Khi một xưởng nhỏ không đủ số lượng tối thiểu người mua đòi, cách phổ biến là góp hàng với các xưởng cùng loại để đủ một lô, qua một xưởng đầu mối, một hợp tác xã hoặc một doanh nghiệp đứng ra gom. Mô hình này mở cửa cho những cơ sở không thể tự đáp ứng đơn lớn, nhưng chỉ chạy được khi có ba thứ: một tiêu chuẩn chất lượng chung mọi xưởng theo, một bên đứng tên chịu trách nhiệm với người mua, và quy chế chia tiền, chia rủi ro viết rõ từ trước.
Bài này giải thích vì sao người mua đặt số lượng tối thiểu, so sánh các mô hình góp hàng, rồi đi vào những điểm hay gây đổ vỡ: tiêu chuẩn chung, trách nhiệm, chia tiền và quy chế. Phần thành lập và vận hành hợp tác xã nói chung không nằm trong bài; ở đây chỉ bàn hợp tác xã như một cách gom hàng đủ lô xuất.
Vì sao người mua đòi số lượng tối thiểu
Người mua nước ngoài đặt số lượng tối thiểu không phải để làm khó người bán nhỏ. Mỗi lô hàng nhập khẩu kéo theo chi phí cố định ở phía họ: thủ tục thông quan, kiểm tra, vận chuyển nội địa, nhập kho, có khi kiểm nghiệm. Lô càng nhỏ, chi phí cố định chia trên mỗi sản phẩm càng lớn, đến mức không còn đáng nhập.
Ngoài ra, cước vận chuyển đường biển tính theo container hoặc theo khối hàng, và hàng nguyên container thường có chi phí trên mỗi đơn vị thấp hơn hàng lẻ ghép chung. Nhiều người mua muốn đầy một container để tối ưu chi phí. Với người bán lẻ có nhiều cửa hàng, họ còn cần đủ hàng để phân phối đều, không thể nhập vài trăm chiếc rồi để cửa hàng này có, cửa hàng kia không.
Hiểu lý do giúp người bán nhỏ đàm phán tốt hơn. Có người mua chấp nhận lô nhỏ hơn cho đơn thử, hoặc chấp nhận hàng lẻ ghép container nếu giá hợp lý. Nhưng khi người mua cần lô lớn đều đặn, góp hàng là con đường thực tế cho những cơ sở mà mỗi nơi chỉ làm được một phần.
Trước khi tính chuyện góp hàng, hãy hỏi người mua con số tối thiểu cụ thể và lý do của họ: tối thiểu theo mỗi mã hàng, theo mỗi màu, hay theo cả đơn. Nhiều khi khó khăn không nằm ở tổng số lượng mà ở việc người mua muốn quá nhiều biến thể, và một cuộc trao đổi thẳng thắn có thể đưa đơn về mức một hai xưởng làm được.
Ba mô hình góp hàng
Bảng dưới so sánh ba mô hình hay gặp ở làng nghề và vùng sản xuất. Tên gọi trong thực tế có thể khác, điều quan trọng là ai đứng tên với người mua và quan hệ giữa các bên được xác lập thế nào.
| Tiêu chí | Xưởng đầu mối | Hợp tác xã | Doanh nghiệp gom hàng |
|---|---|---|---|
| Ai đứng tên với người mua | Xưởng lớn nhất hoặc có kinh nghiệm nhất | Hợp tác xã là pháp nhân | Doanh nghiệp |
| Quan hệ với các xưởng khác | Mua lại hàng hoặc đặt gia công | Thành viên góp sản phẩm theo điều lệ | Mua lại hàng theo hợp đồng |
| Quyền của xưởng góp hàng | Phụ thuộc thoả thuận với đầu mối | Có tiếng nói theo điều lệ hợp tác xã | Chủ yếu là bên bán |
| Độ linh hoạt | Cao, dễ bắt đầu | Thấp hơn, cần thủ tục và quy chế | Tuỳ doanh nghiệp |
| Rủi ro hay gặp | Đầu mối giữ khách, các xưởng khác phụ thuộc | Xung đột nội bộ, thiếu người quản lý | Ép giá khi nhiều nguồn cung |
Nhiều nhóm bắt đầu bằng mô hình xưởng đầu mối vì dễ khởi động, rồi khi có đơn đều và muốn chia quyền công bằng hơn thì chuyển sang hợp tác xã. Thành lập hợp tác xã có thủ tục theo Luật Hợp tác xã hiện hành, cần kiểm văn bản và hỏi cơ quan đăng ký tại địa phương.
