Với xưởng nhỏ mới xuất khẩu, người làm xuất nhập khẩu đầu tiên thường phải kiêm cả ba việc: trao đổi với khách nước ngoài, theo chứng từ và thủ tục, và nối giữa yêu cầu của khách với xưởng sản xuất. Có ba cách có người: tuyển người đã có nghề, đào tạo một người trong nhà hoặc nhân viên đang tin cậy, và thuê dịch vụ bên ngoài cho phần thủ tục. Lựa chọn hợp lý thường là kết hợp: thuê dịch vụ cho thủ tục trong năm đầu, đồng thời đào tạo một người của mình.
Bài này mô tả việc cụ thể của vị trí này trong một cơ sở nhỏ, so sánh ba cách, gợi ý câu hỏi phỏng vấn theo tình huống và cách kiểm soát để một người không nắm trọn mọi khâu liên quan tới tiền. Bài không bàn mức lương, vì mức này khác nhau nhiều theo vùng và kinh nghiệm.
Người làm xuất nhập khẩu ở xưởng nhỏ làm những việc gì
Ở công ty lớn, các việc dưới đây chia cho nhiều phòng. Ở xưởng nhỏ, chúng thường dồn vào một người, có khi chính là chủ xưởng:
- Đọc và trả lời thư của khách, gửi báo giá, hồ sơ sản phẩm, theo dõi việc gửi mẫu và phản hồi về mẫu.
- Chuyển yêu cầu của khách thành chỉ dẫn rõ cho xưởng: quy cách, màu, kích thước, cách đóng gói, ký mã hiệu thùng.
- Làm hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, phối hợp với công ty giao nhận và đại lý hải quan để đặt chỗ, khai báo, lấy vận đơn.
- Chuẩn bị hồ sơ xin giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ kiểm dịch hay kiểm nghiệm khi mặt hàng cần.
- Gửi bộ chứng từ cho người mua hoặc ngân hàng đúng cách đã thoả thuận, theo dõi tiền về.
- Lưu trữ hồ sơ từng lô, ghi lại khiếu nại và cách đã xử lý.
Nhìn danh sách này có thể thấy vị trí không chỉ là "người biết tiếng Anh". Một người giỏi ngoại ngữ nhưng không chịu đi xuống xưởng, không hiểu sản phẩm, sẽ chuyển sai yêu cầu của khách. Một người hiểu xưởng nhưng cẩu thả với con số sẽ làm chứng từ lệch nhau.
Ba cách có người: so sánh
Không cách nào đúng cho mọi cơ sở. Bảng dưới giúp đặt ba cách cạnh nhau theo những thứ xưởng nhỏ quan tâm.
| Tiêu chí | Tuyển người đã có nghề | Đào tạo người trong nhà | Thuê dịch vụ bên ngoài |
|---|---|---|---|
| Bắt đầu được ngay | Nhanh | Chậm, cần thời gian học | Nhanh |
| Hiểu sản phẩm của xưởng | Phải học | Đã hiểu | Ít |
| Giữ kiến thức trong công ty | Mất khi người đó nghỉ | Bền hơn | Không giữ được |
| Chi phí cố định | Có lương hàng tháng | Có lương, cộng chi phí học | Trả theo lô, không cố định |
| Rủi ro sai sót lúc đầu | Thấp hơn | Cao hơn, cần người kèm | Thấp với thủ tục, nhưng không lo phần khách hàng |
| Hợp với | Cơ sở đã có đơn đều | Cơ sở gia đình, đi đường dài | Năm đầu, đơn thưa |
Nhiều xưởng gia đình chọn cách lai: giao phần khai báo hải quan và vận chuyển cho dịch vụ, còn phần trao đổi với khách, chuẩn bị chứng từ thương mại và nối với xưởng thì giao cho một người trong nhà. Người đó học dần phần thủ tục qua từng lô dịch vụ làm, sau một hai năm có thể tự làm phần lớn.
Kỹ năng cần nhất, theo thứ tự ưu tiên
Cẩn thận với con số. Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá phải khớp nhau trên mọi chứng từ. Một chữ số sai có thể khiến hàng bị giữ, người mua không hưởng được ưu đãi thuế, hoặc ngân hàng từ chối bộ chứng từ. Kỹ năng này khó dạy hơn mọi kỹ năng khác, nên hãy kiểm khi tuyển.
Đọc hiểu tiếng Anh thương mại chính xác. Không cần văn hay, nhưng phải hiểu đúng nghĩa từng điều khoản, từng yêu cầu. Chỗ nào chưa chắc phải biết hỏi lại thay vì đoán.
