Xuất khẩu sang Nhật Bản đòi nhiều thời gian làm quen hơn hầu hết thị trường khác: người mua Nhật thường đặt đơn thử rất nhỏ, kiểm từng lỗi nhỏ trên sản phẩm và bao bì, hỏi rất nhiều câu về quy trình, nhưng khi đã tin thì giữ nhà cung cấp lâu năm. Với doanh nghiệp nhỏ có khả năng làm đều tay, đó là một thị trường đáng theo đuổi; với doanh nghiệp quen làm theo kiểu "gần đúng", Nhật sẽ rất mệt.
Việt Nam và Nhật Bản cùng tham gia nhiều hiệp định: hiệp định song phương VJEPA, hiệp định giữa ASEAN và Nhật Bản, CPTPP và RCEP. Chọn hiệp định nào có lợi hơn cho từng mặt hàng là chuyện của danh mục xuất xứ và FTA. Bài này đi vào cách người mua Nhật làm việc và các quy định nền ở mức nguyên lý.
Người mua Nhật là ai
Một phần lớn hàng nhập khẩu vào Nhật đi qua các công ty thương mại, từ những tập đoàn thương mại tổng hợp lớn tới các công ty chuyên một ngành hàng cỡ vừa và nhỏ. Họ lo thủ tục nhập, kiểm tra, lưu kho rồi bán lại cho nhà bán buôn, chuỗi siêu thị, nhà sản xuất thực phẩm, chuỗi nhà hàng. Một số chuỗi bán lẻ và nhà sản xuất lớn có bộ phận nhập trực tiếp, nhưng thường vẫn dùng công ty thương mại để xử lý thủ tục.
Với doanh nghiệp nhỏ Việt Nam, cửa vào thực tế là công ty thương mại chuyên ngành, các doanh nghiệp Nhật có nhà máy hoặc văn phòng ở Việt Nam đang tìm nguồn cung, và kênh hàng châu Á phục vụ cộng đồng người Việt ở Nhật — cộng đồng này đã tăng nhanh trong hơn mười năm qua cùng với lao động và du học sinh. Kênh cộng đồng chấp nhận hàng có nhãn tiếng Việt kèm nhãn phụ tiếng Nhật, phù hợp để tập dượt. Kênh công ty thương mại khắt khe hơn, nhưng là đường để hàng lên kệ siêu thị Nhật. Nhiều công ty thương mại Nhật đánh giá nhà cung cấp qua cả một quá trình, gồm chuyến thăm xưởng, nên chuẩn bị tinh thần đón khách tới xem tận nơi.
Vì sao người mua Nhật soi kỹ đến vậy
Người tiêu dùng không chấp nhận lỗi. Một vết xước trên hộp, một sợi tóc trong túi hàng, một con tem dán lệch có thể khiến cả lô bị trả về hoặc bị khấu trừ. Người bán lẻ Nhật chịu áp lực trực tiếp từ khách hàng, nên họ chuyển chuẩn đó ngược về chuỗi cung ứng.
Văn hoá trách nhiệm của nhà nhập khẩu. Khi có sự cố, công ty nhập khẩu và chuỗi bán lẻ Nhật thường phải xin lỗi công khai, thu hồi sản phẩm. Họ mất uy tín nhiều hơn mất tiền, nên chọn nhà cung cấp rất thận trọng.
Quy định dư lượng chặt và rõ. Nhật áp dụng hệ thống danh sách khẳng định cho dư lượng thuốc bảo vệ thực vật trong thực phẩm theo Luật Vệ sinh thực phẩm: chất nào chưa có mức giới hạn riêng thì áp một mức mặc định rất thấp. Một chất hợp pháp ở Việt Nam nhưng không có mức riêng ở Nhật có thể khiến lô hàng vi phạm.
Thông tin phải nhất quán. Người mua Nhật đối chiếu bảng thông số, phiếu kiểm nghiệm, nhãn, hàng thật. Một con số lệch giữa hai tài liệu sẽ dẫn tới một loạt câu hỏi và làm chậm đơn hàng.
Quan hệ dựa trên lòng tin dài hạn. Đổi nhà cung cấp tốn công với họ, nên họ chỉ đổi khi có lý do nghiêm trọng. Đây là lý do họ thử lâu, và cũng là lý do khi đã vào được thì ổn định.
Quá trình từ chào hàng tới đơn đều đặn thường diễn ra thế nào
Không có quy trình chuẩn chung, nhưng nhiều doanh nghiệp đi trước mô tả các chặng giống nhau. Thời gian mỗi chặng tuỳ ngành hàng và người mua.
- Gặp gỡ ban đầu qua hội chợ, kết nối giao thương hoặc giới thiệu; người mua nhận catalogue và hỏi sơ bộ.
