Booking tàu xuất khẩu là gì: đặt chỗ, lịch tàu, cut-off và các mốc giờ không được trễ

Booking là việc đặt chỗ cho container hàng của bạn trên một chuyến tàu cụ thể, qua hãng tàu hoặc qua công ty giao nhận. Khi được chấp nhận, bạn nhận xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) ghi số booking, tên tàu và chuyến, cảng đi, cảng đến, nơi lấy container rỗng và các mốc giờ chót (cut-off) phải hoàn thành từng việc. Trễ một mốc là container có thể bị bỏ lại, phải chờ chuyến sau.

Với người làm xuất khẩu lần đầu, booking nhìn như một thủ tục giấy, nhưng thật ra nó là bản kế hoạch thời gian của cả lô hàng: ngày lấy vỏ, ngày đóng hàng, ngày khai hải quan, ngày nộp hướng dẫn làm vận đơn đều phải xếp ngược từ các mốc trong đó. Bài này giải thích cách đọc và cách sống với các mốc giờ ấy.

Đặt chỗ với ai và cần đưa thông tin gì

Doanh nghiệp nhỏ thường đặt chỗ qua một công ty giao nhận vì họ có hợp đồng với nhiều hãng tàu, gom được giá và lo luôn các việc khác. Doanh nghiệp có lượng hàng đều có thể đặt thẳng với hãng tàu. Dù qua đường nào, thông tin bạn đưa vào yêu cầu đặt chỗ phải đúng ngay từ đầu, vì sửa sau thường mất phí và mất thời gian.

Thông tin cơ bản gồm: cảng đi và cảng đến (hoặc nơi giao cuối cùng nếu đi tiếp đường bộ), loại và số lượng container, tên hàng và mã HS, trọng lượng ước tính, ngày hàng sẵn sàng, điều kiện giao hàng với người mua. Hàng đặc biệt phải khai riêng: hàng nguy hiểm, hàng quá khổ, hàng cần container lạnh với nhiệt độ cài đặt, hàng nặng cần chú ý giới hạn tải trọng đường bộ.

Một điểm người mới hay sai là trọng lượng. Container có giới hạn tải trọng của chính nó, nhưng trên thực tế xe chở container trên đường bộ Việt Nam và ở nước nhập còn bị giới hạn tải trọng giao thông, thường chặt hơn. Hàng nặng như đá, gạo, gốm đặc nên hỏi bên giao nhận trọng lượng tối đa thực tế cho tuyến đó trước khi chốt số container.

Chọn loại container cũng là một phần của booking. Loại phổ biến là 20 feet thường, 40 feet thường và 40 feet cao (cao hơn khoảng một foot, hợp với hàng nhẹ cồng kềnh như mây tre, nệm, đồ gỗ lắp ráp). Hàng tươi cần container lạnh, hàng quá khổ cần container mở nóc hoặc mặt bằng. Nếu chưa chắc, gửi cho bên giao nhận kích thước thùng, số thùng và trọng lượng để họ tính phương án xếp, thay vì đoán.

Đọc xác nhận đặt chỗ: các dòng quan trọng

Mỗi hãng trình bày xác nhận đặt chỗ một kiểu, nhưng các dòng dưới đây gần như luôn có. Đọc kỹ ngay khi nhận và đối chiếu với yêu cầu của bạn.

Nếu có dòng nào khác với yêu cầu, ví dụ nơi lấy vỏ quá xa hoặc loại container khác, phản hồi ngay trong ngày. Chấp nhận im lặng thường bị hiểu là đồng ý.

Các mốc cut-off và việc phải xong trước mỗi mốc

Cut-off (còn gọi closing time) là giờ chót. Mỗi chuyến tàu có nhiều mốc khác nhau, tên gọi có thể khác theo hãng; các mốc thường gặp:

• Hạn hạ container hàng (CY cut-off): container đã đóng hàng phải vào cảng trước giờ này; trễ là không được xếp lên tàu.
• Hạn hướng dẫn làm vận đơn (SI cut-off): bạn gửi thông tin để hãng tàu lập vận đơn: người gửi, người nhận, bên được thông báo, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, số container và số niêm phong. Trễ hạn thường bị phạt phí sửa hoặc phí nộp muộn, có hãng không cho hàng lên tàu.
• Hạn khai trọng lượng toàn bộ đã xác minh (VGM cut-off): theo yêu cầu của Công ước SOLAS áp dụng từ năm 2016, người gửi phải khai trọng lượng toàn bộ container đã đóng hàng; không có VGM, container không được xếp lên tàu.
• Hạn hoàn tất thủ tục hải quan: container phải được thông quan và xác nhận qua khu vực giám sát trước giờ tàu nhận hàng.
• Hạn khai báo trước cho nước nhập: một số thị trường yêu cầu khai thông tin hàng hoá trước khi xếp hàng ở cảng đi; việc này thường do hãng tàu hoặc bên giao nhận làm nhưng cần dữ liệu từ bạn đúng và sớm.

