt đối. Ghi “số lượng được phép chênh lệch cộng trừ một tỷ lệ nhất định, theo lựa chọn của người bán” giúp bạn không vi phạm hợp đồng chỉ vì thiếu vài chục ký. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, quy tắc của ngân hàng cũng có những mức dung sai riêng, cần đối chiếu.
Quy cách đóng gói quyết định cước và hư hỏng. Người mua dùng quy cách đóng gói để tính số thùng mỗi container và giá vốn về kho. Nếu sau đó bạn đổi thùng, số lượng mỗi container giảm, giá vốn của khách thay đổi, và họ có quyền phàn nàn. Ghi kích thước thùng, trọng lượng cả bì, số lớp, cách xếp lên pallet ngay từ báo giá.
Những lỗi khiến báo giá lỗ hoặc mất khách
Quên chi phí lô hàng. Tính kỹ giá thành từng chiếc nhưng quên các khoản cố định của cả lô như phí hải quan, phí chứng nhận xuất xứ, phí hun trùng. Lô càng nhỏ thì phần này chia cho mỗi chiếc càng nặng.
Một giá cho mọi điều kiện. Báo một con số rồi không ghi điều kiện giao hàng, người mua có thể hiểu là giá về tới cảng của họ.
Báo giá quá nhanh khi chưa rõ quy cách. Người mua hỏi “giá ghế mây bao nhiêu” mà không có bản vẽ. Trả lời ngay một con số để giữ khách, sau đó phát hiện quy cách họ cần tốn công gấp đôi. Nên hỏi lại đủ thông tin hoặc báo một khoảng giá kèm giả định rõ ràng.
Giảm giá theo phản xạ. Khách mặc cả, người bán giảm ngay mà không đổi điều kiện gì. Mặc cả hiệu quả hơn khi bạn đổi lấy một thứ: tăng số lượng, đổi sang thanh toán trả trước nhiều hơn, kéo dài thời gian giao.
Không theo dõi sau khi gửi. Gửi báo giá rồi chờ. Một email hỏi lại sau một thời gian hợp lý, kèm một thông tin mới có ích cho khách (mẫu màu mới, lịch sản xuất còn trống), thường hiệu quả hơn im lặng.
Trả lời yêu cầu báo giá: nhanh nhưng không vội
Người mua nước ngoài thường gửi cùng một yêu cầu báo giá cho nhiều nhà cung cấp. Người trả lời sớm, rõ, đúng câu hỏi có lợi thế. Nhưng nhanh không có nghĩa là trả lời trong năm phút bằng một con số. Một phản hồi tốt trong ngày có thể là: xác nhận đã nhận yêu cầu, hỏi lại những thông tin còn thiếu (quy cách, số lượng, cảng đến, thị trường bán), và hẹn thời điểm gửi báo giá đầy đủ.
Trước khi gửi báo giá thật, hãy kiểm tra nhanh người hỏi: tên công ty có tồn tại không, trang web có hoạt động lâu chưa, email có dùng tên miền của công ty không. Việc kiểm tra này không phải để nghi ngờ mọi khách, mà để tránh dành nhiều ngày làm mẫu và tính giá cho một yêu cầu giả, hoặc lộ bảng giá cho đối thủ đội lốt người mua.
Cuối cùng, báo giá là tài liệu của doanh nghiệp, không phải của nhân viên. Lưu tất cả báo giá đã gửi, theo khách và theo ngày, để khi khách quay lại sau một năm, bất cứ ai trong công ty cũng tra lại được bạn đã chào gì và với điều kiện nào.
Câu hỏi thường gặp
Proforma invoice có dùng để khai hải quan xuất khẩu được không?
Không nên. Hồ sơ hải quan xuất khẩu cần hoá đơn thương mại và các chứng từ theo quy định hiện hành. Proforma chỉ thể hiện ý định giao dịch trước khi giao hàng. Bạn nên hỏi đại lý hải quan hoặc kiểm tra văn bản hiện hành về hồ sơ hải quan để biết chứng từ nào bắt buộc.
Báo giá bằng tiền đồng cho khách nước ngoài có được không?
Về nguyên tắc giao dịch xuất khẩu thường dùng ngoại tệ, và khách nước ngoài gần như luôn muốn giá bằng đô la Mỹ, euro hoặc đồng tiền của họ. Báo bằng ngoại tệ khiến bạn chịu rủi ro tỷ giá, nhưng là thông lệ. Quy định về đồng tiền định giá và thanh toán trong giao dịch với nước ngoài nên kiểm tra với ngân hàng.
Có nên gửi bảng giá chung cho mọi khách hỏi không?
Bảng giá chung tiện nhưng lộ thông tin cho đối thủ và khó điều chỉnh theo từng khách. Nhiều người bán gửi bảng giá tham khảo theo khoảng cho khách hỏi chung chung, và chỉ báo giá chính thức khi khách cung cấp đủ quy cách, số lượng và thị trường.
Khách yêu cầu giá cho từng mức số lượng thì làm thế nào?
Lập bảng nhiều bậc: mỗi bậc số lượng một đơn giá, kèm thời gian giao tương ứng. Cách này giúp khách tự chọn và cho thấy họ được gì khi đặt nhiều hơn. Hãy tính lại chi phí lô hàng cho từng bậc thay vì chỉ giảm theo tỷ lệ cảm tính.
Proforma invoice cần chữ ký và con dấu không?
Không có quy định chung bắt buộc mọi proforma phải có dấu, nhưng nhiều ngân hàng và cơ quan ở nước người mua muốn thấy chữ ký của người có thẩm quyền. Khi khách dùng proforma để mở thư tín dụng hay xin giấy phép, hãy hỏi họ yêu cầu trình bày cụ thể để làm đúng ngay lần đầu.
Nếu khách xác nhận báo giá sau khi đã hết hạn thì sao?
Bạn không bị ràng buộc bởi giá cũ. Hãy trả lời lịch sự rằng báo giá đã hết hạn, kiểm tra lại chi phí và gửi báo giá mới hoặc xác nhận giữ giá cũ nếu vẫn có lãi. Việc ghi rõ ngày hết hạn ngay từ đầu giúp cuộc trao đổi này nhẹ nhàng.