Người mua nước ngoài đọc hồ sơ năng lực để trả lời câu hỏi "doanh nghiệp này có đủ sức và đủ tin cậy để giao hàng cho mình không", còn đọc catalogue để trả lời câu hỏi "họ có món mình cần, đúng quy cách mình cần không". Hai tài liệu nên làm riêng, ngắn, toàn dữ kiện kiểm chứng được, và tách bảng giá ra một tệp khác.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ gộp tất cả vào một tệp dày: lịch sử thành lập, lời chủ tịch, hàng trăm ảnh sản phẩm, bảng giá. Người mua phải lật mãi mới thấy thông tin cần, và tệp quá nặng để gửi qua thư. Bài này chỉ cách tách và làm từng tài liệu, mục nào người mua đọc kỹ nhất, cách làm trang thông số cho từng mã hàng, chụp ảnh, xử lý bản dịch và giữ tài liệu luôn cập nhật.
Hai tài liệu, hai câu hỏi khác nhau
Hồ sơ năng lực (thường gọi company profile) trả lời về doanh nghiệp: bạn là ai, làm gì, làm được bao nhiêu, có giấy tờ gì, đã bán cho ai, kiểm soát chất lượng thế nào. Người đọc là người mua đang cân nhắc có đưa bạn vào danh sách nhà cung cấp hay không, và thường là cả bộ phận chất lượng hay pháp chế của họ.
Catalogue trả lời về sản phẩm: danh sách mã hàng, quy cách, chất liệu, cách đóng gói, mức đặt hàng tối thiểu. Người đọc là người phụ trách mua hàng hoặc phát triển sản phẩm, đang chọn món cụ thể. Họ cần tìm nhanh và so sánh được giữa các mã.
Hai loại người đọc này cũng đọc theo cách khác nhau. Bộ phận chất lượng đọc hồ sơ năng lực từ đầu đến cuối và đánh dấu chỗ thiếu; người mua hàng lướt catalogue tìm đúng mã rồi nhảy thẳng tới phần thông số. Vì vậy hồ sơ năng lực cần đầy đủ và có thứ tự logic, còn catalogue cần mục lục, mã hàng rõ và bố cục lặp lại giống nhau ở mọi trang để mắt người đọc quen chỗ.
Bảng giá là tài liệu thứ ba, nên tách riêng. Giá thay đổi theo mùa, theo tỉ giá, theo điều kiện giao hàng và theo từng khách; nếu giá nằm trong catalogue, mỗi lần đổi giá bạn phải làm lại cả tệp, và catalogue cũ có giá cũ vẫn trôi nổi trong hộp thư của người mua.
Hồ sơ năng lực gồm những mục nào
Một hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp nhỏ thường chỉ cần vài trang. Bảng dưới liệt kê các mục và lý do người mua cần.
| Mục | Nội dung nên có | Người mua dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Thông tin pháp lý | Tên pháp nhân, năm thành lập, loại hình, địa chỉ xưởng theo tên tỉnh, thành hiện hành | Đối chiếu với giấy tờ, kiểm doanh nghiệp có thật |
| Sản phẩm chính | Nhóm hàng, không cần liệt kê từng mã | Xem có khớp danh mục họ cần |
| Năng lực sản xuất | Diện tích, máy chính, số lao động, sản lượng tháng, thời gian sản xuất thường lệ | Ước tính bạn có đáp ứng được đơn của họ |
| Quy trình chất lượng | Các bước kiểm từ nguyên liệu đến thành phẩm, ai chịu trách nhiệm | Đánh giá rủi ro lỗi và độ ổn định giữa các lô |
| Chứng nhận và kiểm nghiệm | Tên chứng nhận, tổ chức cấp, phạm vi, thời hạn | Kiểm điều kiện vào thị trường của họ |
| Thị trường và kinh nghiệm | Các nước đã giao, hình thức, số năm xuất khẩu | Biết bạn quen với yêu cầu chứng từ, nhãn mác |
| Liên hệ | Người phụ trách, ngôn ngữ làm việc, giờ trả lời | Biết hỏi ai, khi nào |
Điều người mua nghi ngờ nhất là con số năng lực phóng đại. Ghi năng lực thật, có thể kèm khả năng mở rộng nếu có kế hoạch cụ thể. Khi họ đến thăm xưởng hay đánh giá nhà máy, chênh lệch giữa hồ sơ và thực tế là điểm trừ khó gỡ.
Catalogue: mỗi mã hàng một khối thông số
Catalogue tốt cho phép người mua tìm một mã hàng và có đủ thông tin để hỏi giá mà không cần hỏi thêm. Mỗi mã nên có:
- Mã hàng riêng của bạn, không trùng giữa các dòng sản phẩm, để hai bên trao đổi chính xác.
- Tên mô tả bằng thuật ngữ ngành của người mua.
- Kích thước, trọng lượng, dung tích theo đơn vị người mua quen dùng; với thị trường Mỹ, cân nhắc ghi cả hệ inch và pound bên cạnh hệ mét.
- Chất liệu hoặc thành phần chính; với thực phẩm, nêu hạn dùng và điều kiện bảo quản.
