Xuất khẩu bằng đường hàng không: khi nào đáng đi, trọng lượng tính cước tính thế nào

Xuất khẩu bằng đường hàng không đáng đi khi hàng nhẹ so với giá trị, mau hỏng, theo mùa vụ phải tới đúng dịp, hoặc người mua cần gấp. Cước hàng không tính theo trọng lượng tính cước, là số lớn hơn giữa trọng lượng thật và trọng lượng quy đổi theo thể tích; quy ước phổ biến của ngành là 6.000 cm³ tương đương 1 kg. Hàng nhẹ mà cồng kềnh vì vậy thường bị tính theo thể tích, và bao bì gọn là cách tiết kiệm trực tiếp nhất.

Bài này giúp doanh nghiệp nhỏ quyết định khi nào chọn hàng không thay vì đường biển hay chuyển phát, tự tính trọng lượng tính cước trước khi hỏi giá, hiểu vận đơn hàng không và tránh những mặt hàng bị từ chối khi bay.

Khi nào hàng không là lựa chọn đúng

Hàng không đắt hơn đường biển nhiều lần tính trên mỗi ký, nhưng nhanh hơn rất nhiều và ít bốc xếp hơn. Phép so đúng không phải cước trên ký mà là tổng chi phí của việc đến chậm. Một lô thanh long, rau thơm, hoa cắt cành, hải sản tươi đi đường biển có thể không còn bán được; một lô quà Tết tới sau Tết mất gần hết giá trị; một lô hàng mẫu cho hội chợ tới trễ thì cả gian hàng mất ý nghĩa.

Nhóm hàng thường hợp đi hàng không gồm: hàng tươi có thời hạn ngắn, hàng giá trị cao trên mỗi ký (trang sức bạc, sản phẩm thủ công tinh xảo, mỹ phẩm cao cấp, linh kiện), hàng mẫu và đơn thử, hàng bổ sung gấp khi người mua sắp hết hàng trên kệ. Ngược lại, hàng nặng, giá trị thấp trên mỗi ký như gạo, đá, gốm đặc, nông sản khô số lượng lớn hầu như luôn hợp đường biển.

Một cách nghĩ hữu ích là chia lô: phần lớn đi đường biển theo kế hoạch, một phần nhỏ đi hàng không để người mua có hàng bán trước khi lô biển tới. Cách này thường dùng cho lô đầu tiên vào một thị trường hoặc khi tàu bị chậm, và giúp bạn giữ lời hứa với người mua mà không đội chi phí cho cả lô.

Tính trọng lượng tính cước: ví dụ giả định

Trọng lượng thể tích của một kiện bằng dài × rộng × cao (cm) chia 6.000, theo quy ước phổ biến của ngành hàng không. Bên chuyển phát nhanh thường dùng hệ số khác (hay gặp là 5.000), nên luôn hỏi hệ số khi nhận giá. Ví dụ giả định với bốn loại hàng, mỗi lô 10 thùng:

Hai bài học từ bảng: hàng mây tre, nệm, đồ trang trí rỗng gần như luôn bị tính theo thể tích, nên xếp lồng, tháo rời hay hút chân không (nếu hàng cho phép) có thể giảm đáng kể tiền cước; hàng đặc, nặng thì thể tích ít quan trọng, nên tối ưu trọng lượng bao bì. Hãng có thể làm tròn kích thước và trọng lượng theo quy tắc riêng.

Vận đơn hàng không (AWB) khác vận đơn đường biển ở chỗ nào

Vận đơn hàng không (air waybill, AWB) là chứng từ do hãng hàng không hoặc đại lý phát hành, xác nhận nhận hàng và là bằng chứng hợp đồng chở. Khác vận đơn đường biển, vận đơn hàng không không phải chứng từ sở hữu và không chuyển nhượng được. Hàng tới nơi được giao cho người nhận ghi trên vận đơn, không cần xuất trình bản gốc.

Hệ quả với người bán: khi hàng đã bay, bạn gần như không còn giữ được hàng để đòi tiền. Vì vậy với người mua mới, nếu đi hàng không, nên nhận tiền trước khi giao hàng cho hãng, hoặc ghi người nhận là ngân hàng của người mua trong một số giao dịch nhờ thu, thư tín dụng (cần ngân hàng đồng ý trước). Đừng dùng cách thanh toán dựa vào việc giữ chứng từ như với đường biển.

Giống đường biển, khi đi qua công ty giao nhận thường có vận đơn chủ (MAWB) do hãng bay phát cho bên giao nhận và vận đơn nhà (HAWB) do bên giao nhận phát cho bạn. Thông tin cần soát vẫn là tên người gửi, người nhận, số kiện, trọng lượng, mô tả hàng và sân bay đến; sai một chữ trong tên người nhận có thể làm hàng nằm ở kho sân bay đầu nhập.

