Xuất khẩu uỷ thác là khi bạn có hàng, có khi có cả khách, nhưng nhờ một doanh nghiệp khác đứng tên ký hợp đồng ngoại thương và làm thủ tục xuất khẩu, đổi lại bạn trả phí uỷ thác. Tự xuất khẩu là khi chính bạn đứng tên với người mua nước ngoài, tự khai hải quan (trực tiếp hoặc qua đại lý) và nhận tiền về tài khoản của mình. Uỷ thác hợp với người mới chưa có người và kinh nghiệm; tự xuất hợp khi đã có khách ổn định và muốn giữ lợi nhuận, quan hệ khách hàng.
Còn một cách thứ ba hay bị gộp nhầm vào uỷ thác: bán đứt hàng cho một công ty thương mại, để họ tự bán ra nước ngoài theo tên họ. Ba cách khác nhau về ai chịu rủi ro, ai giữ khách và ai được gì. Bài này so sánh từng mặt để bạn chọn đúng cho giai đoạn của mình.
Ba cách đưa hàng ra nước ngoài, đặt cạnh nhau
Bảng dưới so sánh ở mức nguyên lý. Cách chia trách nhiệm cụ thể còn tuỳ hợp đồng giữa các bên, nên đọc kỹ hợp đồng thay vì giả định theo bảng.
| Tiêu chí | Bán đứt cho công ty thương mại | Xuất khẩu uỷ thác | Tự xuất khẩu |
|---|---|---|---|
| Ai đứng tên với người mua nước ngoài | Công ty thương mại | Bên nhận uỷ thác | Chính bạn |
| Ai giữ quan hệ khách hàng | Công ty thương mại | Thường là bạn, nếu bạn tự tìm khách | Chính bạn |
| Rủi ro thanh toán quốc tế | Không trực tiếp với bạn | Chia theo hợp đồng uỷ thác | Bạn gánh trọn |
| Phần việc giấy tờ của bạn | Ít nhất | Vừa phải | Nhiều nhất |
| Phần lợi nhuận giữ lại | Thấp nhất | Trừ phí uỷ thác | Cao nhất nếu không có sự cố |
| Học được nghiệp vụ | Ít | Khá, nếu chịu theo sát | Nhiều nhất |
Không có cột nào "tốt nhất" cho mọi người. Một cơ sở vừa có đơn đầu từ khách tự tìm, chưa có người làm chứng từ, thường hợp với uỷ thác. Một cơ sở chỉ muốn tập trung sản xuất, không muốn dính tới khách nước ngoài, hợp với bán đứt. Tự xuất là đích đến khi bạn đã có người và có khách đều.
Xuất khẩu uỷ thác vận hành thế nào
Luật Thương mại 2005 có phần riêng về uỷ thác mua bán hàng hoá: bên giao uỷ thác nhờ bên nhận uỷ thác mua hoặc bán hàng theo tên của bên nhận, theo điều kiện đã thoả thuận, và trả thù lao. Trong xuất khẩu, điều này thường dẫn tới hai hợp đồng: hợp đồng uỷ thác giữa bạn và doanh nghiệp nhận uỷ thác, và hợp đồng ngoại thương giữa doanh nghiệp đó với người mua nước ngoài. Có trường hợp ba bên cùng ký một văn bản để người mua biết rõ ai là nhà sản xuất.
Bên nhận uỷ thác đứng tên trên tờ khai hải quan, trên hoá đơn thương mại gửi người mua và thường là người nhận tiền từ nước ngoài, sau đó thanh toán lại cho bạn theo hợp đồng uỷ thác. Hàng vẫn do xưởng của bạn làm, đóng gói, và bạn vẫn chịu trách nhiệm về chất lượng trước bên nhận uỷ thác.
Cách lập hoá đơn giữa hai bên, cách kê khai thuế giá trị gia tăng và hồ sơ hoàn thuế trong trường hợp uỷ thác có quy định riêng và thay đổi theo từng thời kỳ. Đây là phần nên hỏi kế toán có kinh nghiệm hoặc cơ quan thuế quản lý bạn trước khi ký, vì làm sai có thể mất quyền khấu trừ hoặc hoàn thuế mà lẽ ra bạn được hưởng.
Hợp đồng uỷ thác cần nói rõ những gì
Phí uỷ thác tính thế nào. Theo phần trăm giá trị lô hàng, theo mức cố định mỗi lô, hay kết hợp. Phí đã bao gồm những gì: khai hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, làm việc với ngân hàng; khoản nào tính riêng.
Tiền về tay ai và khi nào chuyển lại. Tiền người mua trả vào tài khoản bên nhận uỷ thác, vậy sau bao nhiêu ngày họ phải chuyển cho bạn, theo tỷ giá nào, ai chịu phí ngân hàng. Đây là điểm hay sinh tranh chấp nhất.
