Kế hoạch xuất khẩu năm đầu của một doanh nghiệp nhỏ nên ngắn, cụ thể và đo được: một hai sản phẩm, một hai thị trường, vài mục tiêu như số khách nghiêm túc, số mẫu được duyệt, số lô giao trọn vẹn, cùng một trần ngân sách và các mốc theo quý. Mục đích của năm đầu không phải đạt doanh thu lớn, mà dựng được bộ máy bán ra nước ngoài chạy được và học được thị trường bằng số liệu thật.
Bài này đưa ra cách đặt mục tiêu cho năm đầu, bảng mốc gợi ý theo bốn quý, cách chia và đặt trần ngân sách, các rủi ro cần lường trước, và khung kế hoạch một trang để bạn điền. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định; hãy thay bằng năng lực và nguồn lực thật của cơ sở mình.
Kế hoạch xuất khẩu khác kế hoạch bán hàng trong nước ở đâu
Bán hàng trong nước, chu kỳ từ lúc gặp khách tới lúc thu tiền thường ngắn và có thể điều chỉnh từng tuần. Bán ra nước ngoài, chu kỳ dài hơn nhiều: từ lần liên hệ đầu tới khi khách đặt đơn có thể qua nhiều vòng gửi mẫu, sửa mẫu, chờ khách thử bán, rồi mới tới sản xuất, vận chuyển và thanh toán. Một kế hoạch không tính đến độ trễ này sẽ dẫn tới thất vọng sau vài tháng, và nhiều cơ sở bỏ cuộc đúng lúc công sức sắp có kết quả.
Điểm khác thứ hai là chi phí đi trước rất xa doanh thu. Hồ sơ sản phẩm, kiểm nghiệm, bao bì, hội chợ, mẫu đều phải chi khi chưa có đơn nào. Kế hoạch vì vậy phải trả lời được câu hỏi: cơ sở chịu được bao nhiêu tháng chi mà chưa thu, và nếu tới mốc đó chưa có kết quả thì làm gì.
Điểm khác thứ ba là nhiều thứ nằm ngoài tầm kiểm soát: quy định nước nhập thay đổi, cước vận chuyển biến động, tỷ giá lên xuống, người mua đổi chiến lược. Kế hoạch tốt không cố dự đoán hết, mà chỉ ra các điểm rà soát để điều chỉnh, và tách rõ phần nào là cam kết, phần nào là thử nghiệm.
Vì những khác biệt này, kế hoạch xuất khẩu nên là một văn bản riêng, gắn với kế hoạch chung của cơ sở nhưng không bị trộn vào. Khi trộn, chi phí xuất khẩu dễ bị lẫn vào chi phí chung và không ai biết việc bán ra nước ngoài thật sự đang tốn bao nhiêu, lãi hay lỗ.
Mục tiêu năm đầu nên đo bằng gì
Số người mua nghiêm túc đã trao đổi. Không phải số thư đã gửi, mà số người mua đã hỏi tiếp về quy cách, xin mẫu hoặc báo giá chi tiết. Đây là chỉ số cho biết sản phẩm và cách chào hàng có chạm được nhu cầu hay không.
Số mẫu được duyệt. Mẫu được người mua chấp nhận là bằng chứng sản phẩm đáp được tiêu chuẩn của họ. Năm đầu có vài mẫu được duyệt đã là nền tốt, dù chưa thành đơn ngay.
Số lô giao trọn vẹn. Một lô trọn vẹn là lô giao đúng hạn, chứng từ khớp, người mua nhận hàng không khiếu nại lớn, tiền về đủ. Một hai lô như vậy trong năm đầu quan trọng hơn nhiều lô vội vàng có sự cố.
Bộ hồ sơ và quy trình đã chuẩn hoá. Hồ sơ sản phẩm tiếng Anh, tiêu chí kiểm hàng viết ra, bảng tính giá thành, quy trình chứng từ. Những thứ này không tạo doanh thu ngay nhưng quyết định tốc độ của năm thứ hai.
Mức lỗ hoặc lãi so với dự tính. Không đặt mục tiêu lãi cao cho năm đầu, nhưng phải đo được thực tế lệch dự tính bao nhiêu và vì sao. Con số này là đầu vào cho mọi báo giá sau.
