Lỗi thường gặp nhất khi xuất khẩu lần đầu không nằm ở chỗ không biết luật, mà ở những khoảng hở giữa các khâu: mẫu gửi khách đẹp hơn hàng làm hàng loạt, báo giá thiếu khoản chi, chứng từ lệch nhau một con số, đóng gói không chịu được đường dài, và giao hàng khi chưa có bảo đảm thanh toán. Phần lớn những lỗi này có thể tránh bằng ghi chép và kiểm tra chéo, không cần kiến thức cao siêu.
Bài này đi qua từng nhóm lỗi theo thứ tự xuất hiện trong một lô hàng, giải thích vì sao người mới hay mắc, hậu quả thường gặp và cách tránh, rồi kết thúc bằng danh sách kiểm tra trước khi xe rời xưởng.
Lỗi ở khâu sản phẩm và mẫu
Mẫu làm kỹ hơn hàng loạt. Mẫu gửi khách thường do thợ giỏi nhất làm, nguyên liệu chọn lọc nhất. Khi làm hàng loạt, thợ khác làm, nguyên liệu theo lô thường, và hàng không còn giống mẫu. Cách tránh: làm mẫu bằng chính quy trình và nguyên liệu sẽ dùng cho hàng loạt, dù mẫu kém lung linh hơn.
Không giữ mẫu đối chứng. Mẫu đã gửi đi, khách duyệt, nhưng xưởng không giữ lại một chiếc giống hệt. Khi có tranh cãi về màu hay kích thước, không có gì để so. Luôn làm ít nhất hai mẫu giống nhau, gửi một, giữ một, ghi ngày và niêm phong.
Đổi nguyên liệu mà không báo. Nhà cung cấp nguyên liệu hết hàng, xưởng dùng loại tương tự cho kịp đơn. Với người mua nước ngoài, đây có thể là vi phạm quy cách, nhất là khi họ đã kiểm nghiệm sản phẩm theo nguyên liệu cũ. Mọi thay đổi nguyên liệu đều phải hỏi người mua trước.
Làm theo lời dặn miệng. Khách góp ý thêm qua cuộc gọi, chủ xưởng nhớ và dặn thợ, nhưng không ai ghi lại. Vài tuần sau mỗi người nhớ một kiểu. Mọi thay đổi quy cách, dù nhỏ, nên được ghi gọn thành thư gửi khách để xác nhận, rồi cập nhật vào chỉ dẫn sản xuất.
Hiểu sai quy cách vì khác đơn vị đo. Khách ghi kích thước theo inch, trọng lượng theo pound, hoặc dung tích theo đơn vị nước họ, xưởng quy đổi nhầm hoặc làm tròn sai. Hãy quy đổi một lần, ghi rõ cả hai đơn vị trên chỉ dẫn sản xuất và nhờ khách xác nhận lại bằng văn bản.
Lỗi ở báo giá và hợp đồng
Báo giá thiếu khoản chi. Quên phí làm hàng tại cảng, phí ngân hàng, phần hàng bị loại, chi phí bao bì xuất khẩu. Đơn được nhận rồi mới thấy lỗ. Dùng một bảng tính giá thành cố định với đủ các dòng cho mọi lần báo giá.
Không ghi thời hạn hiệu lực báo giá. Khách quay lại sau nhiều tháng và đòi giá cũ, trong khi chi phí đã tăng. Mỗi báo giá cần ghi rõ có hiệu lực tới ngày nào, theo điều kiện giao hàng nào, cho số lượng tối thiểu bao nhiêu.
Dùng điều kiện giao hàng mà không hiểu hết trách nhiệm. Chọn một điều kiện theo đề nghị của khách vì nghe quen, không biết rằng điều kiện đó đặt rủi ro hoặc chi phí chặng chính lên mình. Đọc kỹ nghĩa vụ của từng bên theo đúng phiên bản Incoterms ghi trong hợp đồng trước khi đồng ý.
Ký hợp đồng thiếu điều khoản khiếu nại. Hợp đồng không nói hàng thế nào là không đạt, khách được khiếu nại trong bao lâu, bằng chứng gì, giải quyết ra sao. Khi có chuyện, hai bên hiểu khác nhau và người bán thường ở thế yếu vì hàng đã ở nước người mua. Vài dòng rõ ràng về khiếu nại lúc ký đỡ hàng tuần tranh cãi về sau.