Tiêu chuẩn chung: chỗ dễ vỡ nhất
Một mẫu chuẩn cho mọi xưởng. Mẫu được người mua duyệt phải được nhân bản và mỗi xưởng góp hàng giữ một chiếc làm đối chứng. Không xưởng nào được làm theo trí nhớ hay theo kiểu quen tay của mình.
Một bộ tiêu chí lỗi. Mức lỗi, biên độ chấp nhận, ảnh minh hoạ phải giống hệt nhau ở mọi xưởng. Lô hàng tới người mua là một lô, họ không phân biệt chiếc nào của xưởng nào.
Nguyên liệu thống nhất. Nếu có thể, mua nguyên liệu chính từ cùng một nguồn rồi chia cho các xưởng. Nguyên liệu khác nguồn là nguyên nhân hàng đầu khiến màu, độ bền, kích thước lệch nhau giữa các xưởng.
Kiểm tại điểm gom. Mọi hàng góp về phải qua kiểm tại điểm gom theo cùng một tiêu chí, do người của đầu mối hoặc hợp tác xã kiểm, trước khi đóng chung. Hàng không đạt trả lại xưởng góp, ghi vào sổ.
Đánh dấu nguồn. Mỗi thùng hoặc mỗi chiếc nên có mã nhỏ ở chỗ kín cho biết xưởng nào làm. Khi người mua khiếu nại, bạn biết lỗi nằm ở xưởng nào để sửa đúng chỗ thay vì cả nhóm chịu chung.
Ai đứng tên và chịu trách nhiệm trước người mua
Với người mua nước ngoài, chỉ có một người bán: bên đứng tên trên hợp đồng và chứng từ. Bên đó chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng, số lượng, thời hạn, kể cả khi lỗi nằm ở xưởng góp hàng. Điều này cần được hiểu rõ bởi mọi bên ngay từ đầu, vì nó quyết định cách chia rủi ro.
Bên đứng tên vì vậy cần có quyền tương xứng: quyền đặt tiêu chuẩn, quyền kiểm và từ chối hàng không đạt, quyền chọn xưởng nào được tham gia đơn nào. Nếu bên đứng tên không có quyền này, nhưng vẫn gánh trách nhiệm, sớm muộn sẽ có lô hỏng mà không ai chịu.
Ngược lại, các xưởng góp hàng cần được bảo vệ khỏi việc bên đứng tên đẩy hết rủi ro xuống. Ví dụ, khi người mua trừ tiền vì lỗi đóng gói tại điểm gom, đó là lỗi của bên đứng tên, không thể trừ vào tiền của xưởng góp. Phân định rõ lỗi nào thuộc khâu nào, dựa vào hồ sơ kiểm tại điểm gom và mã đánh dấu nguồn, là nền cho sự công bằng.
Về xuất xứ, hàng do nhiều cơ sở trong nước làm ra vẫn có thể được chứng nhận xuất xứ Việt Nam nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định liên quan. Bên đứng tên cần giữ hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu và quá trình sản xuất của từng xưởng góp hàng, vì khi cơ quan cấp hoặc nước nhập kiểm tra, họ hỏi bên đứng tên chứ không hỏi từng xưởng.
Chia tiền, chia chi phí, chia rủi ro
Tiền là chỗ nhóm góp hàng hay tan vỡ nhất. Những điểm cần thống nhất trước khi nhận đơn đầu:
- Giá trả cho xưởng góp: tính theo sản phẩm đạt tại điểm gom, cố định trước cho cả đơn hay biến động theo giá người mua trả.
- Chi phí chung: kiểm hàng, đóng gói, vận chuyển, thủ tục, hội chợ, mẫu. Ai trả, chia theo tỷ lệ sản lượng hay khoản cố định.
- Thời điểm trả tiền cho xưởng góp: khi giao hàng tại điểm gom, khi hàng lên tàu, hay khi người mua trả tiền. Xưởng nhỏ thường không chịu nổi việc chờ tới khi người mua nước ngoài trả.
- Phần lãi của bên đứng tên: công khai cách tính, để các xưởng hiểu bên đứng tên được gì cho phần việc và rủi ro họ gánh.
- Khi người mua trừ tiền hoặc trả hàng: lỗi truy được về xưởng nào thì xưởng đó chịu, lỗi không truy được hoặc lỗi chung thì chia thế nào.
Ví dụ giả định: một nhóm năm xưởng đan lục bình thống nhất rằng đầu mối trả cho xưởng góp ngay khi hàng đạt kiểm tại điểm gom, theo giá đã chốt cho cả đơn; đầu mối giữ một tỷ lệ cố định của giá bán để trả chi phí chung và lấy lãi; mọi khoản trừ tiền từ người mua được đối chiếu với mã nguồn trên thùng. Cách chia này không phải chuẩn, nhưng cho thấy mỗi câu hỏi phía trên đều có một câu trả lời viết ra.
