Tờ khai xuất khẩu đã đăng ký có thể được sửa bằng thủ tục khai bổ sung, trước hoặc sau khi thông quan, trong thời hạn và trường hợp luật cho phép; khi hàng không xuất được nữa, người khai đề nghị huỷ tờ khai, hoặc tờ khai không còn giá trị làm thủ tục khi quá thời hạn luật định mà hàng chưa được đưa ra. Không được tự ý khai một tờ khai mới cho cùng lô hàng để "đè" lên tờ khai cũ.
Luật Hải quan 2014 và thông tư hướng dẫn quy định các trường hợp, thời hạn và hồ sơ; một số chi tiết đã được sửa đổi qua các năm. Bài này nêu nguyên lý và cách xử lý những tình huống hay gặp với doanh nghiệp nhỏ: đổi tàu, đổi số lượng, sai thông tin, hàng không đi được. Mốc thời hạn cụ thể cần kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi chi cục nơi đăng ký tờ khai.
Khai bổ sung, huỷ tờ khai, tờ khai hết giá trị: khác nhau thế nào
Ba thủ tục này hay bị gọi chung là "sửa tờ khai", nhưng mục đích và điều kiện khác nhau.
| Thủ tục | Dùng khi nào | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai bổ sung trước thông quan | Phát hiện sai sót hoặc có thay đổi thông tin khi tờ khai chưa thông quan | Cần làm trước khi hải quan kiểm tra trực tiếp hồ sơ hoặc kiểm hàng thì thuận lợi hơn; nếu cơ quan hải quan đã phát hiện thì xử lý theo kết quả kiểm tra |
| Khai bổ sung sau thông quan | Phát hiện sai sót sau khi hàng đã thông quan | Chỉ trong thời hạn và với nội dung luật cho phép, trước khi có quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra |
| Huỷ tờ khai | Hàng không xuất khẩu nữa, khai trùng, hoặc trường hợp khác theo quy định | Người khai có văn bản đề nghị, nêu lý do; hải quan xem xét |
| Tờ khai hết giá trị làm thủ tục | Quá thời hạn luật định kể từ ngày đăng ký mà hàng chưa đưa ra theo quy định | Luật Hải quan 2014 ghi tờ khai có giá trị làm thủ tục trong mười lăm ngày kể từ ngày đăng ký; kiểm hướng dẫn hiện hành về xử lý |
Điểm chung: càng phát hiện sớm, càng chủ động báo, việc xử lý càng nhẹ. Tự phát hiện và khai bổ sung đúng thủ tục thường được nhìn nhận khác hẳn với để hải quan phát hiện.
Tình huống 1: hàng rớt tàu, phải đổi chuyến
Chuyện gì xảy ra. Container không kịp vào cảng trước giờ cắt máng, hoặc bị luồng đỏ chưa kiểm xong, hoặc hãng tàu cắt chuyến. Tờ khai đã thông quan nhưng hàng chưa lên tàu.
Việc cần làm. Forwarder đặt chuyến sau; thông tin vận chuyển trên tờ khai có thể phải cập nhật theo hướng dẫn, bằng khai bổ sung nếu thông tin đó thuộc diện phải sửa. Nhiều trường hợp chỉ cần thông tin chuyến mới được cập nhật ở khâu giám sát; hỏi chi cục cách xử lý cụ thể.
Điều cần để ý. Nếu thời gian chờ kéo dài, kiểm xem tờ khai còn trong thời hạn giá trị làm thủ tục không. Đồng thời báo người mua, vì ngày trên vận đơn thay đổi có thể ảnh hưởng hạn giao hàng trong hợp đồng và hạn xuất trình chứng từ nếu dùng thư tín dụng.
Phòng từ đầu. Khai và đưa hàng vào cảng sớm hơn giờ cắt, nhất là ở những lô đầu khi tỷ lệ luồng đỏ còn cao.
Tình huống 2: số lượng thực xuất khác tờ khai
Thiếu hàng. Xưởng không đủ hàng, phải xuất ít hơn khai. Nếu phát hiện trước khi thông quan, khai bổ sung số lượng, trị giá. Nếu đã thông quan và hàng đã đi với số lượng ít hơn, cần làm thủ tục theo hướng dẫn để số liệu tờ khai phản ánh đúng thực xuất, vì số liệu này dùng cho thuế và hoàn thuế.
Thừa hàng. Đóng thêm hàng vào container mà không khai là vi phạm, dù là hàng tặng, hàng mẫu cho khách. Nếu muốn gửi thêm, phải khai bổ sung trước khi thông quan hoặc làm tờ khai riêng.
Lệch trọng lượng. Trọng lượng cân thực tế khác tờ khai trong biên độ nhỏ thường được giải thích; lệch lớn cần xác định nguyên nhân (cân sai, đóng gói khác) và khai bổ sung nếu cần.
Phòng từ đầu. Khai sau khi đóng hàng xong và đã có phiếu đóng gói theo thực tế, không khai theo kế hoạch đóng.
