Một hợp đồng ngoại thương cho lô hàng xuất khẩu cần tối thiểu các nhóm điều khoản: các bên, hàng hoá và chất lượng, số lượng, giá, giao hàng, đóng gói, thanh toán, kiểm tra và khiếu nại, bất khả kháng, vi phạm và bồi thường, giải quyết tranh chấp, luật áp dụng. Mỗi điều khoản trả lời một câu hỏi sẽ được đặt ra khi có chuyện, và chuyện thường xảy ra ở đúng chỗ hợp đồng bỏ trống.
Người bán nhỏ hay nhận hợp đồng do người mua soạn sẵn, hoặc tải một mẫu trên mạng về điền tên. Cả hai cách đều được, miễn là bạn đọc từng điều và hiểu nếu lô hàng gặp sự cố thì điều nào sẽ được dùng. Bài này đưa ra bản kiểm, chỉ chỗ hay sai và nói về khung pháp lý ở mức nguyên lý; với hợp đồng giá trị lớn, nên nhờ luật sư am hiểu thương mại quốc tế đọc lại.
Hình thức hợp đồng và luật nào điều chỉnh
Theo Luật Thương mại 2005 của Việt Nam, mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Thư điện tử, trao đổi dữ liệu điện tử được thừa nhận có giá trị như văn bản trong những điều kiện luật định. Trên thực tế, nhiều giao dịch hình thành qua chuỗi email và proforma có xác nhận; điều đó không sai, nhưng khi có tranh chấp, việc chứng minh hai bên đã thống nhất điều gì khó hơn nhiều so với một bản hợp đồng đầy đủ.
Việt Nam là thành viên Công ước Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (thường gọi là Công ước Viên 1980, viết tắt CISG), có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 1/1/2017. Khi người bán và người mua có trụ sở ở hai nước đều là thành viên, công ước có thể tự động áp dụng cho hợp đồng, trừ khi hai bên thoả thuận loại trừ. Công ước có quy tắc riêng về hình thành hợp đồng, nghĩa vụ giao hàng, quyền của bên bị vi phạm và cách tính bồi thường.
Điều đó có nghĩa là điều khoản luật áp dụng không phải dòng thủ tục. Nếu bạn để trống, luật áp dụng sẽ được xác định theo công ước hoặc theo quy tắc xung đột pháp luật, và có thể không phải luật bạn hiểu. Hãy chọn có ý thức: luật Việt Nam, luật nước người mua, hay CISG kèm luật một nước để bổ sung. Các quy định cụ thể nêu ở đây cần được kiểm tra lại theo văn bản hiện hành và nên hỏi người có chuyên môn trước khi ký.
Bản kiểm các điều khoản cốt lõi
Bảng dưới liệt kê các điều khoản cốt lõi, nội dung tối thiểu nên có và lỗi thường gặp ở hợp đồng của người bán nhỏ. Bạn có thể dùng nó để soát một bản hợp đồng bất kỳ trước khi ký.
