Bắt đầu xuất khẩu cần ba nhóm thứ: một sản phẩm làm ổn định và có lý do để người mua nước ngoài chọn, một thị trường cụ thể đã tìm hiểu yêu cầu, và bộ khung pháp lý cùng người lo giấy tờ. Từ đó công việc đi qua tám bước nối nhau: chọn sản phẩm mũi nhọn, chọn thị trường, chuẩn hồ sơ sản phẩm, tìm và kiểm người mua, báo giá, ký hợp đồng, sản xuất và đóng gói, làm thủ tục giao hàng và nhận tiền.
Bài này đi qua từng bước theo thứ tự, chỉ ra bước nào hay bị làm ngược và hậu quả của việc làm ngược. Chi tiết sâu của từng phần như chọn thị trường, chứng nhận, hải quan hay thanh toán có bài riêng trong các danh mục khác của trang; ở đây là tấm bản đồ để bạn biết mình đang ở đâu.
Tám bước theo đúng thứ tự
Thứ tự dưới đây không phải luật, nhưng đi theo nó giúp tránh tình huống phổ biến nhất của người mới: đã có khách hỏi giá mà chưa biết hàng mình có được phép vào nước đó không.
- Chọn một sản phẩm mũi nhọn. Không mang cả danh mục ra chào. Chọn một hai mã hàng làm ổn định nhất, có biên lợi nhuận đủ chịu thêm chi phí xuất khẩu.
- Chọn một thị trường thử. Dựa vào yêu cầu kỹ thuật, khoảng cách, thói quen tiêu dùng và việc bạn có hiểu được người mua ở đó không.
- Chuẩn hồ sơ sản phẩm theo thị trường đó. Thành phần, quy cách, kiểm nghiệm, nhãn, bao bì, chứng nhận người mua thường đòi.
- Tìm người mua và kiểm tra họ. Qua hội chợ, sàn giao dịch, thương vụ, giới thiệu; kiểm tư cách pháp lý trước khi gửi mẫu giá trị cao.
- Tính giá thành và báo giá. Chọn điều kiện giao hàng hợp sức mình, tính đủ chi phí tới điểm giao.
- Đàm phán và ký hợp đồng. Chốt quy cách, số lượng, hạn giao, phương thức thanh toán, cách xử lý khi hàng lỗi.
- Sản xuất, kiểm hàng, đóng gói. Làm theo mẫu đã duyệt, giữ mẫu đối chứng, đóng gói và ghi ký mã hiệu đúng yêu cầu.
- Làm thủ tục, giao hàng, nhận tiền. Thuê vận chuyển, khai hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ nếu cần, gửi bộ chứng từ, theo dõi tiền về.
Bước 3 và bước 4 có thể chạy song song, nhưng bước 3 phải xong trước khi bạn hứa hạn giao. Nhiều người mới hứa giao trong vài tuần rồi mới phát hiện cần kiểm nghiệm hoặc đổi nhãn mất nhiều thời gian hơn thế.
Bước một và hai: chọn hẹp để làm sâu
Người mới hay muốn chào thật nhiều mặt hàng cho thật nhiều nước, với suy nghĩ càng rộng càng dễ trúng. Thực tế ngược lại: mỗi thị trường có bộ yêu cầu riêng về nhãn, thành phần, chứng nhận; mỗi mặt hàng cần hồ sơ riêng. Rải mỏng ra thì hồ sơ nào cũng dở dang, và khi có khách hỏi nghiêm túc, bạn không trả lời được câu nào cho trọn.
Chọn sản phẩm mũi nhọn nên dựa vào ba điều: bạn làm nó ổn định nhất, nó có điểm riêng mà người mua nước ngoài nhận ra được, và giá thành còn chỗ cho các chi phí phát sinh như bao bì xuất khẩu, kiểm nghiệm, vận chuyển. Một sản phẩm bán chạy trong nước nhưng lãi rất mỏng thường không chịu nổi những chi phí này.
Chọn thị trường thử nên bắt đầu từ chỗ yêu cầu mà bạn đáp được, chứ không phải chỗ nghe nói giá cao. Một thị trường giá tốt nhưng đòi chứng nhận bạn chưa có, hoặc đòi hồ sơ kỹ thuật bạn chưa làm được, sẽ tiêu tốn cả năm mà chưa ra đơn. Đọc danh mục "Chọn thị trường" của trang để có cách so sánh có hệ thống hơn.
