Hội chợ quốc tế là kênh tìm khách tốn kém nhất nhưng cũng là nơi người mua nghiêm túc đến để gặp nhà cung cấp mới, cầm sản phẩm lên xem và nói chuyện trực tiếp. Lần đầu tham gia, doanh nghiệp nhỏ nên chọn hội chợ chuyên ngành dành cho người mua chuyên nghiệp, đi theo gian hàng quốc gia hoặc gian hàng chung để giảm chi phí, chuẩn bị từ nhiều tháng trước, và dành sức cho việc theo đuổi khách sau hội chợ nhiều hơn cho bản thân mấy ngày trưng bày.
Bài này đi qua cách chọn hội chợ, so sánh ba hình thức thuê gian, lịch chuẩn bị theo mốc, cách làm việc tại gian và kế hoạch ba mươi ngày sau khi về. Chi phí ghi theo cấu thành, không có số tiền thật, vì giá thuê gian và hỗ trợ thay đổi theo từng hội chợ và từng năm.
Hội chợ nào đáng đi: bốn câu hỏi để lọc
Hội chợ dành cho người mua chuyên nghiệp hay khách lẻ? Hội chợ thương mại (trade fair) chỉ mở cho người trong ngành hoặc dành vài ngày đầu cho họ; hội chợ hướng tới người tiêu dùng thì đông người nhưng ít nhà nhập khẩu. Với mục tiêu tìm khách xuất khẩu, hãy ưu tiên loại thứ nhất.
Chuyên ngành hay tổng hợp? Hội chợ chuyên về thực phẩm, thủy sản, đồ gia dụng, quà tặng, nội thất hay hàng hữu cơ quy tụ đúng người mua của ngành. Ví dụ, ngành thực phẩm có các hội chợ lớn luân phiên ở châu Âu, Trung Đông và Nhật Bản; ngành thủy sản có hội chợ chuyên ở châu Âu và Bắc Mỹ; đồ gia dụng, quà tặng có hội chợ chuyên ở Đức. Lịch và quy mô thay đổi, hãy kiểm trên trang của ban tổ chức.
Người mua ở đó có mua đúng kiểu hàng của bạn không? Xem danh sách đơn vị trưng bày và báo cáo khách tham quan các kỳ trước: khách đến từ nước nào, ngành nào, vai trò gì. Một hội chợ lớn mà người mua chủ yếu tìm hàng cao cấp có thương hiệu sẽ không hợp với xưởng làm hàng gia công giá vừa.
Thị trường đó bạn đã đủ giấy tờ chưa? Gặp được người mua mà hàng chưa đủ điều kiện vào nước họ thì cuộc nói chuyện dừng ở lời chào. Hội chợ nên đi sau khi bạn đã nắm yêu cầu chứng nhận, nhãn và kiểm dịch của thị trường chính mà hội chợ phục vụ.
Đi xem trước một kỳ hay thuê gian ngay
Với doanh nghiệp chưa từng ra nước ngoài trưng bày, đi tham quan một kỳ trước khi thuê gian là cách học rẻ nhất. Bạn thấy tận mắt đối thủ trưng bày gì, người mua hỏi gì, gian hàng nào đông khách và vì sao. Bạn cũng có thể gặp trước vài nhà nhập khẩu đã hẹn qua thư, để kỳ sau khi có gian riêng, bạn không bắt đầu từ con số không.
Tuy vậy, đi tham quan có giới hạn. Người mua ở hội chợ đến để gặp người trưng bày, không phải để nghe người tham quan chào hàng; tiếp cận họ tại gian của người khác là thiếu lịch sự và thường bị từ chối. Hãy dùng chuyến tham quan để quan sát, hẹn gặp ở khu cà phê, nói chuyện với đơn vị tổ chức đoàn, và thu thập danh sách người trưng bày cùng ngành ở các nước khác để hiểu mặt bằng cạnh tranh.
