Doanh nghiệp nhỏ xuất khẩu được, và nhiều cơ sở vài chục người vẫn đều đặn có hàng đi nước ngoài. Luật không đặt ngưỡng vốn hay số lao động tối thiểu cho người bán ra nước ngoài với phần lớn mặt hàng thông thường. Thứ quyết định là năng lực làm ra cùng một chất lượng ở mọi lô, đủ tiền để chờ được thanh toán, có người hiểu giấy tờ, và một sản phẩm mà người mua bên kia có lý do để chọn thay vì hàng của nước khác.
Bài này đưa ra cách tự chấm mức sẵn sàng theo năm nhóm câu hỏi, các dấu hiệu cho thấy nên chờ thêm, và những đường vòng an toàn khi chưa đủ sức tự đi. Mục đích không phải để nản lòng, mà để đơn hàng đầu tiên không thành đơn hàng cuối cùng vì một lỗi có thể biết trước.
Quy mô nhỏ không phải rào cản, sự thiếu ổn định mới là
Người mua nước ngoài ít khi hỏi xưởng của bạn rộng bao nhiêu mét vuông. Họ hỏi: lô thứ năm có giống lô mẫu không, giao có đúng hẹn không, khi có lỗi thì ai chịu và sửa thế nào. Một nhà nhập khẩu nhỏ ở châu Âu bán hàng thủ công cho chuỗi cửa hàng quà tặng có khi chỉ cần vài trăm sản phẩm mỗi quý. Với họ, một xưởng mười người làm đều tay đáng tin hơn một nhà máy lớn hay đổi nguồn nguyên liệu.
Vấn đề của cơ sở nhỏ thường nằm ở chỗ khác: nguyên liệu mua theo mùa nên màu, độ ẩm, kích cỡ dao động; thợ chính nghỉ một tuần là năng suất tụt; quy trình nằm trong đầu chủ xưởng chứ không nằm trên giấy. Khi bán trong nước, khách quen bỏ qua sai lệch nhỏ và hai bên gọi nhau là xong. Khi bán ra nước ngoài, hàng đi mấy tuần mới tới, người mua kiểm theo tiêu chí đã chốt, sai lệch có thể dẫn tới trừ tiền, trả hàng hoặc mất khách.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải là "mình có đủ lớn không" mà là "mình có làm lại được đúng như thế nhiều lần không". Nếu câu trả lời là có, quy mô nhỏ thậm chí còn là lợi thế: bạn linh hoạt nhận đơn ít, đổi mẫu nhanh, và người mua nhỏ thích làm việc thẳng với chủ xưởng hơn là qua nhiều tầng nhân viên.
Năm câu hỏi tự đánh giá trước khi nhận đơn đầu
Sản phẩm đã ổn định chưa? Lấy ngẫu nhiên vài sản phẩm từ ba lô làm ở ba thời điểm khác nhau, đặt cạnh nhau. Nếu chính bạn còn thấy khác về màu, kích thước, độ hoàn thiện hay mùi vị thì người mua kỹ tính sẽ thấy rõ hơn. Ổn định trước, chào bán sau.
Công suất thật là bao nhiêu? Không tính theo ngày làm tốt nhất, mà theo trung bình một tháng có cả ngày mưa, ngày thiếu thợ, ngày máy hỏng. Con số này quyết định bạn dám nhận đơn cỡ nào và hẹn giao bao lâu.
Tiền có đủ để chờ không? Từ lúc mua nguyên liệu tới lúc tiền hàng về tài khoản có thể kéo dài nhiều tuần, có khi vài tháng tuỳ điều kiện thanh toán. Trong thời gian đó xưởng vẫn trả lương, vẫn nhận đơn trong nước. Không đủ tiền chờ là nguyên nhân hay gặp khiến cơ sở nhỏ nhận đơn rồi bỏ dở.
Có người theo được giấy tờ không? Không cần ngay một phòng xuất nhập khẩu, nhưng cần ít nhất một người đọc được email tiếng Anh, hiểu hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, biết hỏi đại lý hải quan đúng câu. Người đó có thể là bạn, con bạn, hoặc một nhân viên được cho đi học.
Có lý do để người mua chọn mình không? Giá rẻ hiếm khi là lý do bền, vì luôn có nơi rẻ hơn. Lý do tốt hơn là chất liệu riêng, tay nghề khó bắt chước, khả năng làm theo thiết kế của khách, hay chứng nhận mà thị trường đó đòi. Viết được lý do này thành hai ba câu cụ thể là đã có nền cho thư chào hàng.