Lỗi chứng từ: nhỏ trên giấy, lớn khi hàng tới nơi
Chứng từ xuất khẩu phải khớp nhau và khớp với hàng thật. Bảng dưới liệt kê các lỗi hay gặp ở người mới, hậu quả và cách tránh.
| Lỗi | Hậu quả thường gặp | Cách tránh |
|---|---|---|
| Tên hàng trên hoá đơn và vận đơn mô tả khác nhau | Hải quan nước nhập hỏi lại, hàng có thể bị giữ chờ giải trình | Dùng một mô tả hàng thống nhất cho mọi chứng từ |
| Số kiện, trọng lượng trên phiếu đóng gói lệch với thực tế | Bị kiểm tra thực tế, mất thời gian và phát sinh phí | Cân, đếm lại sau khi đóng xong, sửa chứng từ theo hàng thật |
| Tên, địa chỉ người mua viết khác nhau giữa các chứng từ | Ngân hàng hoặc hải quan từ chối, người mua khó nhận hàng | Lấy thông tin người mua một lần từ hợp đồng, sao chép đúng nguyên văn |
| Thông tin trên giấy chứng nhận xuất xứ không khớp hoá đơn | Người mua có thể không được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định | Đối chiếu từng ô với hoá đơn và tờ khai trước khi nộp |
| Gửi bộ chứng từ trễ hoặc thiếu bản | Người mua không lấy được hàng đúng hạn, phát sinh phí lưu kho bãi | Lập danh sách chứng từ theo hợp đồng, đánh dấu khi đủ |
Nguyên nhân gốc của hầu hết lỗi chứng từ là mỗi chứng từ do một người làm vào một thời điểm, không ai đặt chúng cạnh nhau. Một bước kiểm chéo cuối cùng, đặt mọi chứng từ của lô lên bàn và dò từng thông tin chung, tốn ít thời gian hơn nhiều so với xử lý hậu quả.
Lỗi ở thanh toán: giao hàng khi chưa có bảo đảm
Người mới thường muốn chiều khách đầu tiên, nên đồng ý giao hàng rồi mới nhận tiền mà không có bất kỳ bảo đảm nào: không đặt cọc, không thanh toán qua ngân hàng có ràng buộc, không bảo hiểm tín dụng. Nếu người mua là đối tác tử tế, mọi chuyện ổn. Nếu không, hàng đã ở nước họ, việc đòi tiền qua biên giới tốn kém và kéo dài, nhiều khi không đáng với giá trị lô.
Với khách mới, cách cân bằng hay dùng là đòi một phần đặt cọc trước khi sản xuất, phần còn lại thanh toán theo cách gắn với chứng từ, hoặc dùng phương thức thanh toán qua ngân hàng có quy trình rõ. Mỗi cách có chi phí và độ phức tạp riêng, được bàn kỹ trong danh mục về hợp đồng và thanh toán quốc tế của trang.
Lỗi thứ hai ở khâu này là tin vào thư báo đổi tài khoản, hoặc ngược lại là để người mua nhận được thư giả mạo đổi tài khoản của chính bạn. Hãy thống nhất với người mua ngay từ đầu rằng mọi thay đổi tài khoản phải được xác nhận qua một kênh khác, và bảo vệ hộp thư giao dịch của mình bằng mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp.
Lỗi ở đóng gói và vận chuyển
Hàng đi đường dài trải qua nhiều lần bốc xếp, thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, có khi nằm chờ ở cảng nhiều ngày. Những lỗi đóng gói người mới hay gặp:
- Dùng thùng carton như bán trong nước, không đủ chịu lực khi xếp chồng cao trong container.
- Không có lớp chống ẩm cho hàng dễ mốc như đồ mây tre, đồ gỗ, nông sản khô; hàng tới nơi bị mốc dù khi đóng còn khô.
- Dùng pallet hoặc vật liệu chèn bằng gỗ chưa xử lý theo yêu cầu của nước nhập, hàng có thể bị giữ hoặc buộc xử lý lại.
- Ghi ký mã hiệu thùng không đúng yêu cầu của người mua, kho bên kia khó nhận ra và phân loại hàng.
- Xếp hàng trong container không chèn chặt, hàng xô lệch và vỡ khi tàu gặp sóng.
- Hàng cần nhiệt độ nhưng không kiểm cài đặt nhiệt độ container trước khi đóng hàng.
Nếu có điều kiện, hãy chụp ảnh từng bước đóng hàng vào container: hàng trước khi đóng, cách xếp, cách chèn, cửa container đã niêm phong. Bộ ảnh này là bằng chứng quan trọng khi có khiếu nại về hư hỏng, giúp xác định hư hỏng xảy ra trước hay sau khi hàng rời tay bạn.
Lỗi sau khi giao: im lặng và không học
Nhiều người mới coi lô hàng là xong khi tàu chạy hoặc khi tiền về. Thực ra giai đoạn sau giao là lúc quyết định có lô thứ hai hay không. Lỗi phổ biến là không hỏi người mua về chất lượng hàng khi tới nơi, không hỏi khách hàng của họ phản ứng thế nào, và để người mua tự phát hiện vấn đề rồi tự đi tìm nhà cung cấp khác.
