Tranh chấp hợp đồng ngoại thương thường được giải quyết theo bậc thang: thương lượng trực tiếp, hoà giải qua bên thứ ba, rồi mới tới trọng tài thương mại hoặc toà án, và với người bán nhỏ, phần lớn giá trị nằm ở hai bậc đầu. Khi phải ra phán quyết, trọng tài thường được ưa hơn toà án trong giao dịch quốc tế vì phán quyết trọng tài được công nhận ở rất nhiều nước theo Công ước New York năm 1958, mà Việt Nam là thành viên.
Nhưng con đường nào đi được phụ thuộc vào điều khoản giải quyết tranh chấp đã ký từ lúc đầu. Bài này giúp bạn hiểu các lựa chọn, viết điều khoản sao cho có lợi khi còn kịp, và tính chuyện có đáng theo đuổi một vụ tranh chấp khi số tiền không lớn. Thông tin pháp lý ở đây ở mức nguyên lý; với tranh chấp thật, bạn cần luật sư.
Những tranh chấp hay gặp với người bán nhỏ
Nhìn từ phía người bán, phần lớn tranh chấp rơi vào một vài nhóm quen thuộc:
- Người mua cho rằng hàng không đúng chất lượng, sai màu, sai kích thước, độ ẩm vượt mức, và đòi giảm giá hoặc trả lại hàng.
- Người mua chậm trả hoặc không trả phần tiền còn lại sau khi đã nhận hàng.
- Người mua huỷ đơn khi người bán đã mua nguyên liệu hoặc sản xuất xong.
- Người bán giao chậm vì thiếu nguyên liệu, mất điện, thời tiết, và người mua đòi phạt.
- Hàng tới nơi bị hư hỏng, hai bên tranh cãi hỏng do đóng gói hay do vận chuyển.
- Người mua bỏ hàng ở cảng khi giá thị trường giảm.
- Bất đồng về việc ai chịu một khoản chi phí phát sinh như lưu bãi, kiểm tra, phí ngân hàng.
Nhìn danh sách này sẽ thấy phần lớn tranh chấp có thể phòng từ hợp đồng: điều khoản chất lượng đo được, điều khoản khiếu nại có thời hạn, điều khoản bất khả kháng rõ ràng, điều khoản chi phí phát sinh. Giải quyết tranh chấp tốt nhất vẫn là tranh chấp không xảy ra.
Bậc thang xử lý: từ thương lượng đến phán quyết
Khi có bất đồng, đi lần lượt các bậc thường giúp giữ quan hệ và giảm chi phí:
- Thu thập sự kiện trước khi phản hồi. Đề nghị người mua gửi khiếu nại bằng văn bản kèm ảnh, biên bản giám định, mẫu lưu. Đối chiếu với hồ sơ của mình: ảnh lúc đóng hàng, biên bản kiểm hàng, mẫu đối chứng.
- Thương lượng trực tiếp. Phần lớn tranh chấp kết thúc ở đây bằng giảm giá một phần, giao bù, hay chia chi phí. Ghi lại thoả thuận bằng văn bản có chữ ký, ghi rõ đây là giải quyết dứt điểm cho vấn đề nào.
- Giám định độc lập. Khi hai bên không tin kết quả của nhau, thuê một tổ chức giám định mà cả hai cùng chấp nhận. Kết quả giám định thường là cơ sở để thương lượng tiếp.
- Hoà giải thương mại. Một hoà giải viên trung lập giúp hai bên tìm phương án. Việt Nam có khung pháp lý về hoà giải thương mại; nhiều trung tâm trọng tài cũng cung cấp dịch vụ hoà giải. Kết quả hoà giải phụ thuộc thiện chí, nhưng chi phí thấp hơn nhiều so với kiện.
- Trọng tài hoặc toà án. Bậc cuối, theo điều khoản đã ký trong hợp đồng. Chi phí, thời gian và khả năng thi hành phán quyết là ba câu hỏi phải tính trước khi khởi động.
Song song với các bậc, lưu ý thời hiệu. Luật Thương mại 2005 có quy định thời hạn khiếu nại và thời hiệu khởi kiện cho tranh chấp thương mại; nếu hợp đồng chọn luật nước khác hoặc công ước quốc tế thì mốc thời gian có thể khác. Kiểm tra văn bản hiện hành sớm để không mất quyền chỉ vì chờ thương lượng quá lâu.