Dấu hiệu đã sẵn sàng và dấu hiệu nên chờ thêm
Bảng dưới gom những tín hiệu thường gặp ở cơ sở nhỏ. Không cần đạt hết cột bên trái mới bắt đầu, nhưng nếu phần lớn rơi vào cột bên phải thì nên dành thêm vài tháng sửa nền trước khi tìm khách nước ngoài.
| Khía cạnh | Đã tương đối sẵn sàng | Nên chờ và sửa trước |
|---|---|---|
| Chất lượng | Có tiêu chí kiểm hàng viết ra, có mẫu đối chứng giữ lại | Chất lượng phụ thuộc vào tay một người thợ |
| Nguyên liệu | Có hai nguồn trở lên hoặc hợp đồng giữ nguồn | Mua theo chợ, mùa nào dùng mùa đó |
| Công suất | Biết con số trung bình tháng và thời gian làm một lô | Chỉ biết "làm gấp thì được" |
| Tài chính | Chịu được vài tháng vốn đọng không ảnh hưởng lương thợ | Đang vay nóng để xoay đơn trong nước |
| Pháp lý | Đã có đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hoá đơn đúng quy định | Chưa đăng ký hoặc đăng ký sai ngành nghề |
| Con người | Có người đọc và trả lời email tiếng Anh trong ngày | Phải nhờ người quen dịch từng thư |
Cột bên phải không có nghĩa là không bao giờ xuất khẩu được. Nó chỉ cho biết chỗ nào sẽ vỡ trước khi áp lực đơn hàng nước ngoài đè lên. Sửa trong lúc chưa có đơn rẻ hơn rất nhiều so với sửa khi container đã đặt chỗ.
Đo công suất thật thay vì công suất mong muốn
Nhiều chủ xưởng trả lời câu hỏi công suất bằng con số của ngày làm tốt nhất. Người mua hỏi "mỗi tháng làm được bao nhiêu" và nghe con số đó, rồi đặt đơn sát với nó. Đến khi làm thật, có ngày thiếu thợ, có đợt nguyên liệu về chậm, có lô phải làm lại vì lỗi, và hạn giao bị trễ.
Cách đo đơn giản là ghi sổ sản lượng thật trong hai đến ba tháng liên tiếp, tính cả hàng hỏng phải loại. Ví dụ giả định: một xưởng đan cói ghi được trung bình 1.200 sản phẩm đạt mỗi tháng, tháng thấp nhất 900, tháng cao nhất 1.500. Con số an toàn để hứa với người mua nước ngoài nên gần mức thấp, cộng thêm khoảng dự phòng cho khâu đóng gói và kiểm hàng, chứ không phải 1.500.
Song song, hãy ghi thời gian làm trọn một lô từ lúc nhận nguyên liệu tới lúc thùng hàng sẵn sàng. Thời gian này cộng với thời gian đặt tàu, làm thủ tục và đi đường mới ra thời gian giao hàng hứa với khách. Hứa thời gian dài hơn một chút và giao sớm luôn tốt hơn hứa ngắn rồi xin lùi.
Nếu đơn đầu vượt công suất, có hai lựa chọn lành mạnh: đề nghị chia thành nhiều đợt giao, hoặc liên kết với cơ sở khác làm cùng tiêu chuẩn và tự chịu trách nhiệm kiểm hàng của họ. Lựa chọn không lành mạnh là nhận hết rồi giao trễ.
Sức chịu đựng tài chính: tiền nằm ở đâu trong lúc chờ
Dòng tiền của một đơn xuất khẩu khác đơn trong nước ở chỗ khoảng chờ dài hơn và ít cách co giãn hơn. Bạn mua nguyên liệu, trả công, mua bao bì đóng gói theo yêu cầu, trả phí vận chuyển nội địa, phí thủ tục, có khi cả phí kiểm nghiệm. Tất cả đi trước. Tiền hàng về sau, theo điều kiện đã thoả thuận: có người mua trả trước một phần, có người trả khi nhận được bộ chứng từ, có người trả sau khi hàng về kho của họ.
Một phép thử đơn giản là viết ra lịch tiền theo tuần cho lô hàng dự kiến, từ tuần mua nguyên liệu tới tuần tiền về. Tuần nào số dư âm, bạn phải biết lấy tiền ở đâu bù: vốn tự có, khoản vay đã được duyệt trước, hay tiền đặt cọc của người mua. Nếu câu trả lời là "lúc đó tính", đó là tín hiệu nên chọn đơn nhỏ hơn hoặc đòi tỷ lệ đặt cọc cao hơn cho lô đầu.
Cũng nên tính trường hợp xấu: người mua chậm trả vài tuần, hàng bị giữ lại kiểm tra thêm, tỷ giá thay đổi. Một cơ sở nhỏ không cần dự phòng cho mọi tình huống, nhưng cần biết mình chịu được tình huống nào và không chịu được tình huống nào, để từ chối những điều khoản vượt sức ngay từ khi đàm phán.
Giấy tờ pháp lý nên có trước khi chào hàng
Phần này chỉ liệt kê nền tảng phía người bán. Thủ tục hải quan và giấy phép chuyên ngành của từng mặt hàng là chuyện của bước sau, khi đã biết mình bán gì cho ai. Văn bản có thể thay đổi, nên kiểm lại với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và hải quan nơi bạn làm thủ tục.
- Đăng ký kinh doanh hợp lệ (doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh), ngành nghề đăng ký bao quát được hoạt động mua bán, sản xuất mặt hàng định xuất.
