Chi phí một lô hàng xuất khẩu đầu tiên gồm ba lớp: chi phí làm ra hàng đạt chuẩn xuất khẩu tại xưởng, chi phí đưa hàng từ xưởng tới điểm giao đã thoả thuận với người mua, và các khoản ẩn như kiểm nghiệm lần đầu, hàng mẫu, vốn đọng, dự phòng rủi ro. Lớp thứ ba là lớp người mới hay quên, và cũng là lớp làm lô đầu từ có lãi thành lỗ.
Bài này bóc từng lớp ra thành các khoản cụ thể, chỉ rõ khoản nào do ai trả tuỳ điều kiện giao hàng, và dựng một ví dụ giả định để bạn tự thay số của mình. Bài không đưa giá cước, mức phí hay thuế suất thật, vì chúng thay đổi theo thời điểm, tuyến và mặt hàng; hãy xin báo giá cụ thể từ nhà cung cấp dịch vụ cho lô của bạn.
Lớp thứ nhất: hàng đạt chuẩn xuất khẩu tốn hơn hàng bán chợ
Giá thành hàng xuất khẩu tại xưởng hiếm khi bằng giá thành hàng bán trong nước, dù cùng một sản phẩm. Lý do đầu tiên là tỷ lệ loại: người mua nước ngoài kiểm theo tiêu chí chặt hơn, nên phần hàng không đạt phải bán chỗ khác với giá thấp hơn hoặc bỏ. Nếu trước đây xưởng loại một phần nhỏ, giờ có thể phải loại nhiều hơn đáng kể, và chi phí của phần bị loại phải tính vào phần đạt.
Lý do thứ hai là bao bì. Hàng đi biển dài ngày cần thùng carton chịu lực tốt hơn, lớp chống ẩm, vật liệu chèn, có khi pallet gỗ đã xử lý theo chuẩn quốc tế. Nhãn phải theo ngôn ngữ và quy định nước nhập, có khi phải in riêng cho từng khách. Tất cả là chi phí mới so với cách đóng gói bán trong nước.
Lý do thứ ba là công kiểm hàng và ghi chép. Mỗi lô cần người kiểm theo tiêu chí, ghi kết quả, giữ mẫu đối chứng. Ở xưởng nhỏ, công này thường do chủ xưởng làm và không được tính, nhưng nó vẫn là thời gian bị lấy khỏi việc khác. Khi tính giá thành, hãy quy ra công dù là công của chính mình, để biết đơn xuất khẩu có thật sự lãi hơn đơn trong nước hay không.
Lớp thứ hai: từ xưởng tới điểm giao, ai trả khoản nào
Phần chi phí này phụ thuộc trực tiếp vào điều kiện giao hàng ghi trong hợp đồng, theo bộ quy tắc Incoterms mà hai bên chọn. Bảng dưới so ba điều kiện hay gặp ở mức nguyên lý; khi ký, hãy đọc đúng phiên bản Incoterms ghi trong hợp đồng.
| Khoản chi | Giao tại xưởng (EXW) | Giao lên tàu (FOB) | Tiền hàng, bảo hiểm, cước (CIF) |
|---|---|---|---|
| Bốc hàng lên xe tại xưởng | Thường người mua lo | Người bán | Người bán |
| Vận chuyển nội địa tới cảng | Người mua | Người bán | Người bán |
| Thủ tục hải quan xuất khẩu | Người mua lo, người bán hỗ trợ giấy tờ | Người bán | Người bán |
| Phí làm hàng tại cảng đi | Người mua | Người bán | Người bán |
| Cước vận chuyển quốc tế | Người mua | Người mua | Người bán |
| Bảo hiểm hàng hoá chặng chính | Người mua tự quyết | Người mua tự quyết | Người bán mua ở mức tối thiểu theo quy tắc |
Người mới thường được khuyên bắt đầu với điều kiện mà mình kiểm soát được chi phí, hay gặp nhất là giao lên tàu tại cảng Việt Nam. Giao tại xưởng nghe nhẹ việc nhưng lại đặt thủ tục xuất khẩu vào tay người mua ở nước ngoài, mà họ thường phải thuê người ở Việt Nam làm, nên nhiều khi gây rắc rối hơn. Báo giá có cước quốc tế thì phải lấy báo giá cước thật trước, vì cước biến động và bạn gánh phần chênh.
Khi xin báo giá dịch vụ cho chặng từ xưởng tới tàu, hãy yêu cầu liệt kê từng dòng: phí xe, phí khai báo, phí làm hàng tại cảng, phí chứng từ, phụ phí theo mùa nếu có. Một báo giá chỉ ghi một con số tổng nhìn gọn nhưng khó so giữa các nhà cung cấp, và dễ phát sinh "phí ngoài" khi làm thật. Báo giá có dòng rõ ràng còn giúp bạn biết khoản nào sẽ lặp lại mỗi lô, khoản nào chỉ có lần đầu.