Hiểu sản phẩm và xưởng. Biết hàng làm thế nào, chỗ nào hay lỗi, xưởng làm được gì và không làm được gì. Có vậy mới không hứa với khách những điều xưởng không làm nổi.
Hiểu nguyên lý chứng từ và thủ tục. Biết mỗi chứng từ dùng để làm gì, ai cần nó, nó phải khớp với chứng từ nào. Chi tiết thủ tục có thể học dần, nhưng nguyên lý phải nắm từ đầu.
Giao tiếp và báo tin sớm. Báo cho khách khi có trục trặc trước khi khách phát hiện, báo cho chủ xưởng khi khách đổi yêu cầu. Người giữ thông tin cho riêng mình là người nguy hiểm nhất ở vị trí này.
Câu hỏi phỏng vấn theo tình huống
Với người có kinh nghiệm, hỏi về việc đã làm ít giá trị hơn hỏi họ sẽ xử lý một tình huống cụ thể ra sao. Một số tình huống gợi ý, kèm điều bạn nên nghe trong câu trả lời:
- Khách gửi thư báo đổi số tài khoản nhận tiền của họ ngay trước khi đến hạn thanh toán. Bạn làm gì? Câu trả lời tốt nhắc tới việc xác minh qua kênh khác, không chỉ trả lời thư.
- Xưởng báo đóng thiếu một số thùng so với phiếu đóng gói đã gửi khách. Bạn làm gì trước khi xe ra cảng? Nghe xem họ có nghĩ tới việc sửa chứng từ cho khớp với hàng thật không.
- Khách yêu cầu ghi trị giá trên hoá đơn thấp hơn giá thật để họ đóng ít thuế. Bạn trả lời thế nào? Người phù hợp sẽ từ chối và giải thích đây là khai sai.
- Mẫu đã duyệt và hàng sản xuất khác nhau một chút về màu. Bạn báo khách hay im lặng giao? Nghe cách họ cân giữa giữ khách và minh bạch.
- Đưa một bộ chứng từ thật đã che thông tin, có cài vài chỗ lệch, nhờ họ tìm. Đây là phép thử trực tiếp nhất cho kỹ năng cẩn thận.
Tình huống thứ ba đáng hỏi nhất. Người sẵn sàng chiều khách bằng cách khai sai sẽ đặt cả xưởng vào rủi ro pháp lý, dù họ giỏi đến đâu ở các mặt khác.
Mô tả công việc và thời gian thử việc: viết gì cho rõ
Nhiều xưởng tuyển người làm xuất nhập khẩu bằng một dòng tin "cần nhân viên biết tiếng Anh, làm chứng từ". Người nộp hồ sơ không biết mình sẽ làm gì, và sau vài tháng cả hai bên đều thất vọng. Một bản mô tả công việc tốt cho xưởng nhỏ nên nói rõ tỷ lệ thời gian dự kiến cho từng mảng: bao nhiêu phần là trao đổi với khách, bao nhiêu phần là chứng từ, bao nhiêu phần là đi xưởng kiểm hàng, có phải đi hội chợ hay tiếp khách không.
Bản mô tả cũng nên nói thẳng những điều có thể khiến ứng viên ngại: xưởng ở xa trung tâm, có lúc phải trả lời thư ngoài giờ vì lệch múi giờ với khách, phải làm cả việc ngoài chuyên môn khi đơn dồn. Nói trước giúp lọc được người hợp, thay vì tuyển được người rồi mất người sau ít tuần.
Thời gian thử việc nên gắn với một việc cụ thể đo được, chẳng hạn soạn trọn bộ chứng từ thương mại cho một lô đang chạy để đối chiếu với bản dịch vụ làm, hoặc trả lời một loạt thư của khách dưới sự kiểm tra của chủ xưởng. Đánh giá dựa trên kết quả đó sẽ công bằng hơn cảm giác chung chung "làm được" hay "chưa được". Điều kiện thử việc, hợp đồng lao động, bảo hiểm cần làm theo pháp luật lao động hiện hành.
Đào tạo một người trong nhà: lộ trình gợi ý
Nếu chọn đào tạo người của mình, nên có lộ trình rõ thay vì "vừa làm vừa học" không định hướng:
- Cho học một khoá nghiệp vụ xuất nhập khẩu ngắn hạn ở cơ sở đào tạo có uy tín, đủ để nắm nguyên lý chứng từ, điều kiện giao hàng, thanh toán.
- Cho theo sát vài lô đầu do dịch vụ bên ngoài làm: xin bản sao mọi chứng từ, đọc từng ô, ghi lại câu hỏi và hỏi dịch vụ cho tới khi hiểu.