Khi có khiếu nại, lỗi thứ hai là phản ứng phòng thủ: cãi rằng hàng đi đúng mẫu, đổ cho vận chuyển, hoặc im lặng chờ người mua quên. Người mua nước ngoài thường đánh giá nhà cung cấp qua cách xử lý khiếu nại nhiều hơn qua bản thân lỗi. Xem bằng chứng, nhận phần lỗi của mình nếu có, đề xuất cách bù hợp lý và nói rõ đã sửa quy trình thế nào, là cách giữ khách tốt nhất.
Lỗi thứ ba là không ghi lại bài học. Sau mỗi lô, nên có một buổi ngắn xem lại cái gì chạy tốt, cái gì trục trặc, sửa gì cho lô sau, và ghi vào sổ. Buổi này nên có cả người ở xưởng, người làm chứng từ và người trao đổi với khách, vì mỗi người thấy một mặt khác nhau của cùng một sự cố. Cơ sở ghi chép đều thường mắc mỗi lỗi một lần; cơ sở không ghi thường mắc cùng một lỗi nhiều lần với nhiều khách khác nhau.
Danh sách kiểm tra trước khi xe rời xưởng
Danh sách dưới đây gom các điểm hay sót ở lô đầu. In ra, đánh dấu từng dòng cho mỗi lô:
- Hàng đã kiểm theo tiêu chí đã thoả thuận, có biên bản kiểm và đã so với mẫu đối chứng.
- Số kiện, trọng lượng tịnh và cả bì đã cân đếm lại sau khi đóng xong, khớp phiếu đóng gói.
- Ký mã hiệu thùng đúng yêu cầu của người mua, đúng trên mọi thùng.
- Bao bì, vật liệu chèn và pallet đáp ứng yêu cầu của nước nhập.
- Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, hồ sơ xuất xứ và các chứng từ chuyên ngành đã đặt cạnh nhau và dò khớp từng thông tin chung.
- Đã xác nhận với người mua thông tin người nhận hàng và bên được thông báo khi hàng tới.
- Điều kiện thanh toán đã đáp ứng cho bước này, ví dụ đã nhận đặt cọc theo hợp đồng.
- Đã chụp ảnh hàng và quá trình đóng hàng, lưu vào hồ sơ lô.
Danh sách trông dài, nhưng sau vài lô sẽ thành thói quen và chỉ mất ít phút. Mỗi dòng trên đó đều đến từ một lỗi có thật mà người làm nghề đã từng trả giá.
Câu hỏi thường gặp
Lỗi nào ở lô đầu gây thiệt hại lớn nhất?
Thường là lỗi ở thanh toán, vì khi hàng đã giao mà không thu được tiền thì thiệt hại là toàn bộ lô. Lỗi chứng từ và chất lượng gây phiền và tốn kém nhưng thường còn cách khắc phục; mất tiền hàng thì rất khó lấy lại.
Hàng bị người mua khiếu nại thì nên làm gì đầu tiên?
Đề nghị người mua gửi bằng chứng cụ thể như ảnh, biên bản kiểm, số lượng bị ảnh hưởng, rồi đối chiếu với mẫu đối chứng và ảnh đóng hàng của mình. Trả lời nhanh, bình tĩnh, tránh phủ nhận ngay khi chưa xem bằng chứng.
Chứng từ đã gửi rồi mới phát hiện sai thì sửa thế nào?
Báo ngay cho người mua và đơn vị liên quan như công ty giao nhận, ngân hàng, cơ quan cấp chứng từ. Một số chứng từ có thủ tục sửa hoặc cấp lại theo quy định riêng; sửa càng sớm càng ít hậu quả, nhất là trước khi hàng tới cảng đích.
Có nên mua bảo hiểm hàng hoá cho lô đầu nếu hợp đồng không bắt buộc?
Nên cân nhắc, nhất là khi bạn chịu rủi ro chặng chính hoặc hàng dễ hư hỏng. Chi phí bảo hiểm thường nhỏ so với giá trị lô, và lô đầu là lô dễ có sự cố nhất vì quy trình chưa trơn tru.
Làm sao biết người mua có hài lòng thật hay chỉ lịch sự?
Hỏi câu cụ thể thay vì câu chung: hàng có điểm nào phải xử lý lại không, khách của họ phản hồi gì, lô sau muốn chỉnh gì. Người mua hài lòng thật thường nói về lô tiếp theo; người chỉ lịch sự thường trả lời ngắn và không nhắc tới đơn mới.