| Điều khoản | Tối thiểu nên có | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Các bên | Tên pháp lý, địa chỉ, mã số đăng ký, người đại diện ký | Ghi tên thương mại; người ký không có thẩm quyền |
| Hàng hoá | Tên, mã, quy cách kỹ thuật, mã HS tham khảo | Mô tả chung chung, không khớp chứng từ |
| Chất lượng | Tiêu chuẩn cụ thể hoặc theo mẫu đã duyệt, cách đo | Chỉ ghi “chất lượng tốt” |
| Số lượng | Đơn vị đo, dung sai, căn cứ xác định (cân ở đâu) | Không có dung sai với hàng rời |
| Giá | Đơn giá, tổng giá, loại tiền, điều kiện Incoterms và phiên bản | Không ghi điều kiện giao hàng |
| Giao hàng | Thời hạn, cảng đi, cảng đến, giao từng phần, chuyển tải, thông báo giao hàng | Ghi “giao càng sớm càng tốt” |
| Đóng gói, ký mã hiệu | Quy cách thùng, pallet, ký mã hiệu, xử lý gỗ đóng gói | Bỏ trống, để người mua tự đòi sau |
| Thanh toán | Phương thức, thời điểm, tỷ lệ, chứng từ xuất trình, ai chịu phí ngân hàng | Không ghi chứng từ, không ghi phí |
| Kiểm tra, khiếu nại | Ai kiểm, ở đâu, thời hạn khiếu nại, bằng chứng cần có | Không có thời hạn khiếu nại |
| Bất khả kháng | Sự kiện nào, thông báo trong bao lâu, hệ quả | Chép mẫu quá rộng hoặc quá hẹp |
| Vi phạm, bồi thường | Phạt chậm giao, chậm trả, giới hạn trách nhiệm | Chỉ phạt một chiều người bán |
| Tranh chấp, luật áp dụng | Thương lượng, trọng tài hoặc toà án, nơi giải quyết, luật áp dụng | Để trống hoặc chọn toà án nước người mua |
Mã HS trong hợp đồng chỉ nên ghi là tham khảo; việc phân loại hàng khi khai hải quan theo quy định của cơ quan hải quan từng nước, không phụ thuộc vào thoả thuận giữa hai bên.
Điều khoản chất lượng và kiểm định: nơi tranh chấp hay bắt đầu
Phần lớn tranh chấp của người bán nhỏ không nằm ở giá, mà ở chất lượng: người mua nhận hàng và cho rằng hàng khác mẫu, sai màu, độ ẩm cao, kích thước lệch. Điều khoản chất lượng mơ hồ khiến bạn không có gì để bám. Cách chặt chẽ là gắn chất lượng vào một chuẩn đo được: tiêu chuẩn kỹ thuật có tên, bảng thông số với dung sai, hoặc mẫu đối chứng đã được hai bên ký và mỗi bên giữ một chiếc.
Điều khoản kiểm định trả lời câu hỏi kết quả kiểm tra ở đâu là căn cứ cuối cùng. Kiểm tại xưởng người bán trước khi giao, bởi một tổ chức giám định độc lập mà hai bên cùng chọn, thường có lợi cho người bán vì chốt chất lượng tại điểm giao hàng. Kiểm tại kho người mua sau khi hàng tới thì có lợi cho người mua. Nhiều hợp đồng dùng cả hai: kiểm ở nước đi làm căn cứ thanh toán, kiểm ở nước đến để khiếu nại trong một thời hạn ngắn và với bằng chứng cụ thể.
Thời hạn khiếu nại là dòng người bán rất nên có. Không có nó, người mua có thể khiếu nại sau nhiều tháng khi hàng đã nằm trong kho của họ, lúc đó rất khó xác định lỗi phát sinh ở đâu. Hợp đồng nên ghi khiếu nại phải gửi trong bao nhiêu ngày kể từ ngày hàng tới cảng đến, kèm biên bản giám định, ảnh chụp và mẫu lưu.
Điều khoản thanh toán phải khớp với cách nhận tiền
Điều khoản thanh toán không chỉ ghi “T/T” hay “L/C”. Nó cần trả lời: trả bao nhiêu phần trăm vào lúc nào, trả trước khi sản xuất, trước khi giao, khi xuất trình chứng từ hay sau khi hàng tới; trả vào tài khoản nào ở ngân hàng nào; phí ngân hàng ở mỗi đầu ai chịu; nếu thanh toán chậm thì có lãi chậm trả không.
Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, hợp đồng nên ghi loại thư tín dụng (không huỷ ngang, trả ngay hay trả chậm, có xác nhận hay không), thời hạn người mua phải mở thư tín dụng, danh sách chứng từ phải xuất trình, và quy tắc áp dụng như UCP 600. Ghi thêm rằng thư tín dụng mở muộn hoặc có điều khoản không khớp hợp đồng thì người bán được lùi ngày giao tương ứng. Thiếu dòng này, người mua mở thư tín dụng trễ hai tuần nhưng vẫn bắt bạn giao đúng hạn cũ.