- Gửi mẫu kèm bảng thông số chi tiết; người mua kiểm và gửi lại danh sách góp ý, có khi rất dài.
- Sửa mẫu theo góp ý, gửi lại; vòng này có thể lặp hai ba lần.
- Người mua hoặc đại diện của họ thăm xưởng, xem quy trình, vệ sinh, cách ghi chép, cách xử lý hàng lỗi.
- Đơn thử nhỏ; người mua kiểm toàn bộ hoặc kiểm mẫu rất kỹ khi hàng tới, gửi báo cáo lỗi kèm ảnh.
- Bạn phản hồi bằng báo cáo nguyên nhân và biện pháp khắc phục cho từng lỗi, kể cả lỗi nhỏ.
- Đơn thứ hai, thứ ba tăng dần; người mua bắt đầu chia sẻ kế hoạch đặt hàng dài hơn.
Chặng sáu là chỗ nhiều doanh nghiệp Việt mất khách. Trả lời kiểu "lỗi nhỏ, lần sau sẽ chú ý" không đủ; người mua Nhật cần thấy bạn tìm ra nguyên nhân gốc và thay đổi gì trong quy trình để lỗi không lặp lại.
Quy định nền ở Nhật cần biết tên
Bảng nêu tên và nguyên lý để bạn biết hỏi người mua và tra cứu đúng chỗ. Chi tiết áp dụng cho từng mặt hàng thay đổi, kiểm trên trang chính thức của cơ quan Nhật hoặc qua công ty nhập khẩu.
| Quy định | Nguyên lý | Hệ quả với nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Luật Vệ sinh thực phẩm | Thông báo nhập khẩu thực phẩm tại trạm kiểm dịch, kiểm tra theo kế hoạch hoặc theo lệnh | Hồ sơ nguyên liệu, quy trình phải rõ để người nhập khai đúng |
| Danh sách khẳng định dư lượng | Chất không có mức riêng áp mức mặc định rất thấp | Rà soát thuốc dùng trong vùng nguyên liệu, kiểm nghiệm trước khi xuất |
| Luật Ghi nhãn thực phẩm | Quy định nhãn cho người tiêu dùng: thành phần, chất gây dị ứng, dinh dưỡng, xuất xứ | Cung cấp đủ thông tin để người nhập làm nhãn tiếng Nhật |
| Tiêu chuẩn JAS hữu cơ | Ghi chữ hữu cơ trên nhãn ở Nhật phải theo chứng nhận được công nhận | Chứng nhận hữu cơ nước khác không tự động được dùng |
| Luật Bảo vệ thực vật | Kiểm dịch hàng thực vật, một số loại quả tươi chỉ vào được khi đã có thoả thuận | Kiểm loại quả đã được mở cửa trước khi chào |
Với hàng không phải thực phẩm như đồ gia dụng, đồ chơi, đồ điện, Nhật có các luật an toàn sản phẩm riêng; người mua sẽ cho biết tiêu chuẩn cụ thể họ áp dụng.
Bao bì, tài liệu và cách giao tiếp
Bao bì xuất sang Nhật cần chắc chắn, sạch, đồng đều về kích thước và cách xếp. Nhiều người mua quy định chi tiết số lượng mỗi thùng, cách dán tem thùng, vị trí in ngày sản xuất, thậm chí hướng xếp sản phẩm trong thùng. Đừng tự ý thay đổi bất kỳ chi tiết nào đã thống nhất, kể cả khi bạn nghĩ thay đổi tốt hơn; muốn đổi thì hỏi trước bằng văn bản.
Tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh thường được chấp nhận ở vòng đầu với công ty thương mại, nhưng có tài liệu tiếng Nhật sẽ rút ngắn thời gian làm việc. Khi giao tiếp, người mua Nhật đánh giá cao câu trả lời đúng hạn, kể cả khi câu trả lời là "chưa có thông tin, sẽ trả lời trước ngày cụ thể". Hứa rồi trễ, hoặc nói "được" khi chưa chắc làm được, là cách nhanh nhất để mất lòng tin. Nếu dùng phiên dịch, chọn người hiểu ngành hàng để thuật ngữ kỹ thuật không bị dịch sai. Một thói quen hữu ích là sau mỗi buổi họp gửi lại biên bản ngắn liệt kê các điểm đã thống nhất và việc của từng bên kèm hạn; người mua Nhật thường xác nhận hoặc sửa ngay, nhờ vậy hai bên không hiểu khác nhau. Lưu toàn bộ góp ý theo từng mã hàng và từng lần sửa, vì người mua có thể nhắc lại một chi tiết đã bàn từ nhiều tháng trước và mong bạn nhớ.
