Thư chào hàng xuất khẩu bằng email hiệu quả là thư ngắn, gửi riêng cho đúng người phụ trách mua hàng, nêu một lý do cụ thể vì sao bạn liên hệ họ, cho thấy trong vài dòng bạn làm gì, làm được bao nhiêu, đáp ứng được giấy tờ gì, rồi đề xuất một bước tiếp theo nhỏ và dễ nhận lời. Thư dài đính kèm catalogue nặng, gửi giống hệt cho hàng trăm địa chỉ, thường không được mở hoặc rơi vào mục thư rác.
Bài này chỉ cách tìm hiểu người nhận trước khi viết, cấu trúc năm phần của một thư chào hàng, các kiểu dòng tiêu đề, văn phong tiếng Anh cho người viết không phải bản ngữ, lịch nhắc lại và những lỗi khiến thư bị bỏ qua. Ví dụ câu chữ trong bài là gợi ý ý tứ, bạn nên viết lại bằng giọng của mình.
Thư chào hàng khác thư quảng cáo ở đâu
Thư quảng cáo nói về người gửi: doanh nghiệp lâu năm, sản phẩm chất lượng cao, giá cạnh tranh. Thư chào hàng tốt nói về người nhận: họ đang bán gì, họ có thể thiếu gì, và sản phẩm của bạn khớp vào chỗ nào trong danh mục của họ. Người mua chuyên nghiệp đọc hàng chục thư mỗi tuần với cùng những tính từ như "chất lượng cao", "giá tốt nhất", nên những chữ đó không còn mang thông tin.
Thông tin thật là những thứ kiểm chứng được: quy cách cụ thể, năng lực tháng, chứng nhận có tên tổ chức cấp, thị trường đã bán, thời gian sản xuất. Một thư có ba dữ kiện như vậy thuyết phục hơn một thư dài đầy lời khen về chính mình.
Thư chào hàng cũng không nhằm bán được hàng ngay. Mục tiêu của thư đầu chỉ là được trả lời: một câu hỏi lại, một lời xin catalogue, một cuộc hẹn gọi video. Thư càng đòi nhiều, như yêu cầu đặt hàng hay hẹn gặp dài, càng khó nhận được hồi âm.
Trước khi viết: tìm hiểu người nhận trong mười lăm phút
Mười lăm phút tìm hiểu cho mỗi người mua quan trọng nhất trong danh sách giúp thư của bạn khác hẳn thư gửi đại trà. Những điều nên biết:
- Họ bán gì và bán cho ai: chuỗi bán lẻ, nhà hàng, cửa hàng chuyên, hay bán online.
- Họ đang nhập mặt hàng tương tự từ nước nào; trang sản phẩm của họ thường ghi xuất xứ.
- Họ định vị ở phân khúc nào: hàng giá vừa số lượng lớn hay hàng chọn lọc, có câu chuyện.
- Họ có yêu cầu đặc biệt nào công khai: hữu cơ, thương mại công bằng, bao bì không nhựa, chứng nhận cụ thể.
- Ai là người phụ trách mua hàng hay phát triển sản phẩm, và tên họ viết thế nào.
- Họ vừa có sự kiện gì: ra dòng sản phẩm mới, mở thêm cửa hàng, tham gia hội chợ nào.
Từ những điều trên, chọn ra một lý do cụ thể để mở đầu thư. Ví dụ: họ đang bán đồ đan cói của nước khác và bạn làm cùng loại với kích thước khác; hoặc họ vừa ra dòng gia vị hữu cơ và bạn có quế đã chứng nhận hữu cơ. Lý do càng cụ thể, người đọc càng thấy thư này viết riêng cho mình.
Cấu trúc năm phần của một thư chào hàng
Một thư chào hàng đầu tiên nên đọc hết trong chưa đến một phút trên điện thoại. Năm phần dưới đây thường chỉ cần năm đến tám câu.
- Câu mở có lý do: vì sao bạn viết cho họ, dựa trên điều bạn đã tìm hiểu. Tránh mở bằng việc giới thiệu dài về doanh nghiệp mình.
- Một hai câu bạn là ai: loại hình (nhà sản xuất hay thương mại), mặt hàng chính, địa phương, năng lực tháng.
- Một hai dữ kiện khớp với nhu cầu của họ: quy cách phù hợp, chứng nhận họ quan tâm, thị trường bạn đã giao hàng.
- Một đề xuất bước tiếp theo nhỏ: gửi bảng thông số, gửi ảnh mẫu, hẹn gọi video ngắn, hoặc gửi mẫu nếu họ quan tâm.
- Chữ ký đầy đủ: tên, chức danh, doanh nghiệp, địa chỉ, cách liên hệ, trang web nếu có. Không cần đính kèm tệp nặng ở thư đầu; nếu cần, một tệp nhỏ là đủ.
Khi viết xong, hãy đọc lại và xoá mọi câu không thêm thông tin. Nếu bỏ một câu mà người đọc không mất gì, câu đó nên bỏ. Thư ngắn không có nghĩa là thiếu thông tin, mà là chỉ giữ thông tin người nhận cần để quyết định có trả lời hay không.