So trọng tài thương mại với toà án
Với tranh chấp xuyên biên giới, sự khác biệt giữa trọng tài và toà án không chỉ là thủ tục. Bảng dưới so các điểm người bán quan tâm:
| Tiêu chí | Trọng tài thương mại | Toà án |
|---|---|---|
| Cơ sở để được giải quyết | Phải có thoả thuận trọng tài hợp lệ | Theo thẩm quyền luật định, không cần thoả thuận |
| Chọn người xử | Các bên được chọn trọng tài viên, có thể chọn người am hiểu ngành | Thẩm phán do toà phân công |
| Công khai | Thường giữ kín | Thường xét xử công khai |
| Số cấp xét xử | Một lần, phán quyết chung thẩm; chỉ có thể yêu cầu huỷ trong một số trường hợp hẹp | Có thể kháng cáo qua nhiều cấp |
| Ngôn ngữ, địa điểm | Các bên thoả thuận được | Theo luật nước có toà |
| Thi hành ở nước ngoài | Thuận lợi ở các nước thành viên Công ước New York | Phụ thuộc hiệp định tương trợ tư pháp giữa hai nước, thường khó hơn |
| Chi phí | Phí trọng tài và thù lao trọng tài viên có thể đáng kể | Án phí theo luật; chi phí luật sư ở nước ngoài có thể cao |
Trọng tài không phải luôn rẻ hơn. Với khoản tranh chấp nhỏ, phí trọng tài có thể chiếm phần lớn số tiền đòi. Một số trung tâm trọng tài có thủ tục rút gọn cho tranh chấp giá trị nhỏ; khi soạn điều khoản, hãy tìm hiểu thủ tục này.
Viết điều khoản giải quyết tranh chấp từ lúc ký hợp đồng
Điều khoản trọng tài phải rõ ràng để có hiệu lực. Một điều khoản tốt nêu: tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng sẽ được giải quyết bằng trọng tài; tên trung tâm trọng tài cụ thể và quy tắc tố tụng của trung tâm đó; địa điểm trọng tài; số trọng tài viên; ngôn ngữ; luật áp dụng cho hợp đồng. Các trung tâm trọng tài đều công bố điều khoản mẫu, dùng nguyên văn điều khoản mẫu an toàn hơn tự soạn.
Những lỗi làm điều khoản vô hiệu hoặc khó thi hành: ghi tên trung tâm không tồn tại hoặc sai tên; ghi “tranh chấp sẽ được giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án” khiến không rõ bên nào có thẩm quyền; ghi trọng tài nhưng không nói trung tâm nào, ở đâu. Khi có tranh chấp, bên muốn kéo dài sẽ khai thác ngay những chỗ mơ hồ này.
Với người bán nhỏ, địa điểm trọng tài là chuyện thực tế: kiện ở nước người mua nghĩa là thuê luật sư nước ngoài, đi lại, dịch tài liệu. Một trung tâm trọng tài ở Việt Nam hoặc ở một nước trung lập trong khu vực thường là phương án dung hoà. Người mua lớn có thể không chịu, khi đó bạn cần cân nhắc rủi ro đó vào giá và phương thức thanh toán: nếu đã khó kiện thì càng cần trả trước hoặc thư tín dụng.
Công nhận và thi hành phán quyết ở nước ngoài
Thắng kiện chưa phải là nhận được tiền. Nếu người mua không tự nguyện trả, phán quyết phải được thi hành tại nước nơi người mua có tài sản. Đây là chỗ trọng tài có lợi thế rõ: Công ước New York năm 1958 về công nhận và thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài có rất nhiều nước thành viên, và Việt Nam tham gia từ năm 1995. Phán quyết trọng tài ra ở một nước thành viên có thể được yêu cầu công nhận ở nước thành viên khác, và chỉ bị từ chối trong một số trường hợp hẹp mà công ước liệt kê.
Ngược lại, bản án của toà án một nước muốn thi hành ở nước khác thường cần hiệp định tương trợ tư pháp giữa hai nước hoặc nguyên tắc có đi có lại, và thủ tục ở mỗi nơi một khác. Vì vậy, với người mua ở nước mà Việt Nam không có hiệp định phù hợp, điều khoản chọn toà án có thể dẫn tới một bản án đẹp nhưng không thi hành được.
Theo chiều ngược lại, nếu người mua kiện bạn và có phán quyết trọng tài ở nước ngoài, họ có thể yêu cầu toà án Việt Nam công nhận và cho thi hành theo thủ tục của pháp luật tố tụng dân sự. Biết điều này giúp bạn coi trọng mọi thông báo trọng tài gửi tới, không bỏ qua với suy nghĩ “ở xa, họ không làm gì được”.
Giữ bằng chứng ngay từ đơn hàng đầu
Hồ sơ giao kết. Hợp đồng đã ký, các phụ lục, toàn bộ email đàm phán, báo giá và proforma theo từng phiên bản. Khi có tranh chấp về điều khoản mơ hồ, email đàm phán giúp làm rõ ý chí của các bên.
Hồ sơ chất lượng. Mẫu đối chứng đã duyệt có chữ ký hai bên, kết quả kiểm nghiệm, biên bản kiểm hàng trước khi giao, ảnh và video lúc đóng hàng, số niêm phong container. Một video ngắn quay lúc đóng cửa container nhiều khi có giá trị hơn mọi lời giải thích sau đó.