Ai chịu rủi ro khi người mua không trả. Bên nhận uỷ thác thường không cam kết trả thay người mua nước ngoài. Ghi rõ để không ai hiểu nhầm, và để bạn biết mình đang gánh phần rủi ro nào.
Ai chịu trách nhiệm khi khai báo sai. Thông tin hàng hoá do bạn cung cấp, khai báo do họ thực hiện. Cần ghi rõ nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác của bạn và nghĩa vụ kiểm tra, khai đúng của họ.
Quan hệ với khách sau này. Nếu khách do bạn tự tìm, ghi rõ bên nhận uỷ thác không được tự chào hàng trực tiếp cho khách đó. Nếu khách do họ giới thiệu, thoả thuận trước về việc sau này bạn có được tự xuất cho khách đó hay không.
Khi nào tự xuất khẩu đáng hơn
Tự xuất khẩu đáng làm khi ba điều đã có: khách hàng đặt đều chứ không phải một đơn rồi thôi, trong nhà đã có người theo được chứng từ, và bạn đủ dòng tiền để chờ thanh toán quốc tế. Lúc đó phí uỷ thác trả mỗi lô cộng lại trong một năm thường đủ để trả lương một nhân viên xuất nhập khẩu, và nhân viên đó còn tích luỹ kinh nghiệm cho chính công ty bạn.
Một lợi ích ít được nhắc của tự xuất là bạn nắm trực tiếp thông tin từ người mua: họ khen gì, phàn nàn gì, đối thủ ở nước khác chào giá ra sao. Qua trung gian, những thông tin này thường bị lọc bớt hoặc tới chậm. Với một xưởng muốn cải tiến sản phẩm theo thị trường, đây là giá trị lớn.
Ngược lại, tự xuất cũng có nghĩa mọi sai sót đều là của bạn: chứng từ lệch, giao trễ, tiền về chậm. Một số cơ sở chọn đi hai chân trong giai đoạn chuyển tiếp: tự xuất cho khách quen ở một thị trường dễ, vẫn uỷ thác cho đơn ở thị trường có thủ tục phức tạp hơn. Không có quy định nào buộc bạn chọn một cách cho mọi lô.
Một cách tự kiểm đơn giản trước khi chuyển sang tự xuất: lấy lô uỷ thác gần nhất, tự làm lại toàn bộ bộ chứng từ trên giấy như thể mình là người xuất khẩu, rồi so với bộ chứng từ bên nhận uỷ thác đã làm. Chỗ nào bạn làm khác, hỏi cho ra lý do. Nếu sau hai ba lô mà bộ tự làm đã gần khớp, bạn đã có nền để tự đi. Nếu vẫn lệch nhiều ở mã hàng, trị giá hay xuất xứ, nên học thêm trước khi tự đứng tên.
Chọn doanh nghiệp nhận uỷ thác: kiểm những gì
Nhận uỷ thác là đặt một phần tiền và uy tín của bạn vào tay người khác. Trước khi ký, nên kiểm:
- Doanh nghiệp đang hoạt động bình thường, tra được trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia, không nằm trong diện bỏ địa chỉ kinh doanh.
- Đã từng xuất khẩu mặt hàng cùng nhóm với hàng của bạn, hiểu thủ tục chuyên ngành của nhóm hàng đó.
- Sẵn sàng cho bạn xem bản sao tờ khai, giấy chứng nhận xuất xứ và chứng từ ngân hàng của chính lô hàng bạn uỷ thác.
- Có cách đối chiếu tiền về minh bạch, chuyển trả đúng hạn, không giữ tiền với lý do mơ hồ.
- Được cơ sở khác từng uỷ thác giới thiệu lại, chứ không chỉ qua quảng cáo.
Một dấu hiệu đáng ngại là bên nhận uỷ thác không muốn bạn biết tên và liên lạc của người mua, dù khách do bạn tìm ra. Dấu hiệu khác là đề nghị khai mặt hàng, trị giá hay xuất xứ khác với thực tế "cho tiện". Khai sai là vi phạm pháp luật hải quan, và bạn có thể bị liên đới dù không trực tiếp khai.
Một lô hàng, ba cách đi: ví dụ giả định
Để thấy khác biệt rõ hơn, hãy lấy một ví dụ giả định. Một xưởng mây tre ở vùng ven Hà Nội nhận được đơn từ một cửa hàng đồ trang trí ở châu Âu, giá trị lô quy ước là 100 đơn vị tiền. Xưởng chưa từng tự làm thủ tục, chưa có người đọc chứng từ, nhưng khách là do chủ xưởng gặp ở một hội chợ và trao đổi trực tiếp.