Mổ xẻ một thư chào hàng (ví dụ giả định)
Hãy hình dung một xưởng đan lục bình ở Đồng Tháp viết cho người phụ trách mua hàng của một chuỗi cửa hàng đồ gia dụng nhỏ ở Bắc Âu. Qua trang web của chuỗi, xưởng thấy họ đang bán giỏ đựng đồ đan từ sợi tự nhiên, xuất xứ từ một nước khác, chỉ có hai cỡ. Đây là lý do cụ thể để viết.
Câu mở nêu đúng điều đó: xưởng thấy chuỗi đang bán giỏ đan sợi tự nhiên hai cỡ và muốn giới thiệu bộ ba cỡ lồng vào nhau, giúp tiết kiệm thể tích khi vận chuyển. Câu thứ hai nói xưởng là ai: nhà sản xuất đồ đan lục bình, khoảng bao nhiêu thợ, sản lượng tháng bao nhiêu bộ (con số thật của xưởng). Câu thứ ba và thứ tư đưa dữ kiện khớp với người mua: sợi được xử lý chống mốc theo cách nào, bao bì không dùng nhựa, đã giao hàng cho một nhà nhập khẩu ở châu Âu. Câu thứ năm đề xuất bước nhỏ: gửi ba ảnh mẫu và bảng thông số, nếu phù hợp thì gửi một bộ mẫu.
Thư không có tính từ tự khen nào, không đính kèm tệp, không có giá. Toàn bộ đọc trong khoảng nửa phút. Nếu người mua không trả lời, thư nhắc sau một tuần có thể kèm một ảnh bộ giỏ xếp lồng trong thùng, cho thấy đúng cái lợi về thể tích đã nói. Cách viết này không bảo đảm hồi âm, nhưng giúp thư nổi lên giữa những thư chào hàng chung chung mà người mua nhận mỗi ngày.
Dòng tiêu đề: các kiểu hay dùng và nhận xét
Dòng tiêu đề quyết định thư có được mở hay không. Bảng dưới gợi ý các kiểu tiêu đề, ví dụ viết bằng tiếng Anh vì đó là ngôn ngữ thư thường dùng; bạn thay bằng mặt hàng của mình.
| Kiểu tiêu đề | Ví dụ ý tứ | Nhận xét |
|---|---|---|
| Mặt hàng cụ thể và nguồn | Seagrass storage baskets from a Vietnamese workshop | Rõ ràng, người mua biết ngay thư nói gì |
| Khớp với nhu cầu đã biết | Organic cassia for your new spice range | Hiệu quả khi lý do cụ thể và đúng |
| Dữ kiện năng lực | Cashew kernels, monthly capacity and certificates | Hợp với người mua nguyên liệu, quan tâm năng lực |
| Tiếp nối sự kiện | Following up from the trade fair last week | Chỉ dùng khi thật sự đã gặp hoặc đã trao đổi |
| Tiêu đề kiểu quảng cáo | Best quality, best price, contact us now | Nên tránh, dễ bị coi là thư rác |
Không dùng chữ in hoa toàn bộ, không dùng nhiều dấu chấm than, không ghi "Re:" khi chưa từng trao đổi. Những thủ thuật này có thể tăng lượt mở một lần nhưng làm người nhận mất tin ngay khi đọc nội dung.
Văn phong tiếng Anh cho người viết không phải bản ngữ
Câu ngắn, mỗi câu một ý. Người nhận cũng có thể không phải người bản ngữ. Câu ngắn ít sai ngữ pháp hơn và dễ hiểu hơn với cả hai bên.
Dùng đúng thuật ngữ ngành. Gọi đúng tên sản phẩm, đơn vị, điều kiện giao hàng như người trong ngành gọi. Thuật ngữ đúng cho thấy bạn hiểu nghề hơn mọi lời giới thiệu.
Lịch sự mà không khúm núm. Tránh các câu cảm ơn dồn dập, xin lỗi vì làm phiền, hay xưng hô quá trang trọng. Một lời chào, một lời cảm ơn ở cuối là đủ.
Nhờ người kiểm khi cần. Công cụ dịch máy giúp được nhiều, nhưng nên nhờ người giỏi tiếng đọc lại các mẫu thư bạn sẽ dùng nhiều lần. Sai một thuật ngữ quan trọng có thể khiến người mua hiểu nhầm quy cách.
Viết theo ngôn ngữ của người mua khi có thể. Với thị trường như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc hay các nước nói tiếng Tây Ban Nha, một thư viết bằng tiếng của họ, dù ngắn, thường được chú ý hơn. Nếu không chắc chất lượng bản dịch, hãy giữ tiếng Anh rõ ràng.
Nhắc lại bao lâu một lần, mấy lần và nói gì
Phần lớn hồi âm đến sau thư nhắc chứ không phải sau thư đầu. Người mua bận, thư bị trôi, hoặc họ chưa cần đúng lúc đó. Một lịch nhắc hợp lý thường là thư thứ hai sau khoảng một tuần, thư thứ ba sau thêm hai tuần, rồi dừng và ghi vào sổ để liên hệ lại sau vài tháng. Nhắc dày hơn dễ bị coi là làm phiền.