Nếu ngành của bạn có gian hàng quốc gia Việt Nam đều đặn ở một hội chợ, thuê một ô nhỏ trong gian chung ngay từ kỳ đầu cũng là lựa chọn hợp lý: chi phí thấp hơn gian riêng, có đơn vị tổ chức lo phần dàn dựng và thủ tục, và bạn học được cách làm từ các doanh nghiệp đã đi nhiều lần.
Gian hàng quốc gia, gian hàng chung và gian riêng
Ba hình thức dưới đây khác nhau ở chi phí, mức tự chủ và cách người mua nhìn bạn. Mức hỗ trợ kinh phí của các chương trình xúc tiến thay đổi theo từng năm và từng hội chợ; hãy hỏi đơn vị tổ chức đoàn và đọc văn bản hướng dẫn hiện hành.
| Hình thức | Chi phí tương đối | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Ô trong gian hàng quốc gia | Thấp nhất, có thể được hỗ trợ một phần | Có đơn vị tổ chức lo dàn dựng, thủ tục, thường có nhận diện chung thu hút người mua tìm hàng Việt | Diện tích nhỏ, ít tự chủ trang trí, đứng cạnh đối thủ cùng nước |
| Gian chung theo hiệp hội hay nhóm doanh nghiệp | Thấp đến vừa | Chia chi phí, có thể chọn bạn đứng cạnh không cạnh tranh trực tiếp | Cần thoả thuận rõ cách chia khách đến gian |
| Gian riêng | Cao nhất | Tự chủ thiết kế, vị trí, thời gian tiếp khách | Tự lo mọi thứ từ dàn dựng, vận chuyển mẫu đến nhân sự |
Với lần đầu, ô trong gian quốc gia hoặc gian chung thường đủ. Điều người mua để ý không phải gian to hay nhỏ, mà là mẫu có đúng chất lượng không, người đứng gian có trả lời được câu hỏi kỹ thuật không, và sau hội chợ bạn có liên hệ lại đúng hẹn không.
Lịch chuẩn bị theo mốc
Các mốc dưới đây là tham khảo cho một hội chợ ở nước xa; hội chợ lớn thường nhận đăng ký sớm hơn, bạn điều chỉnh theo hạn của ban tổ chức.
- Khoảng chín đến mười hai tháng trước: chọn hội chợ, liên hệ đơn vị tổ chức đoàn hoặc ban tổ chức, đăng ký ô hay gian. Vị trí tốt thường hết sớm.
- Khoảng sáu tháng trước: chốt sản phẩm mang đi, ưu tiên những mã bạn làm ổn định và đã đủ giấy tờ cho thị trường đó. Làm lại catalogue, hồ sơ năng lực, bảng giá theo điều kiện giao hàng phổ biến của người mua ở đó.
- Khoảng bốn tháng trước: lập danh sách người mua mục tiêu từ danh sách khách tham quan, hiệp hội nhập khẩu, thương vụ; gửi thư hẹn gặp tại gian.
- Khoảng ba tháng trước: chuẩn bị hàng mẫu trưng bày và hàng mẫu để tặng hoặc gửi kèm. Hỏi đơn vị tổ chức về thủ tục đưa mẫu đi và về: mang theo hành lý, gửi gom theo đoàn hay gửi riêng, xuất hẳn hay tạm xuất rồi tái nhập. Với thực phẩm, kiểm cả quy định của nước sở tại về mẫu thực phẩm mang vào.
- Khoảng hai tháng trước: làm thị thực, đặt vé và chỗ ở gần khu hội chợ (giá thường tăng mạnh trong tuần hội chợ). Chuẩn bị danh thiếp, mẫu ghi chép khách.
- Tuần trước khi đi: nhắc lại lịch hẹn với người mua đã nhận lời, gửi vị trí gian, kiểm lại hàng mẫu và tài liệu.
Phần lớn chi phí hội chợ là cố định: thuê gian, dàn dựng, đi lại, ăn ở, vận chuyển mẫu. Vì vậy, mỗi cuộc hẹn đặt trước là cách tăng giá trị cho cùng một khoản chi.