Bước ba: hồ sơ sản phẩm là thứ người mua đọc trước khi đọc giá
Một người mua chuyên nghiệp nhận được thư chào hàng thường hỏi lại ngay vài thứ: sản phẩm làm từ gì, quy cách đóng gói ra sao, mỗi thùng bao nhiêu, kích thước và trọng lượng thùng, hạn dùng nếu là thực phẩm, có giấy kiểm nghiệm hay chứng nhận nào. Bạn trả lời đủ và nhanh thì được xem là đối tác nghiêm túc. Trả lời lúng túng hoặc mỗi lần một số khác thì thư thường dừng ở đó.
Vì vậy trước khi đi tìm khách, hãy làm một bộ hồ sơ cho sản phẩm mũi nhọn, gồm bảng thông số kỹ thuật một trang, ảnh chụp thật từ nhiều góc, thông tin đóng gói từ đơn vị nhỏ nhất tới thùng carton và pallet, kết quả kiểm nghiệm còn hiệu lực nếu mặt hàng cần. Viết bằng tiếng Anh đơn giản, đúng thuật ngữ, cùng một con số ở mọi nơi.
Với thực phẩm, mỹ phẩm, hàng tiếp xúc thực phẩm hay đồ chơi trẻ em, nước nhập thường có quy định riêng về thành phần được phép, ngưỡng tồn dư, cách ghi nhãn. Đây là phần cần tra trên trang chính thức của cơ quan quản lý nước nhập hoặc hỏi người mua cụ thể, không nên đoán. Danh mục "Tiêu chuẩn và chứng nhận" và "Bao bì và nhãn mác" của trang đi sâu vào phần này.
Bước bốn tới sáu: từ người hỏi giá tới hợp đồng ký
Ba bước giữa là chỗ người mới dễ mất tiền nhất, vì đây là lúc phải ra quyết định khi thông tin còn ít. Bảng dưới tóm việc cần làm và sai lầm hay gặp ở từng bước.
| Bước | Việc chính | Sai lầm hay gặp |
|---|---|---|
| Tìm và kiểm người mua | Ghi lại tên pháp lý, địa chỉ, người liên hệ; tra đăng ký doanh nghiệp ở nước họ khi có thể | Gửi mẫu giá trị cao cho người chưa kiểm, tin vào email dùng hộp thư miễn phí |
| Tính giá và báo giá | Tính giá thành đủ khoản, chọn điều kiện giao hàng phù hợp, ghi rõ thời hạn hiệu lực báo giá | Báo giá theo điều kiện mà mình không kiểm soát được chi phí, quên phí phát sinh |
| Đàm phán và ký | Chốt quy cách bằng mẫu duyệt, hạn giao, thanh toán, xử lý khiếu nại, luật áp dụng | Ký theo mẫu hợp đồng của người mua mà không đọc điều khoản phạt và khiếu nại |
Báo giá là chỗ cần cẩn thận nhất vì nó trở thành cam kết. Một báo giá không ghi thời hạn hiệu lực có thể bị người mua viện dẫn sau nhiều tháng, khi chi phí nguyên liệu và vận chuyển đã khác. Hãy luôn ghi rõ báo giá có hiệu lực tới ngày nào và theo điều kiện giao hàng nào.
Hợp đồng đầu tiên nên ngắn và rõ hơn là dài và đủ mọi tình huống. Điều quan trọng là hai bên hiểu giống nhau về hàng đạt hay không đạt, và nếu không đạt thì làm gì.
Bước bảy và tám: chỗ lý thuyết gặp thực tế
Khi hợp đồng đã ký, áp lực chuyển sang xưởng. Hãy giữ lại ít nhất một mẫu đã được người mua duyệt, niêm phong và ghi ngày, để làm chuẩn đối chiếu suốt quá trình làm. Kiểm hàng theo tiêu chí đã thoả thuận chứ không theo cảm giác, ghi lại số lượng đạt và không đạt. Đóng gói đúng quy cách, ghi ký mã hiệu thùng đúng như người mua yêu cầu, vì sai ký mã hiệu có thể làm kho bên kia không nhận ra hàng.
Phần thủ tục và vận chuyển, người mới thường thuê một công ty giao nhận kiêm đại lý hải quan làm thay. Cách này hợp lý cho vài lô đầu, miễn là bạn đọc kỹ từng chứng từ họ gửi về và hỏi cho tới khi hiểu. Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan và giấy chứng nhận xuất xứ phải khớp nhau về tên hàng, số lượng, trọng lượng. Lệch một con số có thể khiến người mua không thông quan được hàng hoặc không được hưởng ưu đãi thuế.
Sau khi tàu chạy, việc chưa xong. Bạn cần gửi bộ chứng từ đúng cách đã thoả thuận, theo dõi tiền về, đối chiếu với hợp đồng, và hỏi người mua khi hàng tới nơi xem có vấn đề gì không. Phản hồi của lô đầu là thông tin quý nhất để sửa quy trình cho lô thứ hai.