Hàng bị hạn chế hoặc từ chối khi đi máy bay

Hàng không có quy định an toàn chặt hơn đường biển. Nhiều mặt hàng thường ngày được xếp vào nhóm hàng nguy hiểm, phải khai, đóng gói và dán nhãn theo quy định của ngành hàng không, hoặc không được chở. Một số nhóm hay gặp với hàng Việt:

• Sản phẩm có pin lithium: đèn, quạt mini, đồ điện tử nhỏ; quy định khác nhau theo loại pin và cách đóng.
• Chất lỏng dễ cháy: nước hoa, một số tinh dầu, sơn, cồn, sản phẩm có cồn nồng độ cao.
• Bình xịt, chất khí nén.
• Đá khô dùng để giữ lạnh: được chở nhưng phải khai và có giới hạn.
• Rượu nồng độ cao: có giới hạn theo nồng độ và cách đóng gói.
• Hàng có từ tính mạnh, hàng có mùi nặng: có thể bị hãng từ chối hoặc yêu cầu đóng gói đặc biệt.

Đây không phải danh sách đầy đủ. Quy định chi tiết nằm trong quy định hàng nguy hiểm của ngành hàng không và chính sách từng hãng; khai trung thực với bên giao nhận và để người có chứng chỉ phù hợp xử lý. Giấu hàng nguy hiểm trong lô hàng thường là vi phạm nghiêm trọng, không chỉ là bị từ chối.

Một lô hàng không xuất khẩu đi qua những bước nào

Trình tự dưới đây là khung chung; thời gian giữa các bước ngắn hơn đường biển nhiều nên mọi việc phải sẵn sàng sớm.

1. Hỏi giá và đặt chỗ với bên giao nhận hoặc đại lý hàng không, khai kích thước từng kiện, trọng lượng, tên hàng, có hàng hạn chế hay không.
2. Chuẩn bị hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy tờ chuyên ngành (kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận vệ sinh) nếu thị trường yêu cầu.
3. Đóng gói theo tiêu chuẩn hàng không, dán ký mã hiệu, giao hàng tới kho hàng hoá sân bay trước giờ chót của chuyến.
4. Hàng được cân, đo, soi chiếu an ninh; kích thước và trọng lượng kho đo là số tính cước.
5. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu; hàng thông quan mới được đưa lên chuyến bay.
6. Nhận vận đơn hàng không, gửi bản sao và thông tin chuyến bay cho người mua để họ chuẩn bị nhận.
7. Theo dõi trạng thái lô hàng tới khi người mua nhận ở sân bay đến hoặc tại kho.

Với hàng tươi, khoảng thời gian từ khi thu hoạch, sơ chế, làm lạnh tới khi giao kho sân bay quyết định chất lượng khi đến hơn là chuyến bay. Hỏi người mua thời gian họ cần để nhận và đưa vào kho lạnh ở đầu nhập.

Chuẩn bị kiện hàng cho máy bay

Hàng không xếp hàng vào thùng chuyên dụng hoặc lên mâm (pallet) có hình dạng theo thân máy bay, nên kích thước và chiều cao kiện có giới hạn, khác nhau theo loại máy bay và khoang chở. Máy bay chở khách chỉ có khoang hàng bên dưới, thấp hơn nhiều so với máy bay chở hàng chuyên dụng. Kiện quá cao, quá nặng một điểm có thể chỉ đi được trên một số chuyến, làm chậm lô hàng. Gửi kích thước từng kiện cho bên giao nhận trước khi đặt chỗ là cách tránh bất ngờ.

Kiện nên chịu được chồng xếp và có thể bị mở để soi chiếu, kiểm tra an ninh. Đóng sao cho mở ra kiểm và đóng lại không làm hỏng hàng; tránh kiểu đóng mà muốn mở phải phá thùng. Nếu đóng pallet, pallet gỗ vẫn phải đáp ứng quy định xử lý gỗ của nước nhập như hàng đi biển, và tổng chiều cao gồm pallet phải nằm trong giới hạn bên giao nhận báo.

Mỗi kiện nên có ký mã hiệu rõ: tên người nhận hoặc mã lô, số thứ tự kiện, sân bay đến. Trên mặt kiện, hãng sẽ dán nhãn vận chuyển của họ có mã vận đơn; chừa chỗ trống ở mặt lớn để họ dán. Hàng dễ vỡ, hàng cần giữ thẳng đứng dùng ký hiệu hình quốc tế quen thuộc thay vì chỉ viết chữ tiếng Việt.