Tính chi phí một kỳ hội chợ theo cấu thành
Trước khi đăng ký, hãy lập bảng chi phí đủ các khoản dưới đây. Doanh nghiệp lần đầu hay chỉ tính tiền thuê gian rồi bất ngờ vì phần còn lại thường lớn không kém.
- Thuê diện tích hoặc ô trong gian chung, trừ đi phần được hỗ trợ nếu có (chỉ tính khi đã có văn bản xác nhận).
- Dàn dựng, trang trí, kệ, đèn, điện, nước nếu bày thực phẩm; với ô trong gian quốc gia, hỏi rõ phần nào đã gồm trong phí.
- Vận chuyển hàng mẫu đi và về, bảo hiểm mẫu, chi phí làm thủ tục hải quan cho mẫu.
- Vé máy bay, thị thực, chỗ ở, ăn uống, đi lại tại chỗ cho từng người đi.
- In catalogue, danh thiếp, làm mẫu tặng, phiên dịch nếu cần thuê.
- Chi phí sau hội chợ: gửi mẫu cho người mua quan tâm, thời gian của người theo đuổi khách trong vài tháng.
Ví dụ giả định để hình dung tỉ trọng: một doanh nghiệp đi hai người, thuê ô trong gian chung, thấy phần thuê ô chỉ chiếm khoảng một phần ba tổng chi; đi lại, ăn ở và vận chuyển mẫu chiếm phần lớn còn lại. Biết tỉ trọng này, bạn sẽ thấy cắt bớt một người đi hay đặt chỗ ở sớm có tác dụng không kém việc mặc cả giá gian. Đặt trước một ngưỡng: kỳ hội chợ được coi là đạt nếu sau sáu tháng có bao nhiêu người mua đang thử mẫu, để tránh đánh giá theo cảm giác đông hay vắng tại gian.
Làm việc tại gian: tiếp khách, phân loại và ghi chép
Người đứng gian cần hiểu sản phẩm đủ để trả lời câu hỏi kỹ thuật ngay tại chỗ: quy cách, nguyên liệu, mức đặt hàng tối thiểu, thời gian sản xuất, giấy tờ đã có. Một người phiên dịch giỏi tiếng nhưng không hiểu hàng thường làm cuộc nói chuyện dừng ở mức xã giao. Nếu chủ doanh nghiệp không nói được tiếng Anh, hãy đi cùng một người nói được và hiểu hàng, chủ doanh nghiệp quyết về giá và cam kết.
Phân loại khách ngay khi trò chuyện. Người mua thật thường hỏi về năng lực, giấy tờ, cách đóng gói, và muốn biết bạn đã bán cho thị trường nào. Người tham quan tò mò hỏi giá lẻ, hỏi mua một món. Đối thủ hỏi nguồn nguyên liệu và giá vốn. Dành thời gian theo đúng thứ tự đó.
Ghi chép là phần hay bị bỏ qua nhất. Sau mỗi cuộc trò chuyện có giá trị, hãy ghi ngay vào mặt sau danh thiếp hoặc một mẫu ghi chép có sẵn: tên, doanh nghiệp, nước, họ quan tâm mã nào, số lượng dự kiến, đã hứa gửi gì, hạn gửi. Ba ngày hội chợ với vài chục cuộc gặp, không ghi thì khi về sẽ không nhớ ai hỏi gì.
Đừng hứa giá cuối cùng tại gian khi chưa tính đủ chi phí cho thị trường đó. Báo một khoảng giá tham khảo và hẹn gửi báo giá chi tiết trong vài ngày là cách làm chuyên nghiệp và an toàn hơn.
Ba mươi ngày sau hội chợ: lúc quyết định có khách hay không
Người mua gặp hàng chục nhà cung cấp trong một kỳ hội chợ. Nhà cung cấp nào liên hệ lại nhanh và đúng điều đã nói thường được nhớ đến. Kế hoạch sau hội chợ nên chuẩn bị từ trước khi đi.
- Trong vài ngày đầu sau khi về: nhập toàn bộ ghi chép vào sổ theo dõi, xếp khách thành ba nhóm theo mức quan tâm.