Mẹo đơn giản: lấy mốc sớm nhất, lùi lại ít nhất một ngày làm việc, và coi đó là hạn của chính bạn. Dư một ngày rẻ hơn nhiều so với một tuần chờ chuyến sau và một người mua sốt ruột.

Xếp lịch ngược từ cut-off: một ví dụ

Ví dụ giả định cho một container 20 feet hàng thủ công mỹ nghệ, mốc hạ container hàng vào chiều thứ Năm. Lịch dưới đây xếp ngược để có khoảng dự phòng.

1. Thứ Năm tuần trước: chốt booking, nhận xác nhận, kiểm nơi lấy vỏ và thời gian miễn phí.
2. Thứ Hai: hoàn tất đóng gói tại xưởng, cân và đếm kiện, lập phiếu đóng gói nháp.
3. Thứ Ba sáng: xe lấy container rỗng ở bãi, kiểm tra vỏ ngay tại bãi (thủng, ẩm, mùi), đổi vỏ nếu không đạt.
4. Thứ Ba chiều: đóng hàng, chụp ảnh từng lớp, niêm phong, ghi số container và số niêm phong.
5. Thứ Tư sáng: khai tờ khai hải quan với số container, số niêm phong; gửi thông tin VGM.
6. Thứ Tư chiều: hạ container vào cảng, gửi hướng dẫn làm vận đơn.
7. Thứ Năm: dự phòng cho trường hợp tờ khai bị phân luồng kiểm tra, xe kẹt, cảng ùn.

Lịch thật phụ thuộc tuyến, cảng, giờ làm việc của bãi và hải quan, nên hỏi bên giao nhận thứ tự hợp với cảng bạn dùng. Điều đáng giữ là cách nghĩ: mọi việc đều xếp ngược từ mốc chót, và luôn chừa một khoảng trống.

Lịch tàu, chuyển tải và vì sao ngày đến hay lệch

Lịch tàu cho biết ngày tàu dự kiến chạy và tới; thời gian hành trình ghi trên lịch là của tàu chứ không phải của hàng tới tay người mua. Nhiều tuyến từ Việt Nam đi xa không đi thẳng mà qua cảng chuyển tải: hàng lên tàu gom tới một cảng trung chuyển trong khu vực rồi mới chuyển sang tàu lớn đi tiếp. Mỗi lần chuyển tải có thể mất thêm vài ngày chờ tàu nối.

Ngày đến có thể lệch vì thời tiết, ùn tắc ở cảng, tàu bỏ ghé một cảng, hoặc hãng huỷ một chuyến trong lịch (thường gọi là bỏ chuyến). Bạn không kiểm soát được những điều này, nhưng kiểm soát được cách nói với người mua: dùng ngày dự kiến kèm một khoảng sai số, và cập nhật ngay khi hãng báo đổi lịch.

Khi chọn chuyến, đừng chỉ nhìn giá. Chuyến đi thẳng, thời gian ngắn hơn có thể đáng hơn cho hàng có hạn sử dụng ngắn, hàng mùa vụ phải lên kệ đúng dịp, hay đơn đầu tiên với người mua mới. Với hàng không gấp, chuyến chuyển tải rẻ hơn có thể là lựa chọn hợp lý; nói rõ với người mua để họ chuẩn bị kho.

Sau khi tàu chạy, theo dõi hành trình bằng số container hoặc số vận đơn trên công cụ tra cứu của hãng tàu, hoặc nhờ bên giao nhận gửi cập nhật ở các mốc: xếp lên tàu, tới cảng chuyển tải, rời cảng chuyển tải, tới cảng đến. Chủ động báo người mua ở từng mốc là một cách rẻ để giữ lòng tin, nhất là khi lịch có trục trặc.

Thời gian miễn phí: giữ vỏ, lưu bãi và cách không bị phạt

Hai khoản phí hay làm người mới bất ngờ là phí giữ vỏ container quá hạn bên ngoài cảng và phí lưu container trong bãi cảng quá hạn. Tên gọi trong ngành thường là detention (giữ vỏ ngoài cảng) và demurrage (lưu container trong cảng), dù cách dùng hai từ này không thống nhất giữa các hãng và giữa các nước. Mỗi hãng cho một số ngày miễn phí ở đầu xuất và đầu nhập; hết số ngày đó, phí tính theo ngày và thường tăng theo bậc.