Tình huống 3: lô hàng huỷ, không xuất nữa
Người mua huỷ đơn, hàng hỏng trước khi đi, hoặc phát hiện thiếu giấy phép không thể bổ sung kịp. Trình tự xử lý thường như sau.
- Dừng mọi bước tiếp theo với forwarder và cảng; nếu container đã vào cảng, hỏi thủ tục đưa hàng ra.
- Lập văn bản đề nghị huỷ tờ khai, nêu rõ lý do và kèm chứng từ chứng minh, như thư huỷ đơn của người mua, biên bản hàng hỏng.
- Gửi đề nghị qua hệ thống hoặc theo hướng dẫn của chi cục nơi đăng ký tờ khai; theo dõi phản hồi.
- Nếu đã nộp thuế xuất khẩu cho lô hàng, làm thủ tục xử lý số thuế đã nộp theo quy định.
- Báo kế toán để điều chỉnh hoá đơn, doanh thu, và loại tờ khai này khỏi hồ sơ hoàn thuế.
Khi hàng đã ra khỏi khu vực giám sát rồi mới quay về, thủ tục không còn là huỷ tờ khai mà có thể là tái nhập hàng đã xuất; đó là câu chuyện khác, phức tạp hơn. Vì vậy quyết định huỷ càng sớm càng tốt.
Nếu lô hàng chỉ hoãn chứ không huỷ, ví dụ người mua xin dời một tháng, hãy hỏi chi cục nên giữ tờ khai hay huỷ rồi khai lại khi hàng sẵn sàng; với thời hạn giá trị làm thủ tục có hạn, khai lại thường là cách sạch hơn.
Tình huống 4: phát hiện sai thông tin sau khi đã thông quan
Đây là tình huống khó chịu nhất: hàng đã đi, mới phát hiện sai mã HS, sai tên người mua, sai xuất xứ hay sai trị giá. Việc đầu tiên là đánh giá sai sót ảnh hưởng tới đâu: chỉ là thông tin thống kê, hay ảnh hưởng tới thuế, chính sách mặt hàng, chứng nhận xuất xứ, hồ sơ thanh toán.
Nếu còn trong thời hạn khai bổ sung sau thông quan và chưa có quyết định kiểm tra, hãy chủ động khai bổ sung kèm chứng từ chứng minh. Đồng thời sửa các chứng từ liên quan: chứng nhận xuất xứ có thể phải cấp lại hoặc điều chỉnh theo thủ tục của cơ quan cấp, hoá đơn thương mại có thể phải phát hành bản sửa, và báo người mua để họ xử lý phía hải quan nước nhập.
Nếu đã quá thời hạn hoặc đã có quyết định kiểm tra, việc xử lý đi theo kết quả kiểm tra. Hợp tác, cung cấp hồ sơ đầy đủ và giải trình trung thực vẫn là cách tốt nhất. Với sai sót có thể ảnh hưởng nhiều lô, hãy rà lại toàn bộ các lô tương tự thay vì chỉ sửa một lô bị phát hiện.
Ví dụ giả định: một xưởng phát hiện ba tháng sau khi giao hàng rằng tên người nhập khẩu trên tờ khai là tên viết tắt cũ, trong khi hợp đồng và chứng nhận xuất xứ dùng tên đầy đủ mới. Sai sót không ảnh hưởng thuế, nhưng làm hồ sơ không khớp. Xưởng hỏi chi cục về khả năng khai bổ sung, chuẩn bị thư xác nhận đổi tên của người mua, và sửa luôn danh mục khách hàng trong phần mềm để lô sau không lặp lại.
Sửa tờ khai kéo theo những chứng từ nào phải sửa
Tờ khai là một mắt xích trong chuỗi chứng từ, nên sửa tờ khai hiếm khi chỉ dừng ở tờ khai. Nếu sửa số lượng hay trị giá, hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói phải khớp theo; hoá đơn điện tử trong nước có thể phải điều chỉnh theo quy định hoá đơn; bảng theo dõi phục vụ hoàn thuế phải cập nhật.
Nếu sửa mã HS, mô tả hàng hoặc người nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ đã cấp có thể không còn khớp. Cơ quan, tổ chức cấp chứng nhận có thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh; người mua cần được báo để dùng bản đúng khi làm thủ tục nhập. Một chứng nhận xuất xứ ghi khác tờ khai là lý do phổ biến khiến hải quan nước nhập từ chối ưu đãi thuế.
Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, sửa chứng từ sau khi đã xuất trình có thể bị coi là sai biệt. Hãy kiểm hạn xuất trình còn lại, trao đổi với ngân hàng thông báo và người mua trước khi sửa. Cách làm gọn là lập một danh sách "chứng từ phụ thuộc" cho mỗi lô: sửa ô nào trên tờ khai thì phải xem lại những giấy nào.