- Mã số thuế đang hoạt động bình thường, không bị khoá vì nợ báo cáo; cách xuất hoá đơn đúng với loại hình của bạn.
- Tài khoản ngân hàng nhận được tiền từ nước ngoài, tên chủ tài khoản trùng tên người bán trên hợp đồng và hoá đơn.
- Chữ ký số dùng để khai báo điện tử với cơ quan hải quan và các cổng dịch vụ công liên quan.
- Hồ sơ sản phẩm cơ bản: thành phần hoặc chất liệu, quy cách đóng gói, ảnh chụp thật, kết quả kiểm nghiệm nếu là thực phẩm hay mỹ phẩm.
- Một bộ thông tin công ty bằng tiếng Anh thống nhất về tên, địa chỉ, người đại diện, dùng giống nhau trên mọi giấy tờ.
Sai lệch nhỏ giữa tên trên hợp đồng, tên trên hoá đơn và tên chủ tài khoản ngân hàng là nguyên nhân phổ biến khiến tiền về bị treo hoặc chứng từ bị ngân hàng trả lại. Thống nhất từ đầu đỡ rất nhiều việc về sau.
Khi chưa đủ sức tự đi: những đường vòng an toàn
Chưa sẵn sàng tự xuất khẩu không có nghĩa là phải đứng ngoài. Cách phổ biến nhất là bán cho một doanh nghiệp đã xuất khẩu, để họ lo khách, giấy tờ và vận chuyển. Bạn học được tiêu chuẩn của người mua nước ngoài qua yêu cầu của họ mà chưa phải gánh rủi ro thanh toán quốc tế.
Cách thứ hai là xuất khẩu uỷ thác: bạn tìm được khách nhưng nhờ một doanh nghiệp có kinh nghiệm đứng tên làm thủ tục. Cách thứ ba là góp hàng với vài cơ sở cùng loại, hoặc qua hợp tác xã, để đủ một lô mà người mua chịu đặt. Mỗi cách có cái giá riêng về lợi nhuận và quyền chủ động, và đều đáng cân nhắc cho năm đầu.
Dù chọn cách nào, hãy dùng thời gian này để sửa những ô còn nằm ở cột "nên chờ" trong bảng trên: viết tiêu chí kiểm hàng, ghi sổ công suất, chuẩn hoá giấy tờ, cho một người đi học nghiệp vụ. Khi đơn tự đi đầu tiên tới, bạn sẽ bắt đầu từ nền đã chắc chứ không từ con số không.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có tự đứng tên xuất khẩu được không?
Theo cách hiểu phổ biến của pháp luật thương mại, hộ kinh doanh có đăng ký là thương nhân và có thể làm thủ tục xuất khẩu với mặt hàng thông thường. Tuy vậy cách xuất hoá đơn, kê khai thuế và hoàn thuế của hộ khác doanh nghiệp, nên hỏi trước cơ quan thuế và hải quan nơi bạn làm thủ tục.
Có cần vốn tối thiểu bao nhiêu mới được xuất khẩu?
Với phần lớn mặt hàng thông thường, luật không đặt mức vốn tối thiểu cho người xuất khẩu. Một số ngành có điều kiện riêng, như hàng cần giấy phép chuyên ngành. Thứ thực sự giới hạn là vốn lưu động để chờ thanh toán, chứ không phải vốn ghi trên giấy đăng ký.
Sản phẩm đã bán tốt trong nước thì có chắc bán được ra nước ngoài không?
Không chắc. Bán tốt trong nước cho thấy sản phẩm có chất lượng nhất định, nhưng người mua nước ngoài còn xét tiêu chuẩn kỹ thuật, nhãn, bao bì, chứng nhận và giá so với nguồn hàng của nước khác. Cần kiểm từng yêu cầu của thị trường định bán.
Chưa có website hay catalogue tiếng Anh thì có nên bắt đầu không?
Có thể bắt đầu bằng một bộ hồ sơ sản phẩm gọn: ảnh thật, quy cách, chất liệu, khả năng cung ứng, viết bằng tiếng Anh rõ ràng. Website và catalogue đẹp giúp nhưng không thay được sự ổn định chất lượng và cách trả lời thư nhanh, chính xác.
Mất bao lâu để chuẩn bị từ lúc quyết định tới đơn hàng đầu?
Không có con số chung. Cơ sở đã có giấy tờ đầy đủ và sản phẩm ổn định có thể đi nhanh, còn cơ sở cần làm thêm kiểm nghiệm, chứng nhận hay đổi bao bì thì lâu hơn nhiều. Nên lập kế hoạch theo từng việc cụ thể thay vì đặt một mốc thời gian cảm tính.
Có nên nhận đơn lớn ngay lần đầu nếu khách đề nghị?
Nên cân rất kỹ. Đơn lớn đầu tiên dồn áp lực lên công suất, dòng tiền và kiểm hàng cùng lúc, trong khi hai bên chưa có lịch sử tin nhau. Đề nghị chia đợt giao hoặc bắt đầu bằng lô thử thường được người mua có kinh nghiệm chấp nhận.