Tài khoản nhận tiền nên được ghi trong hợp đồng và chỉ được thay đổi bằng văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền, xác nhận lại bằng một kênh khác ngoài email. Dòng này nghe như thủ tục, nhưng nó là hàng rào trước kiểu lừa đảo đổi tài khoản nhận tiền qua email giả mạo, một kiểu rất phổ biến trong thương mại quốc tế.
Bất khả kháng, phạt vi phạm và giới hạn trách nhiệm
Bất khả kháng nên liệt kê và có quy trình. Thay vì chép một đoạn dài nói chung chung, hãy liệt kê các loại sự kiện (thiên tai, dịch bệnh, chiến sự, lệnh cấm của nhà nước), thời hạn thông báo cho bên kia và loại giấy chứng nhận cần có. Hợp đồng cũng nên nói rõ nếu sự kiện kéo dài quá một thời gian thì bên nào được chấm dứt hợp đồng.
Phạt vi phạm phải hai chiều. Hợp đồng do người mua soạn hay chỉ có phạt người bán giao chậm. Hãy đề nghị điều khoản tương ứng khi người mua chậm thanh toán, chậm mở thư tín dụng hoặc chậm chỉ định tàu. Nếu hợp đồng chọn luật Việt Nam, Luật Thương mại 2005 có giới hạn mức phạt vi phạm, bạn nên kiểm tra quy định hiện hành trước khi đàm phán mức phạt.
Giới hạn trách nhiệm bảo vệ doanh nghiệp nhỏ. Không có giới hạn, một lô hàng lỗi có thể kéo theo yêu cầu bồi thường cả lợi nhuận bị mất của người mua, lớn hơn nhiều lần giá trị lô hàng. Điều khoản giới hạn trách nhiệm ở mức giá trị lô hàng và loại trừ thiệt hại gián tiếp là đề nghị thường gặp; người mua có thể không đồng ý, nhưng đáng để đưa ra.
Bồi thường cần chứng minh, phạt thì không. Ở nhiều hệ luật, phạt vi phạm là khoản đã thoả thuận trước, còn bồi thường thiệt hại phải chứng minh thiệt hại thực tế. Hiểu khác biệt này giúp bạn biết vì sao người mua muốn có điều khoản phạt rõ ràng, và vì sao bạn nên đòi tương tự.
Đọc hợp đồng do người mua soạn sẵn: soát những điểm nào
Người mua lớn có mẫu hợp đồng, điều kiện mua hàng chung và bộ quy định cho nhà cung cấp dày hàng chục trang. Bạn không cần thắng mọi điều, nhưng cần biết mình đang đồng ý điều gì:
- Điều kiện chung mua hàng được dẫn chiếu: nhiều hợp đồng chỉ một dòng “theo điều kiện mua hàng chung của bên mua”, mà điều kiện đó nằm ở tệp khác. Đòi tệp đó và đọc.
- Quyền huỷ đơn của người mua: có được huỷ sau khi bạn đã mua nguyên liệu không, có đền chi phí không.
- Quyền từ chối hàng: dựa trên tiêu chí nào, ai kiểm, bao lâu.
- Bộ quy tắc ứng xử nhà cung cấp: lao động, môi trường, chống tham nhũng, quyền đánh giá xưởng của người mua. Đây là nghĩa vụ thật, có thể bị kiểm tra.
- Điều khoản bảo hành và thu hồi sản phẩm: người bán chịu tới đâu nếu sản phẩm bị thu hồi ở thị trường người mua.
- Nơi giải quyết tranh chấp: toà án nước người mua với luật nước người mua là bất lợi lớn cho người bán nhỏ về chi phí và khoảng cách.
Với mỗi điểm bạn không đồng ý, đề xuất một cách viết khác cụ thể thay vì chỉ nói “không đồng ý”. Người mua chuyên nghiệp quen việc thương lượng điều khoản và thường chấp nhận những sửa đổi hợp lý.