Chuẩn bị hồ sơ khi đề nghị khai bổ sung hoặc huỷ
Thành phần hồ sơ cụ thể theo hướng dẫn hiện hành và yêu cầu của chi cục; danh sách dưới đây là những thứ thường cần có trong tay để xử lý nhanh.
- Văn bản hoặc thông tin đề nghị trên hệ thống, nêu rõ ô nào sai, nội dung đúng là gì, lý do.
- Chứng từ chứng minh nội dung đúng: hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hoá đơn sửa, phiếu đóng gói thực tế, biên bản cân.
- Với huỷ tờ khai: thư huỷ đơn của người mua, biên bản hàng hỏng, xác nhận hàng chưa xếp lên phương tiện.
- Với đổi chuyến: xác nhận của hãng tàu hoặc forwarder về chuyến mới.
- Thông tin số thuế đã nộp nếu tờ khai có thuế, để xử lý tiền thuế.
- Đầu mối liên hệ có thẩm quyền quyết định để trả lời khi công chức hỏi thêm.
Đề nghị viết ngắn, nêu sự việc theo trình tự thời gian, không vòng vo. Công chức xử lý nhiều hồ sơ mỗi ngày; hồ sơ rõ ràng thường được xử lý trước.
Giảm số lần phải sửa tờ khai
Mỗi lần khai bổ sung hay huỷ tờ khai tốn thời gian, có thể kèm xử phạt và để lại dấu vết trong hồ sơ tuân thủ. Những thói quen dưới đây giảm phần lớn trường hợp phải sửa.
- Khai sau khi đóng hàng và có phiếu đóng gói thực tế.
- Dùng bảng dữ liệu gốc cho mỗi lô; mọi chứng từ lấy số liệu từ đó.
- Soát bản nháp tờ khai với hai người, trước khi gửi chính thức.
- Chốt người mua, người nhận hàng, điều kiện giao hàng trước khi khai.
- Theo dõi lịch tàu và giờ cắt máng, khai có dư thời gian.
- Ghi lại mỗi lần phải sửa: sửa gì, vì sao, để rút kinh nghiệm cho quy trình.
Sổ ghi lỗi nghe có vẻ hành chính, nhưng sau vài chục lô, nó cho bạn biết lỗi nào lặp lại và nằm ở khâu nào: đóng hàng, chứng từ, hay người khai. Sửa đúng khâu đó hiệu quả hơn nhắc chung chung "cẩn thận hơn".
Câu hỏi thường gặp
Khai bổ sung tờ khai xuất khẩu có bị phạt không?
Tuỳ nội dung sai, thời điểm khai bổ sung và việc có ảnh hưởng tới thuế, chính sách mặt hàng hay không. Chủ động khai bổ sung đúng thời hạn thường được xử lý nhẹ hơn hoặc không bị xử phạt trong một số trường hợp luật cho phép. Hỏi chi cục hoặc đại lý về trường hợp cụ thể của bạn.
Tờ khai xuất khẩu có hiệu lực bao lâu?
Luật Hải quan 2014 ghi tờ khai có giá trị làm thủ tục hải quan trong mười lăm ngày kể từ ngày đăng ký. Quá thời hạn mà hàng chưa được đưa ra theo quy định thì tờ khai không còn giá trị làm thủ tục và được xử lý theo hướng dẫn. Kiểm văn bản hiện hành vì quy trình chi tiết có thể đã được điều chỉnh.
Có thể đổi người mua trên tờ khai đã thông quan không?
Đổi người mua là thay đổi lớn, liên quan hợp đồng, thanh toán, chứng nhận xuất xứ. Khả năng khai bổ sung phụ thuộc thời điểm và chứng từ chứng minh. Trường hợp hàng đã đi mà người mua thay đổi, cần trao đổi với chi cục và kế toán để xử lý đồng bộ.
Huỷ tờ khai mất bao lâu?
Phụ thuộc hồ sơ và thời gian xem xét của chi cục. Đề nghị có lý do rõ ràng, chứng từ đầy đủ thường được xử lý nhanh. Nếu tờ khai đã nộp thuế hoặc hàng đã vào khu vực giám sát, thủ tục có thêm bước nên mất thời gian hơn.
Khai hai tờ khai cho cùng một lô hàng thì sao?
Khai trùng là lỗi cần xử lý ngay bằng cách đề nghị huỷ tờ khai thừa, kèm giải thích. Nếu để nguyên, số liệu xuất khẩu bị gấp đôi, ảnh hưởng thống kê, thuế và hồ sơ hoàn thuế. Báo chi cục ngay khi phát hiện.
Hàng đã xuất bị người mua trả về thì có phải khai lại không?
Hàng đã xuất khẩu nay đưa về Việt Nam là hàng tái nhập, làm thủ tục như hàng nhập khẩu với loại hình phù hợp và có thể được xem xét về thuế theo quy định. Đây không phải huỷ hay sửa tờ khai xuất cũ. Giữ đủ chứng từ của lô xuất ban đầu để chứng minh.