Mốc gợi ý theo bốn quý
Bảng dưới là khung tham khảo cho một cơ sở bắt đầu từ chỗ đã có sản phẩm ổn định trong nước. Cơ sở cần làm thêm chứng nhận hay đổi công thức sản phẩm sẽ cần dịch các mốc lùi lại.
| Quý | Trọng tâm | Đầu ra cần có khi hết quý |
|---|---|---|
| Quý một | Chuẩn nền | Chọn xong sản phẩm và thị trường thử; hồ sơ sản phẩm tiếng Anh; kiểm nghiệm cần thiết; bảng tính giá thành; pháp lý sẵn sàng |
| Quý hai | Tìm người mua | Danh sách người mua tiềm năng đã kiểm; gửi chào hàng; tham gia ít nhất một kênh như hội chợ hoặc sàn giao dịch; gửi mẫu cho người hỏi nghiêm túc |
| Quý ba | Lô đầu | Mẫu được duyệt; hợp đồng đầu ký; sản xuất, kiểm hàng, giao lô thử; theo dõi thanh toán |
| Quý bốn | Học và chỉnh | Thu phản hồi lô đầu; tính lại giá thành; sửa quy trình; quyết định giữ, mở rộng hay đổi thị trường cho năm hai |
Thực tế ít khi đi đúng từng ô. Có cơ sở được khách đặt lô thử ngay quý hai, có cơ sở tới cuối năm mới có mẫu được duyệt. Điều quan trọng là mỗi quý có đầu ra rõ để biết mình đang chậm hay nhanh so với dự tính, chứ không phải để tự trách khi lệch.
Với hàng theo mùa như trái cây, nông sản thu hoạch một vụ, hàng quà tặng cuối năm, các mốc phải bám theo mùa vụ và mùa đặt hàng của người mua chứ không theo quý dương lịch. Người mua hàng quà tặng ở nhiều nước thường chốt đơn từ nhiều tháng trước mùa bán; chào hàng sát mùa là đã muộn. Hãy hỏi người mua tiềm năng về lịch đặt hàng của họ và dịch các mốc trong bảng cho khớp.
Ngân sách năm đầu: chia nhóm và đặt trần
Ngân sách xuất khẩu năm đầu nên tách khỏi ngân sách hoạt động trong nước, để biết rõ đã chi bao nhiêu cho việc bán ra nước ngoài. Các nhóm khoản thường gặp:
- Chuẩn bị sản phẩm: kiểm nghiệm, chứng nhận theo yêu cầu người mua, thiết kế bao bì và nhãn theo thị trường.
- Tìm khách: phí tham gia hội chợ hoặc gian hàng, đi lại, phí tài khoản trên sàn giao dịch nếu dùng, in ấn tài liệu giới thiệu.
- Mẫu: làm mẫu, gửi mẫu quốc tế, làm lại mẫu theo góp ý.
- Con người: học nghiệp vụ, thời gian của người phụ trách, dịch vụ bên ngoài cho chứng từ và thủ tục.
- Vốn lưu động cho lô đầu: nguyên liệu, công, bao bì trong thời gian chờ tiền về.
- Dự phòng: phần để dành cho việc chưa lường được.
Cách đặt trần đơn giản là quyết định trước tổng số tiền cơ sở sẵn sàng chi cho năm thử nghiệm mà nếu mất hết vẫn không ảnh hưởng tới hoạt động chính. Ví dụ giả định: một xưởng đặt trần bằng khoản lãi của nửa năm kinh doanh trong nước. Khi chi gần tới trần mà chưa có tín hiệu tốt như mẫu được duyệt hay người mua hỏi tiếp, đó là lúc dừng lại xem xét, không phải lúc vay thêm để "cố thêm chút nữa".
Lường rủi ro và chuẩn bị phương án
Kế hoạch năm đầu nên có một mục ngắn liệt kê các rủi ro lớn nhất và việc sẽ làm nếu chúng xảy ra. Không cần dài; ba tới năm rủi ro là đủ. Với một cơ sở nhỏ, các rủi ro hay gặp là: không tìm được người mua nghiêm túc sau hai quý, mẫu bị từ chối vì một chỉ tiêu kỹ thuật, người mua đặt đơn vượt công suất, thanh toán chậm, nguyên liệu tăng giá giữa chừng.
Với mỗi rủi ro, hãy ghi một dấu hiệu sớm và một phương án. Ví dụ: nếu hết quý hai chưa có người mua nào hỏi tiếp, xem lại hồ sơ chào hàng và cân nhắc đổi kênh tìm khách thay vì gửi thêm thư theo cách cũ. Nếu mẫu bị từ chối vì chỉ tiêu kỹ thuật, tính xem sửa mất bao lâu và tốn bao nhiêu, nếu quá sức thì chuyển sang thị trường có yêu cầu phù hợp hơn.
Việc viết ra trước có tác dụng thực tế: khi rủi ro xảy ra, bạn không phải quyết định trong lúc đang căng thẳng, mà chỉ cần làm theo điều đã nghĩ kỹ khi bình tĩnh. Nó cũng giúp các thành viên trong cơ sở hiểu rằng gặp trục trặc là chuyện đã tính, không phải dấu hiệu kế hoạch thất bại.