Lớp thứ ba: những khoản chỉ lộ ra khi làm thật
Đây là danh sách các khoản thường không có trong bảng giá thành bán nội địa, và nhiều khoản chỉ phát sinh ở lô đầu:
- Hàng mẫu và gửi mẫu: làm mẫu riêng theo yêu cầu, gửi chuyển phát quốc tế, có khi phải làm lại mẫu hai ba lần trước khi được duyệt.
- Kiểm nghiệm và chứng nhận: phân tích chỉ tiêu theo yêu cầu nước nhập, đánh giá cơ sở nếu người mua đòi một chứng nhận cụ thể.
- Thiết kế và in nhãn, bao bì mới: bản thiết kế theo ngôn ngữ thị trường, lô in tối thiểu thường lớn hơn số cần cho đơn đầu.
- Chuẩn bị pháp lý: chữ ký số, dịch thuật giấy tờ, phí tư vấn một lần nếu thuê người hướng dẫn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ và chứng từ chuyên ngành: phí cấp, phí kiểm dịch, phí giám định nếu hợp đồng yêu cầu.
- Phí ngân hàng: phí nhận tiền từ nước ngoài, phí xử lý bộ chứng từ nếu thanh toán qua ngân hàng, chênh lệch tỷ giá.
- Đi lại, giao tiếp: đi hội chợ, tiếp khách tới xưởng, dịch vụ phiên dịch khi đàm phán.
Không phải khoản nào cũng tính hết vào lô đầu. Những khoản dùng cho nhiều lô như thiết kế nhãn hay chứng nhận có hiệu lực dài nên chia dần cho các lô dự kiến trong năm. Nhưng phải ghi ra, nếu không thì lô thứ năm vẫn được báo giá như thể những khoản đó không tồn tại.
Ví dụ giả định: dựng cơ cấu giá cho một lô giao lên tàu
Ví dụ giả định dưới đây quy mọi chi phí thành phần trăm của giá bán, cho một lô đồ thủ công giao theo điều kiện giao lên tàu. Con số chỉ để minh hoạ cách bóc tách, không phản ánh tỷ lệ thật của bất kỳ ngành hàng nào.
| Nhóm chi phí | Khoản cụ thể | Tỷ trọng giả định |
|---|---|---|
| Hàng tại xưởng | Nguyên liệu, công, phần hàng bị loại phân bổ | 58% |
| Bao bì xuất khẩu | Thùng, chèn, chống ẩm, nhãn, pallet | 7% |
| Từ xưởng tới tàu | Xe nội địa, thủ tục, phí làm hàng tại cảng | 6% |
| Giấy tờ và kiểm tra | Chứng nhận xuất xứ, kiểm nghiệm phân bổ | 3% |
| Tài chính | Phí ngân hàng, vốn đọng, chênh lệch tỷ giá | 3% |
| Dự phòng rủi ro | Hàng lỗi phải bù, giao trễ, phát sinh | 4% |
| Phân bổ lô đầu | Mẫu, thiết kế, chuẩn bị pháp lý | 4% |
| Lãi | Phần còn lại | 15% |
Điều ví dụ muốn chỉ ra là phần hàng tại xưởng, thứ bạn quen tính nhất, chỉ là một phần của bức tranh. Nếu báo giá bằng cách lấy giá thành tại xưởng cộng một khoản lãi quen thuộc như bán trong nước, những dòng phía dưới sẽ ăn hết phần lãi đó.
Chi phí tài chính: thứ không có hoá đơn nhưng vẫn mất tiền
Vốn đọng. Tiền đã chi cho nguyên liệu, công, bao bì nằm im cho tới khi người mua trả. Nếu số tiền đó là tiền vay, bạn trả lãi; nếu là tiền tự có, bạn mất cơ hội dùng nó cho đơn khác. Thời gian chờ càng dài, chi phí này càng lớn.
Phí ngân hàng hai đầu. Ngân hàng của người mua, ngân hàng trung gian và ngân hàng của bạn có thể đều thu phí. Nếu hợp đồng không ghi rõ ai chịu phí nào, số tiền về tài khoản có thể thấp hơn số tiền trên hoá đơn.
Tỷ giá. Báo giá bằng ngoại tệ nhưng chi phí bằng tiền đồng. Khoảng thời gian giữa báo giá và nhận tiền có thể đủ dài để tỷ giá thay đổi theo chiều không có lợi. Với lô nhỏ, nhiều cơ sở chấp nhận rủi ro này; với lô lớn, nên hỏi ngân hàng về các cách giảm rủi ro tỷ giá.
Khấu trừ thuế đầu vào chậm. Nếu được khấu trừ hoặc hoàn thuế giá trị gia tăng, phần tiền đó cũng chỉ về sau một thời gian xử lý hồ sơ. Trong lúc chờ, nó là vốn đọng thêm.
Chi phí rủi ro: dự phòng bao nhiêu là đủ
Lô đầu gần như luôn có một chuyện ngoài kế hoạch. Thùng bị móp khi bốc xếp, một phần hàng không đạt khi kiểm lần cuối, xe tới cảng trễ làm lỡ giờ nhận hàng, tàu đổi lịch khiến container nằm chờ. Một số tình huống phát sinh phí lưu container hoặc lưu bãi, mà nếu lỗi nằm ở phía bạn thì bạn trả.