Mỗi thư nhắc nên có một điều mới, không chỉ hỏi "anh chị đã nhận được thư chưa". Đó có thể là ảnh một mẫu vừa làm, một chứng nhận vừa có, thông tin mùa vụ sắp tới, hoặc một câu hỏi ngắn giúp người mua dễ trả lời, như "anh chị đang tìm thêm nguồn cho dòng hàng này trong năm tới không".
Nếu người mua trả lời "chưa có nhu cầu", hãy cảm ơn, hỏi họ có muốn nhận thông tin khi có mẫu mới không, và tôn trọng câu trả lời. Một số nước có quy định chặt về thư tiếp thị điện tử gửi cho người chưa đồng ý nhận và về dữ liệu cá nhân; hãy luôn cho người nhận cách từ chối nhận thư tiếp, và không gửi tiếp khi họ đã từ chối.
Những lỗi khiến thư bị xoá hoặc vào mục thư rác
Gửi hàng loạt bằng cách để lộ địa chỉ người nhận khác. Điền hàng chục địa chỉ vào ô người nhận là lỗi nghiêm trọng: lộ thông tin khách của người khác và cho thấy thư gửi đại trà.
Đính kèm tệp nặng ngay thư đầu. Nhiều hệ thống thư doanh nghiệp chặn hoặc cảnh báo tệp đính kèm từ người lạ. Gửi tệp khi người mua yêu cầu.
Dùng hộp thư miễn phí với tên khó tin. Địa chỉ theo tên miền riêng của doanh nghiệp tạo cảm giác tin cậy hơn và ít bị lọc hơn.
Gửi quá nhiều thư một lúc từ tên miền mới. Tên miền mới gửi hàng trăm thư trong một ngày dễ bị các hệ thống đánh dấu. Tăng dần số thư và giữ nội dung riêng cho từng nhóm.
Sai tên người nhận hoặc tên doanh nghiệp. Lỗi này cho thấy thư được chép từ mẫu. Kiểm lại trước khi bấm gửi, nhất là khi dùng công cụ trộn thư tự điền tên.
Hứa điều chưa làm được. Ghi sẵn chứng nhận đang làm hồ sơ như thể đã có, hay ghi năng lực lúc cao điểm như năng lực thường lệ. Người mua sẽ hỏi giấy tờ ở bước sau, và một lời hứa sai ngay thư đầu khiến cả quan hệ mất tin.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi kèm bảng giá trong thư chào hàng đầu tiên không?
Thường không cần. Giá phụ thuộc quy cách, số lượng và điều kiện giao hàng mà bạn chưa biết ở thư đầu. Gửi giá sớm còn khiến người mua so giá trước khi hiểu sản phẩm. Hãy nói bạn sẵn sàng gửi báo giá theo nhu cầu cụ thể của họ, và gửi ngay khi họ hỏi.
Gửi thư chào hàng vào thời điểm nào trong tuần thì tốt?
Không có giờ vàng chung. Nguyên tắc là gửi vào giờ làm việc của người nhận theo múi giờ của họ, tránh cuối tuần và ngày lễ lớn của nước họ. Tránh cả mùa cao điểm của ngành khi người mua bận chốt đơn. Đặt lịch gửi theo múi giờ tốt hơn gửi theo giờ Việt Nam.
Nên gửi bao nhiêu thư chào hàng mỗi ngày?
Số lượng không quan trọng bằng độ đúng người. Một người làm việc nghiêm túc có thể tìm hiểu và viết thư riêng cho khoảng mười đến hai mươi người mua mỗi ngày. Gửi hàng trăm thư giống nhau mỗi ngày làm tỉ lệ hồi âm thấp và có nguy cơ tên miền bị đánh dấu thư rác.
Người mua trả lời bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh thì xử lý sao?
Trả lời bằng ngôn ngữ họ dùng nếu bạn có người viết được, hoặc trả lời bằng tiếng Anh kèm lời xin lỗi ngắn và hỏi họ có thể trao đổi bằng tiếng Anh không. Đừng dùng dịch máy cho các nội dung về giá, quy cách, điều khoản mà không có người hiểu kiểm lại.
Có nên nhắn tin qua mạng xã hội nghề nghiệp thay cho email không?
Có thể dùng như một kênh phụ, nhất là để tìm đúng người phụ trách và gửi lời chào ngắn. Tuy vậy, trao đổi về quy cách, báo giá, chứng từ nên chuyển sang email để có hồ sơ rõ ràng. Tránh gửi thư chào hàng dài qua tin nhắn ngay lần đầu kết nối.
Thư chào hàng có cần nêu tên khách hàng hiện tại không?
Chỉ nêu khi khách đã đồng ý. Nhiều người mua không muốn nhà cung cấp tiết lộ tên mình. Bạn có thể nêu thị trường và loại khách, như đã giao cho nhà nhập khẩu thực phẩm ở một nước châu Âu, mà không cần nêu tên. Người mua quan tâm thường sẽ hỏi thêm sau.