Chi phí làm quen và cách tính xem có đáng theo đuổi (ví dụ giả định)
Liệt kê chi phí trước đơn đầu. Ví dụ giả định: trong chín tháng làm quen, một xưởng làm đồ gốm gia dụng gửi mẫu bốn lần qua chuyển phát, sửa khuôn hai lần, đón một chuyến thăm xưởng, trả phí kiểm nghiệm chì và cadimi trong men cho ba đợt mẫu. Cộng thêm thời gian của chủ xưởng và một nhân viên phụ trách thư từ, tổng chi phí có thể tương đương lãi của vài đơn hàng đầu.
Ước giá trị khi vào được. Cũng theo ví dụ giả định, nếu người mua đặt đều mỗi quý với lượng ổn định trong vài năm, phần lãi cộng dồn lớn hơn nhiều lần chi phí làm quen. Điểm mấu chốt là xác suất đi tới đơn đều, chứ không phải giá trị đơn thử.
Đặt điểm dừng. Trước khi bắt đầu, xưởng tự đặt giới hạn: nếu sau ba vòng sửa mẫu mà góp ý vẫn xoay quanh những điểm xưởng không thể làm được với máy móc hiện có, thì dừng một cách lịch sự, giữ quan hệ để quay lại khi đã đầu tư thêm. Dừng có kế hoạch tốt hơn kéo dài trong hy vọng.
Lợi ích phụ. Ngay cả khi không đi tới đơn đều, danh sách góp ý chi tiết của người mua Nhật thường giúp xưởng nâng chuẩn chất lượng, có ích khi chào hàng ở thị trường khác. Nhiều doanh nghiệp coi đó là một khoá đào tạo có trả phí.
Doanh nghiệp nhỏ có lợi thế gì khi làm với Nhật
Nghe nhiều về độ khó, nhiều doanh nghiệp nhỏ nghĩ Nhật là sân của doanh nghiệp lớn. Thực tế, người mua Nhật đặt nhiều đơn nhỏ, nhiều mã hàng, đòi tuỳ chỉnh — những thứ nhà máy lớn chạy dây chuyền đôi khi không muốn nhận. Một xưởng nhỏ linh hoạt, chủ doanh nghiệp trực tiếp xử lý từng góp ý, có thể làm người mua Nhật hài lòng hơn một nhà máy lớn trả lời qua nhiều tầng.
Các nhóm hàng mà nhà cung cấp nhỏ có cơ hội thường là hàng có tính thủ công, hàng tuỳ chỉnh theo thiết kế của người mua, hàng thực phẩm đặc thù số lượng vừa phải. Điều kiện là bạn chấp nhận nhịp làm việc của họ: lâu ở đầu, rất chi tiết ở giữa, và ổn định khi đã vào guồng. Doanh nghiệp nào cần dòng tiền nhanh trong vài tháng thì nên xác định Nhật là thị trường thứ hai, theo đuổi song song với một kênh quay vòng nhanh hơn. Cách này giữ được dòng tiền cho xưởng trong lúc chờ người mua Nhật đi hết các vòng thử, mà không phải vội vàng bỏ dở giữa chừng.
Câu hỏi thường gặp
Hàng Việt Nam vào Nhật có được giảm thuế không?
Việt Nam có nhiều hiệp định với Nhật như VJEPA, hiệp định ASEAN và Nhật Bản, CPTPP, RCEP. Hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định nào thì người nhập được áp mức ưu đãi theo hiệp định đó; cần tra biểu cam kết cho từng mã hàng.
Người mua Nhật có chấp nhận tài liệu tiếng Anh không?
Phần lớn công ty thương mại làm việc được bằng tiếng Anh, nhất là ở vòng đầu. Tuy vậy, nhãn cho người tiêu dùng phải bằng tiếng Nhật, và có tài liệu tiếng Nhật giúp quá trình duyệt nhanh hơn với người mua cuối.
Đơn thử với người mua Nhật thường nhỏ cỡ nào?
Không có cỡ chuẩn; nhiều đơn thử chỉ vài thùng đến vài pallet, có khi đi hàng lẻ hoặc chuyển phát. Mục đích là kiểm độ ổn định và phản ứng thị trường, nên đừng đánh giá cơ hội bằng giá trị đơn đầu.
Một chất bảo vệ thực vật được phép ở Việt Nam có thể bị vi phạm ở Nhật không?
Có. Danh mục chất và mức giới hạn của Nhật khác Việt Nam. Chất chưa có mức riêng ở Nhật bị áp mức mặc định rất thấp, nên vùng nguyên liệu cho hàng đi Nhật phải được rà soát theo danh mục của Nhật.
Người mua Nhật trả lại hàng vì lỗi bao bì có hợp lý không?
Với người mua Nhật, bao bì là một phần chất lượng sản phẩm. Điều kiện trả hàng, khấu trừ vì lỗi nên được thống nhất bằng văn bản trước đơn đầu, kèm tiêu chuẩn chấp nhận lỗi cụ thể, để tránh tranh cãi về sau.