Những việc nên làm song song ngay từ đầu
Mở sổ ghi chép cho từng lô. Ghi ngày nhận nguyên liệu, ngày làm, kết quả kiểm, ai đóng gói, ngày giao, các trao đổi quan trọng với người mua. Khi có khiếu nại, sổ này là thứ giúp bạn biết lỗi nằm ở đâu và chứng minh mình đã làm đúng.
Học dần thay vì giao hết cho người ngoài. Thuê dịch vụ là đúng, nhưng chủ cơ sở hoặc một người trong nhà cần hiểu nguyên lý của từng chứng từ. Không hiểu thì không phát hiện được sai, và sai trên chứng từ thì người chịu là người bán.
Giữ liên lạc đều với người mua. Báo tiến độ trước khi được hỏi, báo sớm khi có trục trặc. Người mua nước ngoài thường chấp nhận trễ vài ngày nếu được báo trước kèm lý do và phương án, nhưng rất khó chấp nhận im lặng.
Tính lại giá thành sau lô đầu. Lô đầu luôn lộ ra những chi phí chưa tính. Cập nhật lại bảng giá thành trước khi báo giá lô sau, để không lặp lại một mức giá đã lỗ.
Khi nào nên dừng lại giữa lộ trình
Đi theo tám bước không có nghĩa là bước nào cũng phải đi tiếp bằng mọi giá. Có những điểm mà dừng lại, quay về bước trước, là quyết định tỉnh táo hơn cố đẩy cho xong. Điểm thứ nhất là khi chuẩn hồ sơ sản phẩm mới phát hiện thị trường đã chọn đòi một chứng nhận hay một chỉ tiêu kiểm nghiệm mà xưởng chưa đáp được trong thời gian ngắn. Lúc đó đổi thị trường thử còn rẻ hơn chờ cả năm.
Điểm thứ hai là khi người mua đưa ra điều kiện bất thường so với giao dịch thông thường: đòi người bán trả trước một khoản phí để được "đăng ký nhà cung cấp", đòi gửi số lượng mẫu lớn miễn phí, liên tục đổi tài khoản nhận tiền hay tên công ty, hoặc thúc ký gấp mà không cho thời gian đọc hợp đồng. Những dấu hiệu này đáng để tạm dừng và kiểm tra kỹ người mua, dù đơn hàng nghe hấp dẫn đến đâu.
Điểm thứ ba nằm ở chính mình: khi tính giá thành đủ khoản mà mức giá người mua chấp nhận không còn lãi, hoặc khi nhận đơn đồng nghĩa với bỏ khách trong nước đang trả đều. Một đơn xuất khẩu không lãi vẫn có thể đáng nhận nếu nó mở ra khách lâu dài, nhưng đó phải là quyết định có tính toán, ghi rõ mức lỗ chấp nhận được, chứ không phải vì ngại từ chối.
Câu hỏi thường gặp
Có cần thành lập công ty riêng để xuất khẩu không?
Không bắt buộc với mọi trường hợp. Doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh có đăng ký đều có thể làm thủ tục với hàng thông thường. Nhưng loại hình ảnh hưởng tới cách xuất hoá đơn, hoàn thuế và cách người mua nhìn bạn, nên cân nhắc khi định đi đường dài.
Nên tìm khách trước hay chuẩn hồ sơ sản phẩm trước?
Nên chuẩn hồ sơ sản phẩm trước hoặc ít nhất làm song song. Khi khách hỏi những câu cơ bản về quy cách, kiểm nghiệm, đóng gói mà bạn chưa có câu trả lời, cơ hội thường trôi qua rất nhanh và khó gặp lại.
Có cần biết tiếng Anh giỏi mới xuất khẩu được không?
Không cần giỏi văn chương, nhưng cần đọc hiểu chính xác email, hợp đồng và chứng từ. Tiếng Anh thương mại đơn giản, rõ ràng, đúng thuật ngữ là đủ cho phần lớn giao dịch. Chỗ nào chưa chắc nên hỏi lại người mua thay vì đoán nghĩa.
Lô hàng đầu tiên nên lớn hay nhỏ?
Thường nên nhỏ vừa phải, đủ để hai bên kiểm được chất lượng, quy trình và thanh toán mà không đẩy rủi ro quá sức. Lô thử thành công là nền tốt để đàm phán đơn lớn hơn với điều kiện tốt hơn.
Thuê công ty giao nhận làm hết thủ tục có an toàn không?
Là cách phổ biến và hợp lý cho người mới, nhưng trách nhiệm về tính đúng của khai báo vẫn gắn với người xuất khẩu. Nên đọc lại mọi chứng từ trước khi ký, hỏi rõ từng khoản phí và giữ bản lưu đầy đủ.