Ký kết, sửa đổi và lưu giữ hợp đồng
Khâu ký kết cuối cùng cũng có những điểm hay sơ suất:
- Kiểm tra thẩm quyền của người ký phía người mua: chức danh, giấy uỷ quyền nếu không phải người đại diện theo pháp luật.
- Thống nhất ngôn ngữ: hợp đồng song ngữ phải ghi bản nào có giá trị ưu tiên khi hai bản hiểu khác nhau.
- Ký từng trang hoặc đóng dấu giáp lai nếu hai bên có thói quen này, và đánh số trang, số phụ lục.
- Mọi sửa đổi phải bằng phụ lục có chữ ký, không chấp nhận sửa qua tin nhắn hay cuộc gọi. Ghi trong hợp đồng rằng sửa đổi chỉ có hiệu lực khi lập bằng văn bản.
- Lưu bản gốc và bản điện tử, kèm toàn bộ email trao đổi trước khi ký. Khi có tranh chấp, email đàm phán giúp giải thích ý chí của hai bên ở những điều khoản mơ hồ.
Nếu ký điện tử, hỏi người có chuyên môn về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử ở cả hai nước. Phần lớn giao dịch thương mại hiện nay chấp nhận hình thức này, nhưng điều kiện cụ thể khác nhau theo luật từng nơi.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải có hợp đồng mới xuất khẩu được không?
Hồ sơ hải quan xuất khẩu theo quy định hiện hành có thể yêu cầu hợp đồng hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong một số trường hợp, và Luật Thương mại 2005 yêu cầu mua bán quốc tế dựa trên hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức tương đương. Dù hải quan có yêu cầu hay không, hợp đồng vẫn là thứ bảo vệ bạn khi có chuyện.
Dùng mẫu hợp đồng trên mạng có an toàn không?
Mẫu trên mạng là khung tham khảo, không biết hàng của bạn là gì, thanh toán ra sao và giao ở đâu. Rủi ro lớn nhất là những điều khoản chép nguyên văn không khớp với thực tế giao dịch. Hãy dùng mẫu như danh mục nhắc việc và viết lại từng điều theo lô hàng của mình.
Nên chọn luật Việt Nam hay luật nước người mua?
Luật Việt Nam giúp bạn dễ tìm người tư vấn và hiểu quyền của mình hơn, nhưng người mua thường không muốn. Một phương án trung hoà là chọn Công ước Viên CISG cho phần mua bán và một luật quốc gia bổ sung, kèm trọng tài ở một nơi trung lập. Quyết định cụ thể nên hỏi luật sư.
Hợp đồng bằng tiếng Anh có được công nhận ở Việt Nam không?
Hai bên được tự do chọn ngôn ngữ hợp đồng. Khi cần trình cho cơ quan nhà nước Việt Nam, có thể cần bản dịch theo quy định của cơ quan đó. Hợp đồng song ngữ nên ghi rõ bản nào ưu tiên khi có khác biệt.
Một hợp đồng khung dùng cho nhiều lô hàng có được không?
Được và khá phổ biến với khách mua thường xuyên. Hợp đồng khung quy định các điều kiện chung như chất lượng, thanh toán, khiếu nại, tranh chấp; mỗi lô hàng có một đơn đặt hàng hoặc phụ lục ghi số lượng, giá, ngày giao. Nhớ ghi thứ tự ưu tiên khi đơn đặt hàng và hợp đồng khung mâu thuẫn.
Có cần công chứng hợp đồng ngoại thương không?
Thông thường hợp đồng mua bán hàng hoá giữa doanh nghiệp không bắt buộc công chứng. Một số trường hợp đặc biệt, hoặc khi nước người mua yêu cầu hợp pháp hoá giấy tờ, thì cần làm thêm thủ tục. Hãy hỏi người mua và kiểm tra quy định hiện hành của cả hai nước.