Hồ sơ giao hàng và thanh toán. Vận đơn, tờ khai hải quan, thông báo giao hàng, chứng từ chuyển tiền, sao kê ngân hàng, thư nhắc nợ. Lưu theo lô hàng để tra cứu nhanh.
Hồ sơ trao đổi khi có sự cố. Mọi khiếu nại, phản hồi, thoả thuận tạm thời đều bằng văn bản. Nếu trao đổi qua điện thoại hay ứng dụng nhắn tin, gửi email tóm tắt lại nội dung đã thống nhất ngay sau đó.
Khi số tiền nhỏ: có đáng theo đuổi không
Với người bán nhỏ, câu hỏi thực tế nhất thường không phải “ai đúng” mà là “theo đuổi có đáng không”. Hãy đặt lên bàn: số tiền đang tranh chấp; chi phí luật sư, phí trọng tài hoặc án phí, chi phí dịch thuật, đi lại; thời gian có thể kéo dài; khả năng người mua có tài sản để thi hành; và chi phí cơ hội khi chủ doanh nghiệp dồn sức cho vụ việc thay vì tìm khách mới.
Ví dụ giả định: một lô hàng còn nợ một khoản tương đương vài tháng lợi nhuận, người mua ở nước xa, không có tài sản rõ ràng ngoài một cửa hàng thuê. Trong trường hợp đó, một thoả thuận trả góp hoặc giảm một phần nợ để thu được phần còn lại có thể hợp lý hơn khởi kiện. Ngược lại, với khoản nợ lớn, người mua có tài sản ở nước thành viên Công ước New York và hợp đồng có điều khoản trọng tài rõ ràng, theo đuổi đến cùng có thể đáng.
Dù chọn đường nào, ghi lại bài học vào quy trình: khách này có nên tiếp tục giao dịch không, điều khoản nào trong hợp đồng cần sửa, phương thức thanh toán nào cần chặt hơn. Một vụ tranh chấp xử lý xong mà quy trình không đổi gì thì vụ tiếp theo sẽ đến theo đúng đường cũ.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không có điều khoản trọng tài thì có kiện ra trọng tài được không?
Chỉ được nếu sau khi tranh chấp phát sinh, hai bên cùng ký một thoả thuận trọng tài riêng. Nếu người mua không đồng ý, tranh chấp sẽ thuộc thẩm quyền toà án theo quy tắc của luật áp dụng, thường kém thuận lợi cho người bán ở xa.
Trọng tài ở Việt Nam có xử được tranh chấp với người mua nước ngoài không?
Có, nếu hợp đồng có thoả thuận chọn trung tâm trọng tài đó. Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép giải quyết tranh chấp có yếu tố nước ngoài, và phán quyết ra tại Việt Nam có thể được yêu cầu thi hành ở các nước thành viên Công ước New York. Hãy kiểm tra quy tắc tố tụng của trung tâm cụ thể.
Có cần luật sư khi thương lượng với người mua không?
Ở giai đoạn thương lượng, nhiều người bán tự làm được nếu tranh chấp nhỏ và rõ. Khi người mua bắt đầu viện dẫn điều khoản pháp lý, đe doạ kiện, hoặc khoản tiền lớn, nên hỏi luật sư trước khi gửi văn bản tiếp theo, vì những gì bạn viết có thể trở thành bằng chứng chống lại chính mình.
Thương vụ Việt Nam ở nước ngoài có giúp giải quyết tranh chấp không?
Thương vụ có thể hỗ trợ thông tin về người mua, giới thiệu luật sư hoặc tổ chức địa phương, đôi khi làm cầu nối liên lạc. Họ không phải cơ quan xét xử và không thể buộc người mua trả tiền. Đây là kênh đáng liên hệ sớm, nhất là khi người mua im lặng.
Có nên đăng thông tin người mua lừa đảo lên mạng xã hội không?
Cân nhắc kỹ. Thông tin sai hoặc chưa được chứng minh có thể khiến bạn bị kiện ngược về uy tín, ở cả Việt Nam lẫn nước người mua. Cách an toàn hơn là chia sẻ trong hiệp hội ngành hoặc với thương vụ, kèm bằng chứng, và trình báo cơ quan có thẩm quyền nếu có dấu hiệu lừa đảo.
Phán quyết trọng tài có bị kháng cáo không?
Phán quyết trọng tài thường là chung thẩm, không kháng cáo về nội dung như bản án toà án. Bên không đồng ý chỉ có thể yêu cầu toà án có thẩm quyền huỷ phán quyết trong một số trường hợp hẹp như thoả thuận trọng tài vô hiệu hoặc vi phạm nghiêm trọng thủ tục. Thời hạn yêu cầu huỷ rất ngắn, cần kiểm tra ngay.