Rà soát giữa năm: khi nào giữ hướng, khi nào đổi
Cuối quý hai là thời điểm hợp lý để rà soát lần đầu. Lúc này đã có đủ số liệu để nhìn: đã liên hệ bao nhiêu người mua, bao nhiêu người hỏi tiếp, chi bao nhiêu so với ngân sách, những khâu nào chậm hơn dự tính. Đặt các con số này cạnh mục tiêu đã viết và hỏi thẳng: khoảng cách đến từ đâu.
Nếu người mua hỏi tiếp nhưng dừng ở khâu báo giá, có thể giá chưa cạnh tranh hoặc điều kiện giao hàng chưa hợp với họ. Nếu dừng ở khâu mẫu, vấn đề nằm ở sản phẩm hoặc tiêu chuẩn. Nếu gần như không ai hỏi tiếp, có thể thị trường chọn chưa đúng hoặc cách chào hàng chưa tới được đúng người. Mỗi chẩn đoán dẫn tới một cách chỉnh khác nhau, và đổi thị trường chỉ là một trong số đó.
Một sai lầm phổ biến là đổi quá nhiều thứ cùng lúc sau lần rà soát: đổi sản phẩm, đổi thị trường, đổi kênh. Khi đó sang quý sau bạn không biết thay đổi nào có tác dụng. Hãy chỉnh một hai yếu tố có khả năng là nguyên nhân chính, giữ nguyên phần còn lại, rồi đo tiếp.
Khung kế hoạch một trang
Một kế hoạch xuất khẩu năm đầu cho cơ sở nhỏ không cần dày. Một trang giấy với các mục dưới đây là đủ để cả cơ sở hiểu và theo:
- Sản phẩm mũi nhọn và lý do chọn, viết trong hai ba câu.
- Thị trường thử và lý do chọn, kèm yêu cầu chính của thị trường đó với sản phẩm.
- Ba tới năm mục tiêu đo được cho cả năm, theo các loại đã nêu ở trên.
- Mốc đầu ra của từng quý.
- Trần ngân sách và cách chia theo nhóm khoản.
- Người phụ trách từng mảng việc.
- Ba tới năm rủi ro chính, dấu hiệu sớm và phương án.
- Ngày rà soát giữa năm và cuối năm đã ghi vào lịch.
Trang kế hoạch nên dán ở chỗ người phụ trách nhìn thấy hằng ngày, và được sửa bằng tay khi có thay đổi. Một kế hoạch được sửa nhiều lần là kế hoạch đang được dùng; một kế hoạch sạch sẽ không vết sửa sau sáu tháng thường là kế hoạch đã bị quên trong ngăn kéo.
Câu hỏi thường gặp
Năm đầu xuất khẩu có nên đặt mục tiêu doanh thu không?
Có thể đặt một con số tham khảo, nhưng không nên lấy nó làm thước đo chính. Năm đầu có nhiều yếu tố ngoài tầm kiểm soát, và các mục tiêu như số mẫu được duyệt hay số lô giao trọn vẹn phản ánh đúng tiến độ dựng bộ máy hơn.
Có nên chọn nhiều thị trường cùng lúc cho an toàn không?
Với cơ sở nhỏ, chọn một hoặc hai thị trường thường tốt hơn. Mỗi thị trường cần hồ sơ, nhãn, chứng nhận và cách tiếp cận riêng, rải mỏng nguồn lực dễ khiến không thị trường nào đi tới đơn hàng.
Ai trong cơ sở nên viết kế hoạch xuất khẩu?
Người quyết định chi tiêu, thường là chủ cơ sở, nên trực tiếp viết hoặc ít nhất chốt kế hoạch, cùng với người sẽ phụ trách việc xuất khẩu. Kế hoạch do người ngoài viết hộ thường đẹp nhưng không khớp với nguồn lực thật.
Có chương trình hỗ trợ nào cho doanh nghiệp nhỏ lập kế hoạch xuất khẩu không?
Các chương trình xúc tiến thương mại, hiệp hội ngành hàng và trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp ở địa phương đôi khi có lớp tập huấn hoặc tư vấn. Nội dung và điều kiện thay đổi theo từng năm, nên hỏi trực tiếp đơn vị đó và đọc kỹ điều kiện tham gia.
Hết năm đầu mà chưa có đơn thì có nên dừng không?
Tuỳ vào tín hiệu đã có. Nếu đã có mẫu được duyệt và người mua đang thử, có thể đáng đi tiếp. Nếu gần như không có phản hồi dù đã chỉnh cách làm, nên dừng lại xem xét sản phẩm và thị trường thay vì tiếp tục chi theo cách cũ.