- Các biến thể có sẵn: màu, cỡ, hoàn thiện bề mặt.
- Quy cách đóng gói: số sản phẩm mỗi hộp, mỗi thùng, kích thước và trọng lượng thùng, ước số thùng trên một container nếu tính được.
- Mức đặt hàng tối thiểu và thời gian sản xuất thường lệ.
- Ảnh chính rõ nét và một hai ảnh chi tiết.
Sắp xếp catalogue theo cách người mua tìm hàng: theo nhóm công dụng hay theo chất liệu, không theo thứ tự bạn làm ra sản phẩm. Có mục lục và đánh số trang để hai bên dễ chỉ cùng một chỗ khi trao đổi qua thư.
Với xưởng có vài trăm mã, đừng đưa tất cả vào một catalogue. Làm một catalogue chọn lọc gồm những mã bán chạy và làm ổn định nhất để gửi chào hàng, còn danh mục đầy đủ để gửi khi người mua đã quan tâm và muốn xem thêm.
Ảnh sản phẩm: thật, đủ góc, đúng tỉ lệ
Ảnh thật của hàng bạn làm. Không dùng ảnh mạng hay ảnh của mẫu đặc biệt đẹp hơn hàng sản xuất. Người mua sẽ so ảnh với mẫu và với lô hàng đầu.
Nền trơn, ánh sáng đều. Nền trắng hoặc xám nhạt, ánh sáng khuếch tán, không bóng đổ gắt. Một góc chụp cố định với hộp chụp đơn giản giúp mọi ảnh trong catalogue đồng đều.
Có vật so sánh tỉ lệ hoặc ghi kích thước. Người mua nhìn ảnh khó đoán kích thước thật. Ảnh có bàn tay cầm hoặc đặt trong bối cảnh sử dụng giúp họ hình dung.
Ảnh chi tiết hoàn thiện. Mối đan, đường may, men gốm, mặt cắt sản phẩm, phần đáy. Đây là chỗ người mua chuyên nghiệp nhìn đầu tiên để đánh giá tay nghề.
Ảnh bao bì và thùng hàng. Người mua bán lẻ cần biết sản phẩm đến tay họ trong hình thức nào: hộp đơn, túi, nhãn treo, cách chèn lót trong thùng. Một ảnh thùng mở ra cho thấy cách xếp giúp họ ước lượng hư hỏng khi vận chuyển và công sức dỡ hàng ở kho. Với hàng dễ vỡ như gốm, thuỷ tinh, ảnh lớp chèn lót còn là bằng chứng bạn đã tính chuyện đi biển dài ngày.
Màu trung thực. Chỉnh màu quá tay làm sản phẩm thật trông khác ảnh, dẫn tới khiếu nại. Nếu màu là yếu tố quan trọng, ghi rõ trong catalogue rằng màu thật có thể chênh do ánh sáng và gửi mẫu màu khi người mua cần.
Lỗi hay gặp trong hồ sơ của xưởng nhỏ
Trang đầu dành cho lịch sử và lời chào. Người mua mở tệp để biết bạn làm gì và làm được bao nhiêu. Đưa những thông tin đó lên trang đầu; lịch sử thành lập để sau.
Ảnh xưởng dàn dựng. Ảnh chụp lúc xưởng được dọn sạch để quay phim, công nhân mặc đồng phục mới, khác hẳn ngày thường. Người mua đến thăm sẽ thấy khác biệt. Ảnh ngày làm việc bình thường, gọn gàng, đáng tin hơn.
Liệt kê chứng nhận không rõ phạm vi. Ghi tên một chứng nhận hệ thống mà không nói nó áp dụng cho cơ sở nào, dòng sản phẩm nào. Người mua chuyên nghiệp sẽ hỏi phạm vi, và nếu sản phẩm họ cần nằm ngoài phạm vi thì chứng nhận đó không có giá trị với họ.
Năng lực ghi theo đơn vị mơ hồ. Ghi "hàng nghìn sản phẩm mỗi tháng" mà không nói loại nào, cỡ nào. Hãy ghi theo mã hàng tiêu biểu hoặc theo container mỗi tháng nếu ngành quen tính như vậy.
Một tệp cho mọi thị trường. Người mua Nhật Bản quan tâm quy trình kiểm lỗi, người mua châu Âu quan tâm nguồn gốc nguyên liệu và điều kiện lao động, người mua Trung Đông quan tâm chứng nhận Halal với thực phẩm. Giữ một khung chung, nhưng đổi thứ tự và nhấn mạnh theo thị trường bạn đang chào.
Bản dịch và cách dùng chữ
Tài liệu cho người mua nước ngoài thường làm bằng tiếng Anh, và với một số thị trường lớn nên có thêm bản tiếng của họ. Bản dịch cần đúng thuật ngữ ngành hơn là văn hoa. Một catalogue đồ gỗ dùng sai tên loại gỗ hay sai thuật ngữ hoàn thiện bề mặt khiến người mua nghi ngờ cả năng lực kỹ thuật. Hãy làm một bảng thuật ngữ riêng cho doanh nghiệp và dùng thống nhất trong mọi tài liệu, thư từ, báo giá.