- Giao làm trước phần chứng từ thương mại như hoá đơn, phiếu đóng gói, để chủ xưởng hoặc dịch vụ kiểm lại trước khi gửi.
- Dần giao phần trao đổi thư với khách, chủ xưởng đọc bản nháp trong thời gian đầu.
- Khi đã vững, cho tự làm một lô trọn vẹn với khách quen, dịch vụ chỉ còn vai trò đại lý hải quan.
Mỗi bước nên kéo dài đủ để người học gặp ít nhất một tình huống khác thường. Học trên lô suôn sẻ thì chưa biết xử lý lô có sự cố.
Người được đào tạo nên có một cuốn sổ ghi lại mọi lỗi đã gặp, nguyên nhân và cách sửa. Sau một năm, cuốn sổ này trở thành tài liệu hướng dẫn nội bộ quý nhất của xưởng, dùng được để dạy người thứ hai khi công việc lớn lên, và giúp xưởng không phụ thuộc vào trí nhớ của một người.
Phân quyền và kiểm soát: đừng để một người nắm trọn dòng tiền
Ở xưởng nhỏ, người làm xuất nhập khẩu thường được tin tuyệt đối, vì là người nhà hoặc người gắn bó lâu. Tin là tốt, nhưng cấu trúc công việc vẫn nên có hai lớp ở những chỗ liên quan tới tiền. Người soạn chứng từ và trao đổi với khách không nên đồng thời là người duy nhất thay đổi thông tin tài khoản nhận tiền hoặc duyệt chuyển tiền.
Lừa đảo qua thư điện tử giả mạo là rủi ro thật trong thương mại quốc tế: kẻ gian chen vào luồng thư giữa người bán và người mua, gửi thông báo đổi tài khoản trông rất giống thật. Một quy tắc đơn giản là mọi thay đổi về tài khoản, dù từ phía nào, đều phải được xác minh qua một kênh khác đã biết từ trước, và phải có chủ xưởng đồng ý.
Ngoài ra, hộp thư dùng cho giao dịch nên là hộp thư của công ty, có mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp, chủ xưởng có quyền truy cập. Hồ sơ từng lô lưu ở chỗ chung chứ không chỉ trên máy cá nhân. Khi người làm xuất nhập khẩu nghỉ, công việc không bị đứt và khách không bị mất theo người.
Cuối cùng, mỗi tháng chủ xưởng nên dành một buổi ngồi cùng người làm xuất nhập khẩu rà lại các lô đang chạy: tiền đã về chưa, chứng từ nào còn thiếu, khách nào đang có phàn nàn. Buổi rà soát này không nhằm kiểm tra sự trung thực của ai, mà để chủ xưởng luôn nắm được bức tranh và kịp quyết định khi có chuyện, thay vì chỉ biết khi sự việc đã lớn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần bằng cấp chuyên ngành ngoại thương để làm xuất nhập khẩu không?
Không bắt buộc. Bằng cấp giúp nắm nền nhanh hơn, nhưng sự cẩn thận, tiếng Anh thương mại và hiểu sản phẩm quan trọng không kém. Nhiều người làm tốt sau một khoá nghiệp vụ ngắn hạn và vài năm làm thật.
Một người có kiêm được cả xuất nhập khẩu và kế toán không?
Ở cơ sở rất nhỏ, có thể. Nhưng nên tránh để một người vừa lập chứng từ, vừa nhận và chi tiền mà không ai kiểm. Ít nhất các thay đổi về tài khoản và các khoản chi lớn nên có chủ xưởng duyệt.
Thuê dịch vụ chứng từ trọn gói thì có cần người trong nhà không?
Vẫn nên có một người hiểu nguyên lý để đọc lại chứng từ dịch vụ làm, trả lời khách những câu về sản phẩm và nối với xưởng. Dịch vụ lo thủ tục, nhưng không thay được người hiểu hàng và giữ quan hệ khách.
Nên tìm khoá học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu?
Có thể tìm ở các trường đại học, cao đẳng có ngành kinh tế đối ngoại, các hiệp hội ngành hàng, trung tâm xúc tiến thương mại địa phương. Nên chọn khoá có phần thực hành trên bộ chứng từ thật và hỏi người từng học về chất lượng.
Làm sao giữ được người làm xuất nhập khẩu giỏi ở xưởng nhỏ?
Ngoài thu nhập hợp lý, người làm nghề thường muốn thấy mình học được thêm và được tin giao việc. Cho họ tham gia chọn thị trường, đi hội chợ, góp ý cải tiến sản phẩm theo phản hồi của khách giúp họ gắn bó hơn là chỉ làm giấy tờ.