Hộ kinh doanh có đăng ký có thể xuất khẩu hàng hoá thông thường, vì pháp luật thương mại coi cá nhân hoạt động thương mại độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh là thương nhân. Hộ có mã số thuế thì đăng ký làm thủ tục hải quan được. Vướng mắc thật nằm ở chỗ khác: cách xuất hoá đơn, việc khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng, trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của chủ hộ, và việc người mua nước ngoài có chịu ký hợp đồng với một hộ hay không.
Bài này giải thích quyền xuất khẩu theo nguyên lý của Luật Quản lý ngoại thương 2017 và Luật Thương mại 2005, các giới hạn thực tế của hộ kinh doanh khi bán ra nước ngoài, và những tín hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển lên doanh nghiệp. Chính sách thuế với hộ kinh doanh đang thay đổi theo lộ trình mới, nên mọi điểm về thuế dưới đây cần kiểm với cơ quan thuế quản lý bạn.
Quyền xuất khẩu theo nguyên lý của luật
Luật Quản lý ngoại thương 2017 xây dựng trên nguyên tắc thương nhân được quyền xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá, trừ hàng thuộc danh mục cấm, và với hàng thuộc diện quản lý riêng thì phải đáp ứng điều kiện như giấy phép, hạn ngạch, kiểm tra chuyên ngành. Nói cách khác, với phần lớn hàng thông thường như đồ thủ công, nông sản chế biến đơn giản, đồ gỗ có nguồn gốc hợp pháp, người bán không cần xin một giấy phép "được xuất khẩu" riêng.
Khái niệm thương nhân lấy theo Luật Thương mại 2005: gồm tổ chức kinh tế thành lập hợp pháp và cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên, có đăng ký kinh doanh. Hộ kinh doanh đã đăng ký rơi vào nhóm này, nên về nguyên lý có quyền xuất khẩu như doanh nghiệp đối với hàng thông thường.
Điều này khác với cá nhân bán hàng không đăng ký kinh doanh. Một người gửi vài món hàng cho người quen ở nước ngoài qua bưu chính là chuyện khác hẳn với bán hàng có hợp đồng, có lô, có thanh toán thương mại. Nếu định bán thường xuyên, bước đầu tiên là đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Văn bản hướng dẫn có thể thay đổi, nên đối chiếu với văn bản hiện hành và hỏi hải quan nơi định làm thủ tục.
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp khi xuất khẩu: khác nhau ở đâu
Bảng dưới so ở mức nguyên lý những điểm ảnh hưởng trực tiếp tới việc bán ra nước ngoài. Chi tiết về thuế và hoá đơn thay đổi theo từng giai đoạn, cần kiểm văn bản hiện hành.
| Khía cạnh | Hộ kinh doanh | Doanh nghiệp (công ty) |
|---|---|---|
| Quyền xuất khẩu hàng thông thường | Có, với tư cách thương nhân có đăng ký | Có |
| Trách nhiệm tài sản | Chủ hộ chịu bằng toàn bộ tài sản của mình | Công ty trách nhiệm hữu hạn chịu trong phạm vi vốn |
| Khấu trừ, hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào | Thường hạn chế do cách nộp thuế của hộ, cần hỏi cơ quan thuế | Có cơ chế khi đáp ứng điều kiện và nộp theo phương pháp khấu trừ |
| Hình ảnh với người mua nước ngoài | Một số người mua ngại, đòi giấy tờ thêm | Quen thuộc với bộ phận mua hàng và ngân hàng |
| Sổ sách, kế toán | Gọn hơn | Đầy đủ hơn, tốn công hơn |
| Tham gia một số chương trình, hội chợ | Có nơi chỉ nhận pháp nhân | Thường được nhận |
Điểm đáng cân nhắc nhất với hàng có nhiều chi phí đầu vào là thuế giá trị gia tăng. Hàng xuất khẩu được áp mức thuế ưu đãi theo luật thuế giá trị gia tăng; doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ có thể được khấu trừ hoặc hoàn phần thuế đã trả khi mua nguyên liệu, vật tư. Nếu hộ kinh doanh không được hưởng cơ chế này, phần thuế đầu vào trở thành chi phí, làm giá bán ra kém cạnh tranh.
Những giới hạn thực tế hộ kinh doanh hay gặp
Người mua đòi bằng chứng pháp nhân. Bộ phận mua hàng của nhiều nhà nhập khẩu có mẫu hồ sơ nhà cung cấp hỏi số đăng ký công ty, người đại diện theo pháp luật, báo cáo tài chính. Hộ kinh doanh có giấy chứng nhận đăng ký hộ, nhưng cần giải thích thêm và đôi khi bị loại ngay ở vòng hồ sơ.