Báo giá hàng không gồm những gì

Giống đường biển, báo giá hàng không gồm cước chặng chính và nhiều khoản phụ. Tên gọi khác nhau theo hãng, nhưng thường có các nhóm sau (không nêu giá ở đây vì thay đổi liên tục):

• Cước hàng không theo ký tính cước: thường có bậc giá theo khối lượng, lô càng lớn đơn giá càng thấp, và có mức tối thiểu cho mỗi lô.
• Phụ phí nhiên liệu và phụ phí an ninh: thường tính theo ký, thay đổi theo thời kỳ.
• Phí soi chiếu, phí kho sân bay đầu xuất: tính theo ký hoặc theo lô.
• Phí phát hành vận đơn hàng không và phí chứng từ.
• Phí khai báo trước cho nước nhập: một số thị trường yêu cầu khai dữ liệu lô hàng trước khi bay.
• Phí xử lý hàng đặc biệt: hàng dễ hỏng, hàng nguy hiểm, hàng giá trị cao.

Khi so, yêu cầu báo giá theo trọng lượng tính cước cụ thể của lô bạn, không chỉ đơn giá trên ký, vì bậc giá và mức tối thiểu có thể làm một đơn giá rẻ hơn trên giấy lại thành tổng tiền cao hơn.

Giữ hàng tươi khi đi máy bay

Làm lạnh trước khi đóng. Máy bay và kho sân bay không làm lạnh hàng của bạn; chúng chỉ giữ nhiệt độ ở mức có thể. Hàng phải được hạ về nhiệt độ yêu cầu trước khi đóng thùng.

Bao bì cách nhiệt. Thùng xốp, túi giữ nhiệt, gói lạnh hoặc đá khô (có khai) giúp giữ nhiệt độ qua những quãng chờ trên sân đỗ và ở kho.

Giảm thời gian chờ. Hỏi bên giao nhận chuyến bay thẳng hay nối chuyến, giờ hàng tới nơi có trùng ngày nghỉ của kho đầu nhập không.

Ghi chú hàng dễ hỏng. Khai rõ để hãng xếp đúng khu vực, ưu tiên xử lý; một số sân bay có kho mát riêng cho hàng dễ hỏng.

Ghi nhận nhiệt độ. Đặt thiết bị ghi nhiệt độ trong thùng để có bằng chứng nếu hàng tới nơi bị hỏng.

Báo người mua giờ hạ cánh. Người mua cần có mặt hoặc có đại lý nhận hàng sớm; hàng tươi nằm qua đêm ở kho sân bay không lạnh có thể hỏng dù chuyến bay đúng giờ.

Câu hỏi thường gặp

Gửi hàng không bao lâu thì tới nơi?

Thời gian bay chỉ là một phần. Tổng thời gian còn gồm giao hàng tới kho sân bay, thủ tục, chờ chuyến, nối chuyến nếu có, thủ tục nhập ở đầu đến. Với tuyến có chuyến thẳng, tổng thường tính bằng ngày thay vì tuần; hỏi bên giao nhận thời gian tổng từ kho tới tay người mua.

Hệ số 6.000 và 5.000 khác nhau thế nào?

Đó là số chia khi quy đổi thể tích (cm³) ra ký. Hệ số càng nhỏ thì trọng lượng quy đổi càng lớn. Hàng không thường dùng 6.000, bên chuyển phát nhanh hay dùng 5.000, nên cùng một thùng hàng nhẹ có thể bị tính trọng lượng cao hơn khi gửi chuyển phát.

Có cần làm thủ tục hải quan khi xuất bằng đường hàng không không?

Có. Hàng xuất khẩu qua đường hàng không vẫn làm tờ khai hải quan như các đường khác, kèm giấy tờ chuyên ngành nếu mặt hàng cần. Bên giao nhận hàng không thường làm luôn thủ tục này nếu bạn thuê.

Có mức tối thiểu khi gửi hàng không không?

Thường có mức phí tối thiểu cho mỗi lô, nên lô rất nhỏ vài ký có thể không rẻ hơn chuyển phát nhanh. Với lô từ vài chục ký trở lên, hàng không qua bên giao nhận thường bắt đầu có lợi về giá so với chuyển phát.

Hàng tươi đi máy bay có cần giấy kiểm dịch không?

Phần lớn thị trường yêu cầu giấy kiểm dịch thực vật với trái cây, rau, hoa tươi và giấy chứng nhận phù hợp với thủy sản, thực phẩm từ động vật. Một số trái cây chỉ được xuất sang thị trường đã mở cửa cho loại đó. Kiểm yêu cầu của nước nhập và cơ quan kiểm dịch trước khi đặt chỗ.

Người mua nhận hàng không ở đâu?

Thường ở kho hàng hoá sân bay đến, sau khi làm thủ tục nhập khẩu; hoặc tại kho người mua nếu điều kiện giao hàng gồm cả chặng giao tận nơi. Ghi rõ trong báo giá và hợp đồng để người mua không bất ngờ với phí kho sân bay.