Không có tỷ lệ dự phòng chuẩn cho mọi ngành, nhưng có cách nghĩ: liệt kê ba bốn sự cố có khả năng xảy ra nhất với mặt hàng của bạn, ước chi phí mỗi sự cố, rồi đặt dự phòng đủ để chịu ít nhất một sự cố mà không lỗ. Với hàng tươi, hàng dễ vỡ, dự phòng cần cao hơn hàng khô, bền.
Sau lô đầu, so chi phí dự phòng đã đặt với chi phí phát sinh thật. Nếu dư nhiều, lô sau có thể giảm. Nếu thiếu, đừng ngại tăng, kể cả khi điều đó làm giá chào cao hơn một chút. Người mua có kinh nghiệm hiểu rằng nhà cung cấp chào giá quá sát thường là nhà cung cấp sẽ giao trễ hoặc xin tăng giá giữa chừng.
Một phần rủi ro có thể chuyển đi thay vì tự gánh: bảo hiểm hàng hoá cho chặng vận chuyển, điều khoản trong hợp đồng giới hạn trách nhiệm khi chậm trễ do nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát, hay tỷ lệ đặt cọc đủ để bù chi phí nếu người mua huỷ đơn. Mỗi cách đều có giá, nhưng thường rẻ hơn khoản dự phòng phải đặt nếu tự chịu toàn bộ.
Lập bảng tính giá thành để báo giá: các bước
Một bảng tính đơn giản trên máy tính là đủ cho cơ sở nhỏ. Điều quan trọng là có cấu trúc cố định để mỗi lần báo giá không bỏ sót dòng nào:
- Ghi giá thành hàng đạt chuẩn tại xưởng, đã cộng phần hàng bị loại phân bổ và công kiểm hàng.
- Thêm chi phí bao bì xuất khẩu tính theo đơn vị sản phẩm, gồm cả pallet và vật liệu chèn.
- Chọn điều kiện giao hàng định báo, thêm các khoản từ xưởng tới điểm giao theo báo giá thật của nhà vận chuyển và đại lý hải quan.
- Thêm phần phân bổ các chi phí một lần như mẫu, thiết kế, chứng nhận, chia theo số lô dự kiến trong năm.
- Thêm chi phí tài chính ước theo thời gian chờ thanh toán và phí ngân hàng.
- Thêm dự phòng rủi ro theo mặt hàng, rồi cộng phần lãi mong muốn.
- Quy ra ngoại tệ theo tỷ giá thận trọng, ghi rõ thời hạn hiệu lực của báo giá.
Giữ lại bảng tính của mỗi lần báo giá cùng chi phí thật sau khi giao. Sau vài lô, bạn sẽ có bộ số liệu riêng của mình, đáng tin hơn mọi tỷ lệ chung chung nghe được ở đâu đó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên báo giá thấp cho lô đầu để lấy khách không?
Có thể chấp nhận lãi mỏng cho lô đầu nếu đó là quyết định có tính toán và có giới hạn. Nhưng giá đầu tiên thường thành mốc tham chiếu cho các lô sau, và rất khó tăng lên. Tốt hơn là giữ giá hợp lý và nhượng bộ ở chỗ khác như số lượng tối thiểu hay hỗ trợ mẫu.
Chi phí làm mẫu gửi khách có nên tính cho khách không?
Tuỳ thông lệ ngành và giá trị mẫu. Nhiều người bán thu phí mẫu và cước gửi, rồi trừ lại vào đơn hàng đầu nếu khách đặt. Cách này lọc bớt người hỏi chơi mà vẫn giữ thiện chí với người mua nghiêm túc.
Làm sao biết cước vận chuyển quốc tế khi báo giá có cước?
Xin báo giá từ hai ba công ty giao nhận cho đúng tuyến, đúng loại hàng, đúng thời điểm dự kiến giao, và hỏi rõ báo giá có hiệu lực tới bao giờ. Cước biến động, nên báo giá cho khách cũng phải có thời hạn tương ứng.
Thuế xuất khẩu có nằm trong chi phí không?
Phần lớn hàng hoá không chịu thuế xuất khẩu, nhưng một số mặt hàng có. Cần tra biểu thuế xuất khẩu hiện hành theo mã hàng của mình hoặc hỏi đại lý hải quan, không nên dựa vào thông tin truyền miệng.
Có cần tính chi phí của chính chủ xưởng vào giá thành không?
Nên tính. Thời gian chủ xưởng dành cho kiểm hàng, giấy tờ, giao tiếp với khách là có thật. Không tính thì con số lãi trên giấy sẽ đẹp hơn thực tế, và bạn khó so đơn xuất khẩu với đơn trong nước một cách công bằng.
Sau lô đầu, chi phí có giảm không?
Thường có, vì các khoản một lần đã được trả, quy trình trơn tru hơn và tỷ lệ hàng loại giảm khi thợ quen tiêu chí. Nhưng chỉ biết chắc khi so số liệu thật của từng lô, nên ghi chép đầy đủ ngay từ lô đầu.