Nếu bán đứt cho một công ty thương mại, xưởng có thể chỉ nhận khoảng 80 đến 85 đơn vị, vì công ty thương mại cần phần chênh để trả chi phí, gánh rủi ro và có lãi. Đổi lại, xưởng giao hàng tại kho của họ, nhận tiền trong nước, không lo gì thêm. Nhưng khách châu Âu từ đây trở thành khách của công ty thương mại, lần sau họ đặt hàng qua công ty đó chứ không qua xưởng.
Nếu uỷ thác, xưởng giữ được khách, trả phí uỷ thác giả định vài phần trăm cộng các khoản phí thủ tục tính riêng, nhận phần còn lại sau khi tiền về tài khoản bên nhận uỷ thác và được chuyển lại. Xưởng gánh rủi ro người mua không trả, nhưng học được quy trình qua bộ chứng từ của lô.
Nếu tự xuất, xưởng giữ gần trọn 100 đơn vị trừ chi phí thủ tục và vận chuyển tới điểm giao, nhưng phải tự lo mọi khâu và mọi sai sót. Với xưởng trong ví dụ, uỷ thác là điểm cân bằng hợp lý cho lô đầu: giữ khách mà không đặt cược vào khả năng làm chứng từ chưa có. Các con số trên chỉ để minh hoạ cách nghĩ, không phản ánh mức phí hay tỷ lệ thực tế của thị trường.
Đi từ uỷ thác sang tự xuất: chuẩn bị ra sao
Nếu đang uỷ thác và muốn dần tự đi, hãy dùng mỗi lô uỷ thác như một buổi học. Xin bản sao toàn bộ chứng từ, đọc từng ô trên tờ khai, hỏi vì sao mã hàng được khai như vậy, vì sao chọn mẫu giấy chứng nhận xuất xứ đó. Ghi lại các bước và thời gian của từng bước.
Song song, chuẩn bị phần pháp lý của chính mình: chữ ký số để khai báo điện tử, tài khoản ngân hàng nhận ngoại tệ, người phụ trách chứng từ. Lô tự xuất đầu tiên nên là lô cho khách quen, hàng quen, thị trường quen, để nếu có trục trặc thì đó là trục trặc thủ tục chứ không cộng thêm rủi ro khách lạ.
Cuối cùng, nói chuyện thẳng với bên nhận uỷ thác. Nhiều doanh nghiệp làm dịch vụ chấp nhận chuyển vai thành đại lý hải quan hoặc giao nhận cho bạn khi bạn tự đứng tên. Chia tay rõ ràng, đối chiếu xong công nợ, giữ được quan hệ tốt hơn là âm thầm chuyển khách.
Câu hỏi thường gặp
Xuất khẩu uỷ thác thì ai được hoàn thuế giá trị gia tăng?
Cách kê khai và hoàn thuế trong trường hợp uỷ thác có quy định riêng, phụ thuộc vào hợp đồng uỷ thác, hoá đơn giữa hai bên và hồ sơ chứng từ. Nên hỏi kế toán có kinh nghiệm hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi ký, và kiểm văn bản hiện hành.
Giấy chứng nhận xuất xứ đứng tên ai khi uỷ thác?
Thường người xuất khẩu đứng tên trên chứng từ là bên nhận uỷ thác, còn thông tin nhà sản xuất có thể được thể hiện theo quy định của từng mẫu và từng hiệp định. Cần hỏi rõ để hồ sơ xuất xứ của hàng được giữ đầy đủ ở phía xưởng.
Có thể vừa uỷ thác vừa tự xuất cùng lúc không?
Có. Không có quy định buộc một cơ sở chỉ dùng một cách. Nhiều nơi tự xuất cho khách quen ở thị trường thủ tục đơn giản và uỷ thác cho thị trường đòi nhiều giấy phép chuyên ngành, miễn là hồ sơ và sổ sách của từng lô tách bạch.
Bán đứt cho công ty thương mại có tính là xuất khẩu không?
Về mặt thủ tục, người xuất khẩu là công ty thương mại; bạn bán hàng trong nước cho họ. Vì vậy cách xuất hoá đơn và nghĩa vụ thuế của bạn là của giao dịch nội địa, trừ khi có thoả thuận và hồ sơ khác theo quy định.
Phí uỷ thác bao nhiêu là hợp lý?
Không có mức chung, vì phí phụ thuộc mặt hàng, độ phức tạp của thủ tục, giá trị lô và phần việc bên nhận uỷ thác làm. Nên hỏi hai ba nơi, so phạm vi dịch vụ chứ không chỉ so con số, và ghi rõ các khoản tính riêng trong hợp đồng.