Ở đầu xuất, phí phát sinh khi bạn lấy vỏ quá sớm rồi để ở xưởng chờ hàng, hoặc khi hạ container hàng vào cảng quá sớm so với ngày tàu nhận hàng. Cách tránh là chỉ lấy vỏ khi hàng gần xong, và hỏi cảng nhận container hàng từ ngày nào trước giờ tàu chạy. Nếu hàng chậm vì lý do bất khả kháng, báo hãng sớm và hỏi có gia hạn được không; báo sau khi phí đã phát sinh thì khó xin lại.

Ở đầu nhập, phí phát sinh khi người mua chậm làm thủ tục hoặc chậm rút hàng. Phí này về nguyên tắc thuộc người nhận, nhưng nếu chậm do chứng từ của bạn sai hoặc gửi muộn, người mua sẽ đòi bạn chia. Vì vậy, ghi số ngày miễn phí ở đầu nhập vào email báo giao hàng, và gửi bộ chứng từ cho người mua sớm nhất có thể. Một số hãng cho mua thêm ngày miễn phí khi đặt chỗ, đáng hỏi với người mua nhỏ cần thời gian làm thủ tục.

Khi hàng bị rớt tàu, đổi tàu hoặc huỷ booking

Rớt tàu do hãng (tàu đầy, hãng chuyển sang chuyến sau). Hỏi hãng hoặc bên giao nhận chuyến thay thế và ngày dự kiến mới, xin xác nhận bằng văn bản, báo người mua ngay. Nếu bạn đã lập chứng từ theo chuyến cũ, kiểm xem có cần sửa thông tin tàu trên vận đơn và các giấy tờ khác không.

Rớt tàu do bạn trễ mốc. Container có thể phải chờ ở cảng và phát sinh phí lưu bãi; hỏi ngay chuyến gần nhất và chi phí đổi chuyến. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, kiểm hạn giao hàng cuối cùng và hạn hiệu lực trong thư tín dụng có còn kịp không.

Huỷ booking. Báo huỷ sớm, trả lại container rỗng đúng hạn nếu đã lấy; một số hãng tính phí huỷ hoặc phí giữ vỏ. Đặt chỗ rồi bỏ không báo làm hỏng quan hệ với bên giao nhận, lần sau mùa cao điểm bạn khó có chỗ.

Mùa cao điểm. Những tuần trước các kỳ nghỉ lớn ở nước nhập và trước Tết ở châu Á, chỗ trên tàu và vỏ container có thể khan hiếm. Đặt chỗ sớm hơn bình thường và hỏi bên giao nhận về tình trạng vỏ ở bãi gần xưởng.

Câu hỏi thường gặp

Nên đặt booking trước bao lâu?

Thường một đến hai tuần trước ngày hàng sẵn sàng là hợp lý với tuyến phổ biến; mùa cao điểm hoặc container đặc biệt như container lạnh thì nên sớm hơn. Hỏi bên giao nhận tình hình chỗ trên tuyến của bạn vì mỗi tuyến, mỗi mùa mỗi khác.

Booking có mất tiền không?

Đặt chỗ thường không phải trả tiền ngay, cước và phí được thanh toán theo thoả thuận khi phát hành vận đơn hoặc theo kỳ. Tuy vậy huỷ muộn, giữ vỏ quá hạn hoặc không giao hàng sau khi đã lấy vỏ có thể phát sinh phí theo chính sách từng hãng.

Lấy container rỗng rồi bao lâu phải trả lại?

Mỗi hãng cho một số ngày miễn phí giữ vỏ, ghi trên xác nhận đặt chỗ hoặc theo chính sách của hãng tại cảng đó. Quá hạn sẽ bị tính phí theo ngày. Vì vậy chỉ lấy vỏ khi hàng gần sẵn sàng, không lấy quá sớm để giữ chỗ.

VGM là gì và ai chịu trách nhiệm khai?

VGM là trọng lượng toàn bộ đã xác minh của container đã đóng hàng, gồm hàng, bao bì, vật chèn và vỏ container. Theo quy định SOLAS, người gửi hàng ghi trên vận đơn chịu trách nhiệm cung cấp số này, bằng cách cân cả container hoặc cộng các thành phần theo phương pháp được chấp nhận.

ETD trên booking có phải ngày tàu chạy chắc chắn không?

Không. ETD là ngày dự kiến và có thể đổi do thời tiết, ùn cảng hay hãng điều chỉnh lịch. Ngày thật thể hiện qua ngày xếp hàng lên tàu ghi trên vận đơn. Khi hứa với người mua, dùng ngày dự kiến kèm khoảng sai số.

Tự đặt với hãng tàu hay qua công ty giao nhận tốt hơn?

Không có câu trả lời chung. Lô ít và chưa đều, đặt qua công ty giao nhận thường tiện hơn vì họ lo trọn các khâu. Khi lượng hàng đều và đủ lớn, đặt thẳng với hãng tàu có thể giúp chủ động hơn, đổi lại bạn phải tự làm nhiều việc hơn.