- Trong tuần đầu: gửi thư cảm ơn riêng cho nhóm quan tâm cao, nhắc lại nội dung đã trao đổi, gửi đúng thứ đã hứa (báo giá, thông số, ảnh).
- Trong hai tuần đầu: gửi mẫu cho những người đã yêu cầu, kèm phiếu mẫu và mã theo dõi.
- Trong tuần thứ ba: gửi thư ngắn cho nhóm quan tâm vừa, kèm catalogue và một điểm mới (chứng nhận, mã hàng, mùa vụ).
- Cuối tháng: đánh giá kết quả hội chợ bằng số người mua đang trao đổi cụ thể, số bộ mẫu đã gửi, số báo giá chi tiết đã gửi; ghi bài học cho kỳ sau.
Kết quả thật của một kỳ hội chợ thường chỉ rõ sau vài tháng đến một năm, khi mẫu được duyệt và đơn thử được đặt. Đánh giá quá sớm dễ dẫn đến kết luận sai rằng hội chợ không hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ đi hội chợ quốc tế có được hỗ trợ chi phí không?
Có các chương trình xúc tiến thương mại cấp quốc gia và cấp tỉnh, thành hỗ trợ một phần chi phí khi doanh nghiệp tham gia gian hàng quốc gia hoặc đoàn do cơ quan xúc tiến tổ chức. Mức và điều kiện hỗ trợ thay đổi theo từng năm; hãy hỏi cơ quan xúc tiến thương mại, hiệp hội ngành và đọc văn bản hướng dẫn hiện hành.
Mang hàng mẫu thực phẩm đi hội chợ nước ngoài cần lưu ý gì?
Nước sở tại có quy định riêng về thực phẩm đưa vào, kể cả hàng mẫu, nhất là thịt, sữa, hàng tươi và sản phẩm có nguồn gốc động vật. Một số mẫu có thể bị giữ lại ở cửa khẩu. Hỏi đơn vị tổ chức đoàn và ban tổ chức hội chợ về cách gửi mẫu, giấy tờ đi kèm, và kiểm quy định trên trang chính thức của nước đó.
Đi hội chợ bao nhiêu lần thì người mua mới tin?
Nhiều người mua ghi nhận một nhà cung cấp mới ở kỳ đầu, quan sát xem họ có quay lại kỳ sau không, rồi mới đặt đơn thử. Việc xuất hiện đều đặn ở cùng một hội chợ chuyên ngành, cùng chất lượng mẫu, là tín hiệu ổn định. Vì vậy, chọn một hội chợ đúng ngành và đi đều thường tốt hơn đổi hội chợ liên tục.
Có nên bán lẻ hàng tại gian hội chợ thương mại không?
Phần lớn hội chợ thương mại không cho phép hoặc giới hạn bán lẻ tại gian, và việc bán lẻ cũng làm loãng hình ảnh với người mua sỉ. Hãy đọc quy chế của ban tổ chức. Hàng mẫu còn lại cuối hội chợ có thể tặng người mua tiềm năng hoặc xử lý theo hướng dẫn của đơn vị tổ chức đoàn.
Hội chợ trong nước có giúp tìm khách nước ngoài không?
Có. Một số hội chợ quốc tế tổ chức tại Việt Nam thu hút người mua nước ngoài đến tìm nguồn hàng, chi phí thấp hơn nhiều so với đi nước ngoài, và người mua có thể đến thăm xưởng ngay sau đó. Đây là bước tập dượt tốt trước khi đi hội chợ ở nước ngoài, miễn bạn kiểm danh sách khách tham quan các kỳ trước.
Có nên thuê người nước ngoài đứng gian giúp không?
Một người bản xứ hiểu ngành có thể giúp bạn tiếp cận người mua dễ hơn, nhưng người mua vẫn muốn nói chuyện với người hiểu xưởng và có quyền quyết định. Nếu thuê, nên để họ hỗ trợ giao tiếp và giới thiệu, còn chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách bán hàng của bạn trực tiếp trả lời về năng lực, giá và cam kết.