Tự chứng nhận xuất xứ là việc chính người xuất khẩu, nhà sản xuất, hoặc trong một số hiệp định là người nhập khẩu, tự khai hàng hoá có xuất xứ theo hiệp định, thay cho việc xin C/O từ cơ quan cấp. Lời khai được ghi trên hoá đơn hoặc một chứng từ thương mại theo mẫu và nội dung tối thiểu hiệp định quy định. CPTPP dựa chủ yếu vào hình thức này; EVFTA cho lô giá trị nhỏ; RCEP và ATIGA cho phép với điều kiện nhất định.
Tự chứng nhận tiết kiệm thời gian xin cấp, nhưng chuyển toàn bộ trách nhiệm sang người khai. Không còn ai soát hồ sơ trước khi hàng đi; nếu nước nhập kiểm tra lại và phát hiện sai, người khai phải giải trình và chịu hậu quả. Bài này so sánh mức cho phép của từng hiệp định, nội dung một lời khai, trách nhiệm đi kèm, và lúc nào doanh nghiệp nhỏ nên hay chưa nên dùng. Phần cuối có danh sách lỗi hay gặp và một quy trình kiểm nội bộ trước khi ký.
Tự chứng nhận khác C/O do cơ quan cấp ở đâu
Với C/O do cơ quan cấp, bạn nộp hồ sơ, cán bộ kiểm tra, rồi cấp chứng từ. Có một bên thứ ba nhìn vào bảng nguyên liệu, quy trình sản xuất trước khi hàng đi. Với tự chứng nhận, bạn tự xét, tự ký. Về mặt pháp lý, giá trị của hai hình thức là như nhau khi được hiệp định cho phép, và hải quan nước nhập chấp nhận cả hai.
Khác biệt nằm ở ba điểm. Thứ nhất là thời gian: không phải chờ cấp, lời khai có thể lập ngay trên hoá đơn. Thứ hai là trách nhiệm: không có lượt soát nào từ cơ quan cấp, sai là lỗi của người khai. Thứ ba là cách kiểm tra: các nước dùng tự chứng nhận thường dựa nhiều vào xác minh sau thông quan, tức kiểm tra lại sau khi hàng đã nhập.
Vì vậy tự chứng nhận không phải "đường tắt". Nó hợp với doanh nghiệp đã có hệ thống hồ sơ xuất xứ chặt, hàng có xuất xứ rõ ràng, và người phụ trách hiểu quy tắc. Với doanh nghiệp còn đang học, xin C/O do cơ quan cấp trong vài lô đầu là cách học có người kiểm bài.
Mỗi hiệp định cho tự chứng nhận ở mức nào
Bảng dưới mô tả ở mức nguyên lý. Điều kiện chi tiết, lộ trình áp dụng và văn bản hướng dẫn của Việt Nam có thể thay đổi, nên luôn kiểm tra thông tư hiện hành của Bộ Công Thương:
| Hiệp định | Ai được tự chứng nhận | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| CPTPP | Người xuất khẩu, nhà sản xuất; người nhập khẩu theo lộ trình riêng của từng nước | Lời khai phải đủ các thông tin tối thiểu hiệp định quy định; Việt Nam từng có giai đoạn chuyển tiếp với C/O do cơ quan cấp |
| EVFTA | Người xuất khẩu bất kỳ, với lô có tổng trị giá không vượt ngưỡng 6.000 euro; nhà xuất khẩu đăng ký trong hệ thống REX khi được áp dụng | Lô vượt ngưỡng dùng EUR.1, trừ khi cơ chế nhà xuất khẩu đăng ký đã được áp dụng cho Việt Nam |
| RCEP | Nhà xuất khẩu đủ điều kiện được chấp thuận; người xuất khẩu, nhà sản xuất theo lộ trình của từng nước | Song song với C/O mẫu RCEP do cơ quan cấp |
| ATIGA | Nhà xuất khẩu đủ điều kiện được chấp thuận theo cơ chế tự chứng nhận chung của ASEAN | Phải đăng ký và được chấp thuận trước, mới tự khai trên chứng từ thương mại |
Điểm chung: không hiệp định nào cho phép tự khai mà không có hồ sơ chứng minh. Và mọi hiệp định đều cho nước nhập quyền xác minh, từ chối ưu đãi nếu lời khai sai.
Một lời tự chứng nhận cần có những gì
Mỗi hiệp định có mẫu lời văn hoặc danh mục thông tin tối thiểu riêng. Với CPTPP, danh mục này gồm các nhóm thông tin sau, và nhiều hiệp định khác có yêu cầu tương tự:
- Tư cách người chứng nhận: người xuất khẩu, nhà sản xuất hay người nhập khẩu.
- Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của người chứng nhận, người xuất khẩu, nhà sản xuất (nếu khác người xuất khẩu và được biết), người nhập khẩu.
- Mô tả hàng hoá đủ chi tiết để đối chiếu với hàng thực tế, kèm mã HS ở cấp sáu số.
- Tiêu chí xuất xứ mà hàng đáp ứng.
- Thời kỳ áp dụng nếu lời khai dùng cho nhiều lô hàng giống nhau trong một khoảng thời gian.
- Chữ ký được uỷ quyền, ngày ký, và câu cam kết thông tin là đúng sự thật theo mẫu lời văn của hiệp định.
Với EVFTA, lời khai trên hoá đơn cho lô nhỏ là một đoạn văn theo mẫu cố định trong nghị định thư, kèm tên người xuất khẩu, nơi và ngày lập. Không tự chế lời văn; sai mẫu có thể bị hải quan nước nhập từ chối dù hàng đạt xuất xứ.
Trách nhiệm đi kèm khi tự ký
Lưu hồ sơ chứng minh. Bảng nguyên liệu, hoá đơn, tờ khai nhập nguyên liệu, quy trình sản xuất, bản khai của nhà cung cấp. Thời gian lưu tối thiểu do từng hiệp định quy định, thường tính bằng năm.
Trả lời yêu cầu xác minh. Hải quan nước nhập có thể gửi câu hỏi, đề nghị cung cấp tài liệu, thậm chí đề nghị đến thăm cơ sở sản xuất theo thủ tục của hiệp định. Không trả lời đúng hạn có thể bị coi như không chứng minh được xuất xứ.
Thông báo khi phát hiện sai. Nếu sau khi khai bạn biết thông tin không đúng, ví dụ nguyên liệu đổi nguồn mà chưa xét lại, cần báo người nhập khẩu theo quy định để họ điều chỉnh, thay vì im lặng chờ bị phát hiện.
Chịu hậu quả khi khai sai. Người nhập khẩu bị truy thu thuế và có thể bị phạt theo luật nước họ; người khai có thể bị đưa vào diện kiểm tra kỹ hơn ở các lô sau, mất quyền tự chứng nhận, và bị xử lý theo pháp luật Việt Nam nếu cố ý.
Giữ uy tín với người mua. Một lần bị từ chối ưu đãi vì lời khai không đứng vững là lý do đủ để người mua chuyển sang nhà cung cấp khác.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên tự chứng nhận, khi nào chưa nên
Nên cân nhắc tự chứng nhận khi hàng có xuất xứ rõ ràng và ổn định: nông sản thuần tuý từ vùng trồng của chính bạn, hàng thủ công làm từ nguyên liệu trong nước có giấy tờ thu mua, sản phẩm đã nhiều lần được cấp C/O với cùng bảng nguyên liệu. Khi đó bạn đã có hồ sơ mẫu, chỉ cần cập nhật theo lô. Tự chứng nhận cũng tiện cho lô mẫu, lô nhỏ gửi đường hàng không cần đi gấp.
Chưa nên tự chứng nhận khi hàng dùng nhiều nguyên liệu nhập, RVC sát ngưỡng, nguồn nguyên liệu hay thay đổi, hoặc trong xưởng chưa ai đọc thạo quy tắc cụ thể mặt hàng. Lúc đó lượt soát của cơ quan cấp là một tấm lưới an toàn có giá trị.
Có một cách đi trung gian: xin C/O do cơ quan cấp cho vài lô đầu với mỗi thị trường, ghi chép lại mọi câu hỏi cán bộ đặt ra khi soát hồ sơ, rồi dùng chính bộ câu hỏi đó làm danh mục tự kiểm khi chuyển sang tự chứng nhận. Một số hiệp định chỉ cho tự chứng nhận với nhà xuất khẩu đã được chấp thuận, và điều kiện chấp thuận thường gồm có lịch sử xin C/O không vi phạm.
Trường hợp hay gặp với xưởng nhỏ là bán qua một công ty thương mại đứng tên xuất khẩu. Khi đó người ký lời khai thường là công ty thương mại, nhưng thông tin để chứng minh xuất xứ lại nằm ở xưởng. Một số hiệp định cho phép người xuất khẩu dựa vào bản khai hoặc thông tin do nhà sản xuất cung cấp; xưởng có thể không muốn lộ bảng giá nguyên liệu cho bên trung gian, và khi đó cần thoả thuận cách cung cấp thông tin trực tiếp cho cơ quan xác minh nếu được yêu cầu. Dù cách nào, hai bên nên có văn bản ghi rõ ai cung cấp gì, ai lưu hồ sơ, ai trả lời khi có câu hỏi từ nước nhập.