Tài khoản nhận tiền và chứng từ ngân hàng. Tiền nước ngoài trả cho hộ thường về tài khoản đứng tên chủ hộ hoặc tài khoản dùng cho hoạt động của hộ. Ngân hàng có thể đòi thêm hợp đồng, hoá đơn, tờ khai để đối chiếu nguồn tiền. Nên hỏi ngân hàng trước khi đưa số tài khoản cho người mua.
Hoá đơn cho giao dịch xuất khẩu. Loại hoá đơn hộ được dùng và cách lập hoá đơn cho người mua nước ngoài đi theo quy định hoá đơn, chứng từ hiện hành. Từ khi bỏ cách nộp thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, nên cách làm cần hỏi lại cơ quan thuế thay vì làm theo thói quen cũ.
Rủi ro dồn lên tài sản gia đình. Khi có tranh chấp lớn, người mua khiếu nại đòi bồi thường hay hàng bị trả về, chủ hộ chịu trách nhiệm bằng tài sản riêng. Với lô nhỏ, rủi ro này có thể chấp nhận; với hợp đồng giá trị lớn, nó là lý do nghiêm túc để cân nhắc lên công ty.
Nếu vẫn xuất khẩu bằng hộ kinh doanh: chuẩn bị theo thứ tự
Với lô nhỏ, khách quen, hàng thông thường, đi bằng hộ kinh doanh vẫn là cách gọn. Thứ tự chuẩn bị gợi ý:
- Kiểm giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: ngành nghề có bao gồm sản xuất hoặc mua bán mặt hàng định xuất chưa, địa chỉ có đúng không.
- Hỏi cơ quan thuế quản lý: hộ dùng loại hoá đơn nào cho giao dịch xuất khẩu, kê khai ra sao, có được hưởng cơ chế nào về thuế đầu vào không.
- Đăng ký chữ ký số và tài khoản khai báo điện tử với hải quan theo mã số thuế của hộ; nếu thuê đại lý hải quan, hỏi họ đã từng làm cho hộ kinh doanh chưa.
- Hỏi ngân hàng về việc nhận tiền từ nước ngoài vào tài khoản của hộ, giấy tờ cần nộp để đối chiếu.
- Thống nhất tên, địa chỉ của hộ bằng tiếng Anh để dùng giống nhau trên hợp đồng, hoá đơn thương mại, vận đơn.
- Nói rõ với người mua từ đầu rằng bạn là hộ kinh doanh, gửi kèm bản dịch giấy đăng ký, để tránh bị hỏi lại khi hồ sơ đã đi nửa đường.
Bước thứ hai là bước hay bị bỏ qua nhất, và cũng là bước gây phiền nhất về sau. Hỏi trước bằng văn bản hoặc ghi lại câu trả lời của cán bộ thuế giúp bạn có căn cứ khi có thắc mắc.
Mặt hàng hộ kinh doanh cần thận trọng hơn
Quyền xuất khẩu hàng thông thường không có nghĩa mặt hàng nào cũng đi được dễ như nhau. Với các nhóm dưới đây, điều kiện gắn với hàng chứ không gắn với loại hình người bán, nên hộ hay doanh nghiệp đều phải đáp ứng như nhau, và hộ thường thiếu người theo hồ sơ hơn:
- Hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu theo văn bản hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương, ví dụ gỗ tròn, gỗ xẻ có nguồn gốc từ rừng tự nhiên trong nước; cần tra danh mục hiện hành trước khi nhận đơn.
- Đồ gỗ, đồ mây tre có dùng gỗ: người mua ở nhiều thị trường đòi chứng minh nguồn gốc gỗ hợp pháp suốt chuỗi cung ứng, hộ cần giữ hoá đơn, bảng kê nguồn gỗ đầy đủ.
- Thực phẩm, nông sản tươi, hàng có nguồn gốc động vật: thường cần kiểm dịch, kiểm nghiệm, có thị trường còn đòi đăng ký cơ sở sản xuất với cơ quan nước nhập.
- Sản phẩm từ loài động vật, thực vật hoang dã thuộc danh mục bảo vệ: cần giấy phép theo quy định về CITES, không tự ý mua bán hay gửi đi.
- Mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ tiếp xúc thực phẩm: nước nhập thường có quy định thành phần và thử nghiệm riêng, cần tra trang chính thức của cơ quan quản lý nước đó.
Với những nhóm này, câu hỏi không phải "hộ có được xuất không" mà là "hộ có đủ người và hồ sơ để chứng minh hàng đạt điều kiện không". Nếu chưa đủ, uỷ thác qua một doanh nghiệp đã quen nhóm hàng là cách an toàn hơn trong giai đoạn đầu.