Bỏ những câu sáo kiểu "sản phẩm chất lượng hàng đầu, giá cả cạnh tranh nhất" trong cả bản tiếng Việt lẫn bản dịch. Thay bằng dữ kiện: tỉ lệ độ ẩm kiểm soát, số lần kiểm trong quy trình, tên chứng nhận. Câu chuyện về làng nghề hay vùng nguyên liệu có thể có, nhưng ngắn, đặt ở cuối hồ sơ năng lực, không chiếm trang đầu.
Nếu thuê dịch vụ dịch, hãy giao kèm bảng thuật ngữ, ảnh sản phẩm và giải thích những chỗ dễ hiểu nhầm. Sau khi nhận bản dịch, nhờ một người trong nghề đọc lại phần thông số kỹ thuật trước khi in hay gửi đi.
Định dạng, dung lượng và giữ tài liệu luôn mới
Tài liệu tốt mà gửi không đi, mở không được, hay đã cũ thì cũng mất tác dụng. Một quy trình đơn giản:
- Xuất tài liệu dạng tệp phổ biến, mở được trên điện thoại, dung lượng nhỏ để gửi qua thư; giữ thêm một bản chất lượng cao để in hoặc gửi khi người mua yêu cầu.
- Đặt tên tệp có tên doanh nghiệp, loại tài liệu và tháng năm cập nhật, để người nhận biết bản nào mới nhất.
- Ghi ngày cập nhật ở trang đầu hoặc trang cuối của mỗi tài liệu.
- Lập lịch rà soát định kỳ, ví dụ mỗi quý: chứng nhận còn hạn không, mã hàng nào đã ngừng, năng lực có đổi không.
- Khi có thay đổi lớn như chứng nhận mới hay mã hàng mới, gửi bản cập nhật cho những người mua đang trao đổi, kèm một dòng nêu rõ điểm mới.
- Giữ một trang tổng hợp các tài liệu này trên trang web của doanh nghiệp, để thư chào hàng chỉ cần dẫn người mua đến đó khi họ quan tâm.
Hồ sơ năng lực và catalogue là tài liệu sống. Người mua đã từng nhận bản cũ có chứng nhận hết hạn sẽ nhớ chi tiết đó lâu hơn mọi lời giới thiệu.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ năng lực xuất khẩu nên dài bao nhiêu trang?
Với doanh nghiệp nhỏ, thường vài trang là đủ để có các mục chính: pháp lý, sản phẩm, năng lực, chất lượng, chứng nhận, thị trường, liên hệ. Người mua cần đọc nhanh và chuyển cho bộ phận khác. Thông tin chi tiết hơn như quy trình sản xuất từng mặt hàng có thể gửi riêng khi họ yêu cầu.
Có nên in catalogue giấy hay chỉ cần bản điện tử?
Bản điện tử dùng cho thư từ hằng ngày. Bản in vẫn hữu ích khi đi hội chợ, tiếp khách tại xưởng hay gặp mặt, vì người mua thường mang về và ghi chú lên đó. In số lượng vừa phải, vì mã hàng và năng lực thay đổi, catalogue in quá nhiều dễ thành tài liệu cũ.
Có cần thuê thiết kế chuyên nghiệp cho catalogue không?
Không bắt buộc. Một catalogue bố cục đơn giản, ảnh rõ, thông số đầy đủ, chữ dễ đọc đã đủ chuyên nghiệp với phần lớn người mua. Thiết kế đẹp giúp ấn tượng ban đầu, nhưng không thay được thông tin đúng. Nếu ngân sách có hạn, ưu tiên ảnh sản phẩm tốt trước.
Có nên ghi tên khách hàng đã giao trong hồ sơ năng lực không?
Chỉ ghi khi khách đồng ý bằng văn bản. Nhiều nhà nhập khẩu và chuỗi bán lẻ không muốn nhà cung cấp công khai quan hệ. Bạn có thể ghi thị trường và loại khách hàng, như nhà nhập khẩu thực phẩm ở Bắc Âu, để người mua mới hiểu kinh nghiệm của bạn mà không vi phạm thoả thuận.
Catalogue có nên ghi xuất xứ nguyên liệu không?
Nên ghi khi nguyên liệu là yếu tố người mua quan tâm, như gỗ có nguồn hợp pháp, cói, mây từ vùng nguyên liệu trong nước, hay nông sản từ vùng trồng có mã số. Thông tin này liên quan đến quy định của nước nhập và đến chứng nhận xuất xứ. Chỉ ghi điều bạn chứng minh được bằng giấy tờ.
Người mua xin bản catalogue có thể chỉnh sửa thì có nên gửi không?
Người mua đôi khi cần thông tin để đưa vào hệ thống của họ hay làm tài liệu bán lại. Bạn có thể gửi bảng thông số dạng bảng tính thay vì tệp thiết kế gốc. Nếu lo bị dùng cho mục đích khác, hãy thoả thuận rõ phạm vi sử dụng ảnh và thông tin trong thư trao đổi.