Những lỗi hay gặp khi tự chứng nhận
Chép lời văn từ chứng từ của người khác. Mẫu lời văn mỗi hiệp định một khác. Chép lời khai của hiệp định này vào hoá đơn đi nước thuộc hiệp định kia làm chứng từ mất giá trị.
Khai tiêu chí theo cảm tính. Ghi "xuất xứ thuần tuý" cho hàng có nguyên liệu nhập, chỉ vì sản phẩm "nhìn rất Việt Nam". Tiêu chí phải khớp với bảng nguyên liệu.
Dùng lời khai cho lô vượt ngưỡng. Với EVFTA, lời khai của người xuất khẩu chưa đăng ký chỉ dành cho lô dưới ngưỡng giá trị. Lô tách hoá đơn để lách ngưỡng là sai bản chất và có thể bị coi là gian lận.
Người ký không có thẩm quyền hoặc không biết mình ký gì. Lời khai là cam kết pháp lý của doanh nghiệp. Nhân viên chứng từ ký thay mà không được uỷ quyền, hoặc giám đốc ký mà không đọc, đều là điểm yếu khi bị xác minh.
Không lưu bản khai của nhà cung cấp. Khi nguyên liệu trong nước quyết định kết quả xuất xứ, thiếu bản khai của người bán là thiếu mắt xích quan trọng nhất của hồ sơ.
Quy trình nội bộ trước khi ký một lời khai
Để chữ ký trên lời khai có cơ sở, nên có một quy trình nội bộ đơn giản nhưng làm đủ mỗi lần:
- Kiểm tra hiệp định và nước nhập có cho phép hình thức tự chứng nhận bạn định dùng, và bạn có đủ điều kiện (đăng ký, chấp thuận, ngưỡng giá trị lô).
- Lấy hồ sơ xuất xứ của mã hàng, kiểm tra bảng nguyên liệu còn đúng với lô này không.
- Xét lại tiêu chí xuất xứ nếu có thay đổi về nguồn nguyên liệu, giá bán, công đoạn sản xuất.
- Lập lời khai theo đúng mẫu lời văn hoặc danh mục thông tin của hiệp định, đối chiếu với hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn.
- Người có thẩm quyền ký sau khi đọc lại toàn bộ, không ký sẵn mẫu để nhân viên điền.
- Lưu lời khai cùng hồ sơ lô hàng theo thời hạn của hiệp định.
Quy trình này mất ít thời gian hơn bạn nghĩ khi đã quen, và nó là thứ bạn trình ra đầu tiên nếu bị xác minh: không chỉ "hàng đạt xuất xứ", mà "đây là cách xưởng kiểm tra trước mỗi lần ký".
Câu hỏi thường gặp
Tự chứng nhận có được hải quan nước nhập chấp nhận như C/O không?
Có, khi hiệp định cho phép hình thức đó và lời khai đúng mẫu, đủ thông tin. Hải quan nước nhập vẫn có quyền xác minh sau và từ chối ưu đãi nếu lời khai không có cơ sở.
Hộ kinh doanh có được tự chứng nhận xuất xứ không?
Phụ thuộc hộ kinh doanh có đứng tên xuất khẩu được không và hiệp định có đặt điều kiện đăng ký, chấp thuận riêng hay không. Nên hỏi cơ quan quản lý xuất xứ trước, và cân nhắc xin C/O do cơ quan cấp cho các lô đầu.
Lời khai cho lô nhỏ đi EU có cần đăng ký trước không?
Theo cơ chế dành cho lô có tổng trị giá không vượt ngưỡng của EVFTA, người xuất khẩu lập lời khai theo mẫu mà không cần đăng ký trước. Hàng vẫn phải đạt quy tắc xuất xứ và hồ sơ chứng minh vẫn phải được lưu.
Một lời khai có dùng được cho nhiều lô hàng không?
Một số hiệp định, như CPTPP, cho phép lời khai áp dụng cho nhiều lô hàng giống hệt nhau trong một thời kỳ nhất định. Điều kiện cụ thể nằm trong văn bản hiệp định; nếu nguyên liệu hay quy trình thay đổi trong thời kỳ đó thì lời khai cũ không còn phản ánh đúng.
Người mua đòi tự lập lời khai thay cho mình thì có được không?
Một số hiệp định cho người nhập khẩu tự chứng nhận, nhưng họ phải có thông tin chứng minh và nhiều khi cần bạn cung cấp. Bạn chỉ nên cung cấp thông tin đúng sự thật và lưu lại những gì đã gửi.
Đã tự chứng nhận rồi có xin thêm C/O cho cùng lô được không?
Không nên. Hai chứng từ xuất xứ cho cùng một lô dễ gây nhầm lẫn khi khai báo và khi xác minh. Hãy chọn một hình thức với người mua trước khi giao hàng.