Ba hiểu lầm hay gặp
"Hộ kinh doanh không được xuất khẩu." Hiểu lầm này khiến nhiều cơ sở bỏ qua cơ hội hoặc phải bán qua trung gian không cần thiết. Về nguyên lý, hộ có đăng ký là thương nhân và có quyền xuất khẩu hàng thông thường; vướng mắc nằm ở thuế, hoá đơn và hồ sơ, chứ không nằm ở quyền.
"Đã xuất khẩu được thì cứ giữ hộ cho đỡ sổ sách." Giữ hộ gọn thật, nhưng khi phần thuế đầu vào không được khấu trừ ăn vào giá bán, hoặc khi khách lớn đòi pháp nhân, cái gọn đó có giá. Nên tính lại mỗi năm một lần, dựa trên số liệu thật của các lô đã đi.
"Lên công ty là tự động được hoàn thuế." Hoàn thuế giá trị gia tăng có điều kiện về phương pháp nộp thuế, hồ sơ, chứng từ thanh toán và thời gian. Lên công ty mở ra khả năng, nhưng phải làm sổ sách đúng mới hưởng được. Cần kế toán hiểu nghiệp vụ xuất khẩu ngay từ đầu.
Khi nào nên chuyển lên doanh nghiệp
Không có ngưỡng doanh thu nào buộc hộ kinh doanh phải lên công ty chỉ vì xuất khẩu, nhưng có những tín hiệu cho thấy hình thức hộ đang làm bạn mất nhiều hơn được. Tín hiệu đầu tiên là phần thuế đầu vào không được khấu trừ đã lớn tới mức làm giá chào thua đối thủ cùng loại. Tín hiệu thứ hai là bạn mất khách vì người mua không chấp nhận nhà cung cấp không phải pháp nhân. Tín hiệu thứ ba là giá trị hợp đồng đủ lớn để một tranh chấp có thể ảnh hưởng tới nhà cửa của gia đình.
Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp có thủ tục riêng theo pháp luật đăng ký doanh nghiệp. Ngoài thủ tục, cần tính thêm chi phí kế toán, báo cáo, chữ ký số mới, đổi tên trên hồ sơ với khách hàng và ngân hàng. Nên chọn thời điểm giữa hai đơn hàng, báo trước cho người mua, để hợp đồng và chứng từ của lô đang chạy không bị lẫn hai tên.
Với nhiều cơ sở thủ công, hợp tác xã là một lựa chọn trung gian: nhiều hộ góp lại thành một pháp nhân để ký hợp đồng và làm thủ tục, mỗi hộ vẫn giữ xưởng của mình. Mô hình này cần quy chế rõ về chất lượng và chia tiền, sẽ được bàn trong bài về góp hàng xuất chung một lô.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có cần xin giấy phép riêng để được xuất khẩu không?
Với hàng thông thường, không có một giấy phép chung kiểu "được xuất khẩu" mà hộ phải xin thêm. Hàng thuộc diện quản lý riêng như cần giấy phép, kiểm dịch hay kiểm tra chuyên ngành thì vẫn phải đáp ứng điều kiện của mặt hàng đó, giống doanh nghiệp.
Hộ kinh doanh có được cấp giấy chứng nhận xuất xứ không?
Về nguyên lý, người xuất khẩu đáp ứng điều kiện về hồ sơ và xuất xứ hàng hoá có thể đề nghị cấp. Thủ tục cụ thể đi theo quy định về xuất xứ hiện hành và yêu cầu của từng hiệp định, nên hỏi cơ quan, tổ chức cấp trước khi giao hàng.
Cá nhân chưa đăng ký kinh doanh bán hàng thủ công ra nước ngoài thì sao?
Bán thường xuyên có hợp đồng và thanh toán thương mại thì nên đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp trước. Gửi quà, gửi hàng mẫu không thương mại là trường hợp khác, có quy định riêng về bưu chính và hành lý, cần kiểm văn bản hiện hành.
Chuyển hộ lên công ty có phải làm lại mọi giấy tờ với người mua không?
Người mua sẽ cần cập nhật tên, mã số, tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp mới. Các chứng nhận, kiểm nghiệm đứng tên hộ cũng cần xem có phải cấp lại theo tên công ty không. Báo trước và gửi đủ giấy tờ giúp việc chuyển êm.
Người mua nước ngoài có hiểu hộ kinh doanh là gì không?
Nhiều người mua không quen khái niệm này. Nên giải thích ngắn rằng đây là hình thức kinh doanh cá thể có đăng ký với nhà nước, chủ hộ chịu trách nhiệm cá nhân, kèm bản dịch giấy đăng ký. Giải thích rõ từ đầu đỡ mất thời gian ở vòng xét hồ sơ.