Quy chế góp hàng bằng văn bản: nên có những mục gì
Dù là nhóm thân quen trong làng, quy chế viết ra vẫn cần thiết. Nó không phải để nghi ngờ nhau mà để khi có chuyện, mọi người dựa vào cùng một văn bản:
- Các bên tham gia, bên đứng tên với người mua, người đại diện của mỗi xưởng.
- Tiêu chuẩn chất lượng chung, cách giữ mẫu đối chứng, cách kiểm tại điểm gom.
- Cách phân đơn hàng giữa các xưởng theo công suất, cách điều chỉnh khi một xưởng không đủ.
- Giá, thời điểm và cách thanh toán cho xưởng góp.
- Cách chia chi phí chung và phần lãi của bên đứng tên.
- Trách nhiệm khi có lỗi, cách truy nguồn, cách chia khoản trừ tiền.
- Quan hệ với khách hàng: xưởng góp có được chào bán trực tiếp cho người mua của nhóm không.
- Cách vào, ra khỏi nhóm và giải quyết bất đồng.
Nếu nhóm lên hợp tác xã, nhiều nội dung trên sẽ nằm trong điều lệ và quy chế nội bộ theo luật. Nếu vẫn là nhóm liên kết, nên ký thành hợp đồng giữa các bên, có thể nhờ người có hiểu biết pháp lý xem lại để tránh câu chữ mơ hồ.
Bắt đầu nhỏ trước khi gom lớn
Nhóm góp hàng mới lập không nên nhận ngay một đơn lớn cần cả năm xưởng chạy hết công suất. Một đơn thử vừa phải, hai ba xưởng tham gia, giúp nhóm kiểm được mọi khâu: mẫu có được nhân bản đúng không, kiểm tại điểm gom có trơn tru không, tiền có được trả đúng hẹn không, các xưởng có làm việc được với nhau không.
Sau đơn thử, nhóm ngồi lại xem chỗ nào trục trặc và sửa quy chế. Có xưởng sẽ thấy mình không hợp với tiêu chuẩn chung và rút ra; điều đó tốt hơn là ở lại và kéo cả lô xuống. Có xưởng sẽ chứng tỏ mình làm đều và được giao phần lớn hơn ở đơn sau.
Với người mua, một nhóm góp hàng làm ăn bài bản, có tiêu chuẩn chung, có hồ sơ, có một đầu mối trả lời rõ ràng, không thua kém một xưởng lớn. Nhiều làng nghề Việt Nam đã đưa hàng ra nước ngoài theo cách này. Điều phân biệt nhóm bền và nhóm tan sau vài đơn hiếm khi là tay nghề, mà là việc các bên có thống nhất được luật chơi từ đầu hay không.
Câu hỏi thường gặp
Góp hàng từ nhiều xưởng thì có được cấp chứng nhận xuất xứ Việt Nam không?
Về nguyên lý, hàng do các cơ sở trong nước sản xuất có thể được chứng nhận xuất xứ Việt Nam nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định liên quan. Bên đứng tên cần giữ hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu và sản xuất của từng xưởng để chứng minh khi được yêu cầu.
Có nhất thiết phải lập hợp tác xã mới góp hàng được không?
Không. Nhiều nhóm vận hành theo mô hình xưởng đầu mối hoặc doanh nghiệp gom hàng với hợp đồng giữa các bên. Hợp tác xã phù hợp khi nhóm muốn có pháp nhân chung, chia quyền theo điều lệ và đi đường dài với nhau.
Xưởng góp hàng có được bán trực tiếp cho người mua của nhóm không?
Tuỳ quy chế đã thống nhất. Nhiều nhóm cấm việc này trong thời gian liên kết để bảo vệ công sức tìm khách của bên đứng tên. Nên ghi rõ trong quy chế để tránh mất lòng nhau về sau.
Khi một xưởng làm hỏng phần hàng của mình thì cả nhóm có bị ảnh hưởng không?
Với người mua thì có, vì họ nhận một lô chung. Trong nội bộ, nếu đã đánh dấu nguồn và kiểm tại điểm gom, nhóm có thể truy được lỗi về xưởng đó và áp dụng cách chịu trách nhiệm đã thống nhất trong quy chế.
Nên chọn xưởng nào làm đầu mối?
Nên chọn xưởng có người làm được chứng từ, giao tiếp được với người mua, có chỗ làm điểm gom và kiểm hàng, và được các xưởng khác tin về sự minh bạch tiền bạc. Xưởng lớn nhất không phải lúc nào cũng là đầu mối tốt nhất.